Deelnemers
Als notulist houd je rekening met de verschillende soorten deelnemers aan de vergadering, zodat je deze correct in je notulen kunt verwerken.
De voorzitter
Elke vergadering kent een voorzitter. De voorzitter leidt de vergadering in goede banen en ziet erop toe dat de agendadoelen worden bereikt.
Hoe vermeld je de voorzitter in de notulen?
- Geef in de lijst van aanwezigen de voorzitter aan.
- In de tekst van de notulen wordt de voorzitter alleen als 'de voorzitter' aangeduid, dus niet met zijn/haar naam.
De notulist
Hoewel de notulist aanwezig is bij de vergadering, is de notulist niet altijd deelnemer aan de vergadering. In de meeste gevallen is de notulist alleen aanwezig om te notuleren, en niet om aan het gesprek deel te nemen.
Een geheel andere situatie is een vergadering waarbij een van de deelnemers de taak heeft om ook de notulen te verzorgen. Bijvoorbeeld wanneer de deelnemers om de beurt notuleren.
Hoe vermeld je de notulist is de notulen?
- In de kop van de notulen vermeld je wie de notulen maakt.
- Ben je notulist en geen deelnemer, zet dan je naam aan het einde van de lijst van deelnemers met tussen haakjes de aanduiding 'notulen' of 'notulist' (een voorbeeld). In de tekst van de notulen kom je verder niet voor (je bent immers geen deelnemer).
- Ben je een van de deelnemers en maak je ook de notulen, zet dan je naam op de juiste plaats tussen de overige deelnemers en voeg hieraan toe: 'verslag'. In de tekst van de notulen duid je jezelf net als de overige deelnemers aan.
Interne en externe deelnemers
Zijn alle deelnemers afkomstig uit dezelfde organisatie dan is er sprake van een 'interne vergadering'. Je zou kunnen zeggen: er zijn alleen interne deelnemers aanwezig.
Bij veel vergaderingen zijn ook externe deelnemers aanwezig: mensen van buiten de eigen organisatie. Zo kan een externe deskundige zijn uitgenodigd om een presentatie te verzorgen over een bepaald onderwerp.
Een vergadering kan ook een bijeenkomst zijn tussen twee (of meer) partijen, zonder dat er sprake is van een 'eigen' en 'de andere' organisatie. Denk aan onderhandelingen of aan overleggen tussen verschillende organisaties.
Hoe vermeld je interne en externe deelnemers in de notulen?
- In de lijst van deelnemers zet je (tussen haakjes) bij de externe deelnemers erbij namens welke organisatie zij deelnemen. Bij interne deelnemers doe je dit niet.
- In de tekst van de notulen worden interne en externe deelnemers op dezelfde manier aangeduid. Alleen bij politieke vergaderingen (bijvoorbeeld gemeenteraad) is het vrij gebruikelijk om steeds de naam van de partij te vermelden namens welke de deelnemer spreekt.
Toehoorders
Toehoorders zijn aanwezig maar kunnen geen inbreng hebben in de vergadering. Bij openbare vergaderingen (zoals gemeenteraden) is er voor de toehoorders een 'publieke tribune'. Ook de aanwezige pers valt onder de categorie 'toehoorders'.
Hoe vermeld je toehoorders in de notulen?
- Het aantal toehoorders wordt in de lijst van aanwezigen vermeld. Bijvoorbeeld: 'circa 30 toehoorders'. Toehoorders worden dus niet bij naam genoemd.
- In de tekst van de notulen worden toehoorders verder niet genoemd, ze zijn immers geen deelnemers en hebben geen inbreng.
(auteur: Hans Kalmijn, hoofddocent)
Dit is een artikel uit de serie: Het Notuleer-ABC. Wil je meteen weten wanneer er een nieuw artikel wordt toegevoegd? Volg ons dan op Twitter @notuleren, je blijft dan vanzelf op de hoogte!