Waarom notulen niet worden gelezen
Onder notulisten heerst sterk de indruk dat notulen nauwelijks of helemaal niet worden gelezen. Dat kan heel frustrerend zijn, zeker als je er zo veel tijd en moeite in hebt gestoken. Maar: klopt deze indruk wel? Het antwoord is misschien verrassend!
Een goed inzicht in het lezerspubliek is nodig voor het begrijpen van dit verschijnsel. Wie schrijft, doet dit met een bepaald publiek in gedachten. Notulen zijn niet anders. De effectiviteit en het nut van notulen hangen grotendeels af van hoe goed ze zijn afgestemd op de lezers. Dat kunnen alleen de deelnemers zijn, maar ook een veel breder publiek. We gaan zelfs verschillende dimensies gebruiken om te verhelderen waarom notulen belangrijker zijn dan vaak in eerste instantie wordt gedacht.
Je lezerspubliek begrijpen
Als notulist schrijf je voor een divers lezerspubliek.
Je kunt je dit het beste voorstellen als de kringen in het water als je een steen erin gooit.
Elke kring vertegenwoordigt een andere groep lezers.
In de binnenste cirkel bevinden zich de deelnemers van de vergadering.
Zij lezen de notulen om zich te herinneren aan besluiten en aan hun eigen actiepunten.
De tweede cirkel omvat de afwezigen (mensen die eigenlijk aanwezig hadden moeten zijn).
Deze groep gebruikt de notulen om op de hoogte te blijven van wat ze hebben gemist.
De volgende en grotere cirkel bevat collega's binnen de organisatie die niet direct bij de vergadering betrokken zijn,
maar wel geïnformeerd moeten worden over bepaalde besluiten en afwezigen.
Tot slot, in de grootste kring, bevinden zich ook externe partijen die belang hebben bij de inhoud van de vergadering.
De notulen kunnen zelfs verder reiken tot het algemene publiek, wanneer ze openbaar worden gemaakt.
Sommige notulen hebben maar één of twee van deze kringen, terwijl andere notulen al deze kringen hebben.
Extra dimensie: de tijd
We moeten ook rekening houden met de tijd. Sommige notulen zijn maar kort 'houdbaar'. Bijvoorbeeld omdat zij vooral functioneel zijn en alleen bedoeld zijn om te overbruggen naar de volgende vergadering. Daarna zijn deze notulen alweer achterhaald.
Andere notulen zijn juist bedoeld om ook (veel) later te raadplegen. Bijvoorbeeld omdat zij een documentatiefunctie hebben. Zulke notulen zijn onderdeel van het 'geheugen' van de organisatie. Bij veel verenigingen en stichtingen is dit het geval.
Het komt ook voor dat notulen een juridische rol gaan spelen, bijvoorbeeld wanneer er na verloop van tijd vragen rond aansprakelijkheid zijn. Notulen worden dan vaak gebruikt omdat zij een hogere juridische waarde hebben dan de meeste andere documenten.
De juiste verslagvorm leidt tot meer lezersbetrokkenheid
De keuze van verslagvorm speelt een grote rol in hoe notulen worden ontvangen en of ze worden gelezen. Een goede notulist kiest een verslagvorm die aansluit bij het lezerspubliek. Een algemene regel is dat hoe beperkter het lezerspubliek is, hoe beknopter de notulen kunnen zijn. Dit geldt ook voor de tijdsdimensie: een kort houdbaar verslag mag veel korter zijn dan een verslag dat vele jaren relevant blijft. Deze goede afstemming zorgt ervoor dat de inhoud relevant en toegankelijk blijft.
Het kiezen van de juiste verslagvorm kan wel eens moeilijk zijn.
Hoe complex zijn de besproken onderwerpen? Wat zijn de verwachtingen van de deelnemers?
Hoe veel details zijn noodzakelijk om weer te geven?
Door de juiste balans te vinden, zorgt de notulist ervoor dat de notulen beter worden gelezen en ook worden gewaardeerd
als een belangrijk onderdeel van de communicatie binnen en buiten de organisatie.
De perceptie versus de realiteit
De indruk dat notulen niet gelezen worden, ontstaat vaak door gebrek aan zichtbare feedback.
Notulisten zien lang niet altijd directe reacties op hun werk.
Maar, de afwezigheid van feedback betekent niet dat de notulen ongelezen blijven.
In de praktijk worden ze vaak pas wat later gebruikt als naslagwerk, voor het opvolgen van actiepunten en
misschien als een historisch document om pas in de wat verdere toekomst te raadplegen.
Door de variëteit in het lezerspubliek worden notulen dus op verschillende momenten en om diverse redenen geraadpleegd. Dit maakt het moeilijk voor notulisten om de directe impact van hun werk te zien. Maar het onderstreept ook het belang van zorgvuldige en doelgerichte notulen.
De gedachte dat notulen vaak niet eens gelezen worden is een misvatting die veel notulisten helaas hebben. De indruk van niet-gelezen notulen ontstaat door het gebrek aan directe feedback, maar in werkelijkheid vormen de notulen een belangrijke schakel in de communicatie binnen en buiten organisaties. Ze dienen als naslagwerk, actiepuntvolger en/of als historisch document, onmisbaar voor zowel de direct betrokkenen als een breder publiek.
Ben jij een notulist die zich ook soms afvraagt of je wel de waardering krijgt die je verdient? Onthoud dat de invloed van je notulen veel verder reikt dan je direct kunt zien. Je zorgvuldig opgestelde notulen spelen waarschijnlijk ook een belangrijke rol in het communicatieproces van de organisatie. Blijf afgestemd op de behoeften van je lezerspubliek en kies de juiste verslagvorm om de notulen zo effectief mogelijk te maken. En onthoud: je werk is belangrijker dan je denkt.
Ben je op zoek naar manieren om je vaardigheden in het notuleren te verbeteren?
Overweeg dan de cursus Notuleren Basis, nu ook beschikbaar voor zelfstudie.
Neem de stap om je expertise te vergroten en versterk je rol binnen de communicatie in je organisatie.
Gepost op: 30 november 2023
Gepost door: Hans Kalmijn | Notuleren.nl
Andere blogs over notuleren:
|
Evolutie van het notuleren: van steno tot software Notuleren heeft een lange geschiedenis. Door de jaren heen zijn de methoden en hulpmiddelen veranderd, maar het doel blijft hetzelfde: het vastleggen van [...] |