Interactie in vergaderingen en notulen
Interactie in vergaderingen en notulen
Interacie als kwaliteitskenmerk
Wat bedoelen we met interactie?
Een vergadering is eigenlijk één groot gesprek. Mensen reageren voortdurend op elkaar: dát is interactie. Soms is die interactie heel duidelijk, bijvoorbeeld wanneer iemand een vraag stelt en een ander daar rechtstreeks een antwoord op geeft. Maar ook in een levendige discussie is het steeds weer een kwestie van reageren op wat de ander net gezegd heeft.
Hoe leg je interactie vast in notulen?
Als notulist krijg je dus voortdurend te maken met interactie. Maar hoe je die weergeeft in de notulen, hangt volledig af van de verslagvorm die je kiest.
1. Woordelijk of letterlijk verslag
In dit type verslag noteer je alles wat gezegd wordt - de interactie staat er dus volledig in.
Hensson: We gaan een nieuwe PR-campagne starten. Het kan zo niet doorgaan. Het ledenaantal loopt nog steeds terug.
Van Prinsen: Is de campagne gericht op een algemene imagoverbetering van de vereniging of rechtstreeks gericht op het werven van nieuwe leden? Misschien is dit wel het meest effectief.
Hensson: Nee, we moeten ons eerst richten op een algemene imagoverbetering. Die nieuwe leden komen daarna vanzelf wel.
2. Verslag op onderwerp
Hier wordt de interactie helemaal weggelaten. Je vat het gesprek thematisch samen, zonder alle tussenstappen en reacties te noteren.
De vereniging zal een nieuwe PR-campagne starten, gericht op een algemene imagoverbetering. De campagne zal op termijn ook een positief effect op het ledenaantal hebben.
3. Verslag op spreker
In dit verslag krijgt elke deelnemer zijn of haar standpunten, maar de onderlinge reacties worden slechts beperkt weergegeven - alleen als dat nodig is om de mening van iemand goed te begrijpen.
Om het ledenaantal te verbeteren kondigt de heer Hensson de start van een nieuwe PR-campagne
aan. De campagne zal gericht zijn op een algemene imagoverbetering van de
vereniging.
Volgens mevrouw Van Prinsen is een campagne die
zich rechtstreeks richt op ledenwerving wellicht effectiever.
Waarom is dit belangrijk voor notulisten?
Veel beginnende notulisten worstelen met het samenvatten van een gesprek. Ze schrijven dan stap voor stap op wie wat zegt:
"De heer Jansen merkt op...", "Mevrouw Pietersen vindt..." en "De heer De Vries antwoordt dat...". De interactie wordt daarbij heel expliciet in de notulen weergegeven.
Dat lijkt overzichtelijk, maar in werkelijkheid is dit een signaal dat de notulist de kern nog niet kan onderscheiden. Er is geen duidelijk verschil gemaakt tussen hoofd- en bijzaken, en het verslag wordt al snel te lang en onoverzichtelijk.
Een goede notulist laat juist zien dat hij of zij de essentie begrijpt. En dat betekent: zo min mogelijk interactie letterlijk opschrijven, en zo duidelijk mogelijk de kern van het onderwerp weergeven.
Hoe herken je kwaliteit in notulen?
Een eenvoudige toets is: hoeveel interactie is zichtbaar in het verslag?
- In uitgebreide verslagen (woordelijk, of zeer uitgebreid op spreker) zie je veel interactie.
- In kernachtige, samenvattende verslagen is de interactie vrijwel onzichtbaar - en dat is precies de bedoeling.
Een notulist die dit goed kan, laat zien dat hij of zij het onderwerp begrijpt, de hoofdzaken eruit haalt en structuur kan aanbrengen.
Jezelf verder ontwikkelen
Wil jij leren hoe je niet alleen alles kunt opschrijven, maar ook de essentie scherp kunt samenvatten?
In de Cursus Notuleren Gevorderd leer je precies dat:
- Hoe je hoofdzaken van bijzaken onderscheidt
- Hoe je interactie verwerkt zonder te verzanden in details
- Hoe je met zelfvertrouwen notuleert, ook bij lastige discussies
Leer hoe jouw notulen korter, duidelijker én professioneler worden.