Besluiten
In veel vergaderingen gaat het uiteindelijk om het nemen van besluiten: kleine besluiten en grote besluiten. Al deze gebeurtenissen zijn besluiten:
- De Tweede Kamer neemt een wetsvoorstel aan.
- De ledenvergadering keurt de begroting goed.
- De bestuursvergadering besluit om de contributie volgend jaar niet te verhogen.
- De vorige notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
- De ledenvergadering kiest een nieuw bestuur.
- Alle ingekomen stukken worden ter kennisname aangenomen.
Besluiten moeten in notulen op een correcte manier worden vermeld. Hiervoor is het handig om iets meer te weten over de meniet waarop besluiten tot stand komen.
Voorafgaand aan een besluit is er altijd sprake van één of meerdere voorstellen. Voorstellen kunnen mondeling geformuleerd zijn (tijdens de vergadering), maar kunnen ook schriftelijk zijn (vergaderstukken). Een goede notulist is erop gespitst om alle soorten voorstellen goed te herkennen!
De uitkomst van de bespreking van een voorstel kan heel verschillend zijn.
- Een voorstel kan worden aangenomen en is dan een besluit geworden.
- Wordt een voorstel niet aangenomen, dan noemt men dit het verwerpen van het voorstel.
- Ook kan een voorstel eerst gewijzigd worden, en daarna worden aangenomen.
- De uitkomst van de bespreking kan ook zijn dat er nog geen beslissing wordt genomen. Het voorstel wordt dan aangehouden.
Besluiten kunnen op verschillende manieren worden genomen:
- Consensus: er wordt vergaderd totdat iedereen kan leven met het voorstel.
- Stemming: met behulp van handopsteken, stemkaarten, hoofdelijke stemming, schriftelijk stemmen
Besluiten in notulen vermelden
Vooral bij de wat meer formele vergaderingen is het belangrijk dat niet alleen de besluiten zelf goed worden weergegeven in de notulen, maar ook de wijze waarop de besluiten tot stand zijn gekomen. Geef dus aan welke manier van besluitvorming de vergadering heeft gehanteerd en wat de uitkomst is van de stemverhoudingen. Enkele voorbeelden:
'Het bestuur stemt met handopsteken over het voorstel van de penningmeester. Het voorstel wordt unaniem aangenomen.'
'Het voorstel wordt met grote meerderheid van stemmen aangenomen'.
'Er zijn 12 stemmen vóór en 14 stemmen tegen. Het voorstel is afgewezen.'
Wil je verder lezen, dan sluit het artikel over het verband tussen besluiten en actiepunten hier goed bij aan.
(auteur: Hans Kalmijn, hoofddocent)
Dit is een artikel uit de serie: Het Notuleer-ABC. Wil je meteen weten wanneer er een nieuw artikel wordt toegevoegd? Volg ons dan op Twitter @notuleren, je blijft dan vanzelf op de hoogte!