Bij de notulen van een vergadering is de actielijst (ook wel actiepuntenlijst genoemd) een bijlage die de deelnemers erg kunnen waarderen. Een actielijst maakt het overzichtelijk wat de uit te voeren actiepunten zijn naar aanleiding van de vergadering.

In dit artikel leer je hoe je een eenvoudige actielijst maakt, en hoe je jezelf verder kunt ontwikkelen om actiepunten moeiteloos te herkennen. Ook leer je hoe je met AI veel tijd bespaart bij het maken van de actielijst.

Hoe maak je een actielijst?

De actielijst bestaat uit een tabel met een aantal kolommen. Hier is een voorbeeld van hoe een actielijst eruit kan zien:

Num	Datum	Wie	Wat	Wanneer
22.	14-02-2025	Simon Wit	offerte 5-provider traject voorbereiden	28-02-2025
21.	14-02-2025	Gert Ham	rondsturen verslag vergadering O.R., d.d. 21-01-2025	15-02-2025
18.	17-01-2025	Gert Ham	contact opnemen met drukkerij inzake verhuisberichten	24-01-2025
15.	17-01-2025	Mark Kist	voorstel maken voor belettering bedrijfswagens, 5 bedrijven selecteren	28-02-2025
9.	20-12-2024	Simon Wit	advertentie plaatsen voor vacature secretaresse P&O	31-01-2025
4.	22-11-2024	Inge Kop	uitvoeren concurrentieonderzoek	15-07-2025

Wat zie je in een actielijst?

Op de actiepuntenlijst staan actiepunten die nog moeten worden uitgevoerd. Dat kunnen ook openstaande actiepunten van voorgaande vergaderingen zijn. Hierdoor kan de nummering van de actielijst onderbroken zijn zoals in het voorbeeld.

• Deze actiepuntenlijst is de actielijst van de vergadering van 14 februari. Actiepunten 21 en 22 zijn nieuwe actiepunten.
• De actiepunten 18, 15, 9 en 4 van voorgaande vergaderingen zijn kennelijk nog niet afgehandeld en staan dus nog op de lijst.
• De tussenliggende actiepunten (20, 19, 17, 16 etc.) zijn al afgehandeld en dus niet meer zichtbaar op deze actiepuntenlijst.

Wat is het nut van een actielijst?

Veel deelnemers nemen niet de tijd om het hele verslag door te lezen, maar willen graag snel kunnen zien welke taken ze moeten uitvoeren.
Een actielijst geeft deze informatie snel en overzichtelijk.

De actielijst is meestal niet verplicht, maar wordt vaak erg gewaardeerd door de deelnemers.

Voorbeeld van een actielijst

Je kunt hier een voorbeeld downloaden van een actielijst. Je kunt dit model van een actielijst gebruiken en zo nodig aanpassen aan je eigen wensen.

Download: voorbeeld actielijst

Hoe hanteer je een actielijst?

Beschouw de actielijst niet als een eenmalig opgesteld document.
Een actielijst is een document dat op verschillende momenten wordt bijgewerkt (geactualiseerd), bijvoorbeeld voor en na elke vergadering.

Leren hoe je een actielijst maakt?

In de Cursus Notuleren Basis leer je hoe je zelf verschillende soorten actielijsten maakt. Je leert bijvoorbeeld hoe je 100% zeker alle actiepunten in elke vergadering kan herkennen. Je leert ook welke opbouw van de actiepuntenlijst aansluit op jouw eigen vergaderingen.

Actielijsten maken met AI

Met AI maak je razendsnel actielijsten, ook van de meest lange en moeilijke vergaderingen. Zowel Copilot als ChatGPT is hiervoor je perfecte assistent.

Het maken van automatische actielijsten komt ook aan de orde in de cursussen over Notuleren met AI. In de cursussen Notuleren met ChatGPT en Notuleren met Copilot leer je hoe je heel snel en moeiteloos actielijsten maakt!

Schrijf je in voor een van deze cursussen en leer hoe je effectieve actielijsten maakt!