Voordat we de verschillen benoemen tussen een actielijst en notulen, moeten we eerst weten wat we daarmee bedoelen.

Wat zijn notulen?

Notulen zijn een schriftelijk verslag van wat er in een vergadering is besproken. Hierin worden alle de onderwerpen genoemd die in de vergadering zijn besproken. In de notulen kunnen meningen van deelnemers staan, maar ook besluiten en actiepunten. Het doel van de notulen is het vastleggen van informatie zodat de lezer kan teruglezen wat er tijdens de vergadering is gebeurd. Notulen worden gebruikt om te kunnen terugblikken op de vergadering, maar ook als naslagwerk en vaak speelt ook het geven van transparantie (en het afleggen van verantwoording) en belangrijke rol.

Wat is een actielijst?

Een actielijst is een overzicht van de taken die voortkomen uit een vergadering. De inhoud bestaat hoofdzakelijk uit 'wie moet wat doen', en wanneer dit moet zijn afgerond. Een actielijst heeft een beperkt doel, namelijk ervoor zorgen dat de afgesproken acties ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Een actielijst wordt dus vooral gebruikt voor het bijhouden van taken, en de op volging hiervan. De actielijst heeft een belangrijke functie bij de planning en het bewaken van de voortgang. Een actielijst kan ook een rol spelen bij de agenda voor de volgende vergadering.

Verschillen tussen een actielijst en notulen

Hiervoor noemden we al het verschil in doel tussen notulen en een actielijst. Als gevolg hiervan zijn er ook verschillen in de inhoud, opzet en vormgeving.

Notulen bevatten tekst en zijn daarom geschreven in grammaticaal correcte Nederlandse zinnen. De zinnen beginnen met een hoofdletter, bevatten minsten een werkwoord en worden afgesloten met een leesteken, bijvoorbeeld een punt. Een actielijst echter bevat data, namelijk een verzameling gegevens. Bijvoorbeeld over de actiehouder, de termijn, de specifieke taak, en zo voorts.

Om data overzichtelijk weer te geven gebruikt men meestal een tabel. Daarom ziet een actielijst er meestal uit als een tabel, terwijl dit bij notulen meestal niet het geval is.

Actielijst als bijlage bij notulen

Actielijsten en notulen hebben verschillende doelen. Dat is meteen ook de reden waarom ze vaak samen voorkomen, namelijk een actielijst als bijlage bij de notulen. Dit is dus niet een kwestie van dubbel werk, maar maakt de notulen juist meer veelzijdig te gebruiken!