Agenda

Wel eens vergaderd zonder agenda? Ik denk dat de vergadering dan niet zo heel effectief is verlopen. De deelnemers weten eigenlijk niet wat er van hen wordt verwacht, zij kunnen zich niet goed voorbereiden.

Een goede agenda is natuurlijk meer dan alleen een lijstje van gespreksonderwerpen! De vergaderagenda geeft structuur aan de vergadering. Zo kan iedereen weten hoeveel tijd beschikbaar is voor de vergadering, of zelfs weten wat de beschikbare tijd is per agendapunt (bij een geannoteerde agenda).

Uit een goede agenda kunnen de deelnemers ook veel afleiden over de uitkomsten die worden nagestreefd. Je kunt zien of er bij een bepaald agendapunt alleen een discussie zal zijn, of dat het de bedoeling is om ook echt besluiten te nemen over het gespreksonderwerp. Deelnemers kunnen zo anticiperen op het verdere verloop van de vergadering.

Veel organisaties onderschatten de rol die de agenda speelt voor de notulist. Een fatsoenlijk opgestelde agenda is zelfs essentieel voor een notulist! Zonder deze mag men echt geen goede notulen verwachten!

De agenda geeft aan de notulist veel belangrijke informatie over het verloop van de vergadering. Meestal heeft de notulist namelijk niet dezelfde opleiding en kennis dan de gespreksdeelnemers. Deze kennisachterstand maakt het moeilijk om de vergadering inhoudelijk volledig te volgen.

Een goede notulist kan dit manco volledig compenseren met een goede analyse van de agenda. Hieruit is voldoende vergaderkundige informatie te halen waardoor het mogelijk wordt om ook van moeilijke vergaderingen goede notulen te maken. (Deze werkwijze noemt men ook wel methodisch notuleren.)

Een goede agenda opstellen?

Een ander artikel in het Kenniscentrum gaat in op het opstellen van een goede vergaderagenda.

(auteur: Hans Kalmijn, hoofddocent)

Dit is een artikel uit de serie: Het Notuleer-ABC. Wil je meteen weten wanneer er een nieuw artikel wordt toegevoegd? Volg ons dan op Twitter @notuleren, je blijft dan vanzelf op de hoogte!