Bij het methodisch notuleren verloopt het notuleren volgens een specifieke en goed doordachte aanpak.

Notuleer jij 'intuïtief' of 'methodisch'?

De meeste notulisten gebruiken een intuïtieve aanpak bij het notuleren. Misschien doe jij dit ook zo?

• Voor de vergadering bekijk je de vergaderagenda en lees je het vorige verslag door.
• Tijdens de vergadering maak je aantekeningen waarbij je probeert om zoveel mogelijk belangrijke zaken op te schrijven.
• Na de vergadering werk je de aantekeningen uit. Je gebruikt de vorige notulen als voorbeeld dat je zo goed mogelijk volgt.

Veel notulisten begonnen ooi op deze manier. En doen het na vele jaren nog steeds zo!

Is jouw werkwijze ongeveer zoals hiervoor beschreven? Dan notuleer je op een intuïtieve manier!

Misschien vraag je je wel af: "Wat is er mis met mijn werkwijze?" 
Ook met een intuïtieve aanpak bij het notuleren kunnen zeer goede resultaten behaald worden wat betreft vorm en inhoud van de notulen, zeker wanneer de notulist regelmatig dezelfde bijeenkomsten notuleert en zo ingewerkt raakt in de materie. Nadeel hiervan is echter dat het notuleren en uitwerken een erg tijdrovende bezigheid is en dat de notulist vaak in een grote onzekerheid verkeert over de vraag of de zaken die zij in de notulen opneemt ook inderdaad de essentie weergeven. Hoe weet je dat je geen belangrijke dingen vergeet en hoe weet je dat je geen overbodige zaken in de notulen opneemt?

Wat is Methodisch Notuleren?

Bij het methodisch notuleren volg je een systematische werkwijze. Een specifieke voorbereiding op de vergadering is de basis. In deze voorbereiding staan vragen centraal als 'welke verslagvorm gebruik ik voor deze notulen?' en 'wat is het vergaderkundige doel van elk afzonderlijk agendapunt?'.

Met deze specifieke voorbereiding wordt het mogelijk om tijdens de vergadering de Notuleermatrix toe te passen. De Notuleermatrix is een handige tool. De notuleermatrix geeft aan de notulist concrete aanwijzingen wat de essentie is binnen elk agendapunt. En dus ook aanwijzingen voor welke informatie in de notulen moet worden opgenomen en welke informatie achterwege kan worden gelaten. De stappen en analyses die de notulist precies moet doen vóór de vergadering en het werken met de Notuleermatrix zijn een onderdeel van de cursus 'Notuleren Gevorderd'.

Wat zijn de voordelen van Methodisch Notuleren?

De belangrijkste voordelen van het methodisch notuleren zijn:

• De notulist weet zeker dat alle essentiële zaken in de notulen worden opgenomen.
• De notulist voorkomt dat onnodige bijzaken in de notulen worden opgenomen.
• De notulist bespaart veel tijd door zeer doelgericht de notulen te schrijven; geen tijdverlies aan overbodige zaken.
• De notulist heeft zekerheid over het gebruik van de juiste verslagvorm. Deze is afgestemd op het doel van de notulen en de verwachtingen van de vergaderdeelnemers.
• Door het methodisch notuleren kan de notulist ook kwalitatief goede notulen maken van vergaderingen waarbij zij nauwelijks bekend is met de onderwerpen, bijvoorbeeld bij technische en vakinhoudelijke vergaderingen.

Voor wie is het Methodisch Notuleren?

De werkwijze van het methodisch notuleren opent ook nieuwe mogelijkheden. Het methodisch notuleren maakt het meestal mogelijk om al tijdens de vergadering een groot deel van de definitieve notulen te schrijven! Methodisch Notuleren is vooral nuttig voor ervaren notulisten die hun efficiëntie willen verbeteren!

Schrijf je in voor de Cursus Notuleren Gevorderd en leer heel praktisch het methodisch notuleren en hoe je de Notuleermatrix toepast in jouw eigen werksituatie.