De evolutie van het notuleren door de jaren heen

Notuleren heeft een lange geschiedenis. Door de jaren heen zijn de methoden en hulpmiddelen veranderd, maar het doel blijft hetzelfde: het vastleggen van vergaderingen en afspraken. Laten we eens bekijken welke ontwikkelingen het notuleren door de tijd heen hebben beïnvloed.

Het begin: handgeschreven notulen

We beginnen bij de handgeschreven notulen. Bijvoorbeeld de 300 jaar oude notulen van de gemeenteraad in Wijk bij Duurstede die Norma uitpluist.

De gemeentesecretaris schrijft met sierlijke letters de notulen. En wie de notulen wil zien, moet naar het archief gaan om deze daar ter plaatse te lezen.

Het tijdperk van steno

Steno is een manier om met pen en papier heel snel te schrijven. Zo snel dat men het normale spreektempo volledig kan bijhouden.

De bedenker van steno had aan het begin van de 20e eeuw het notuleren helemaal niet voor ogen! Steno is namelijk bedacht om te dicteren. Bijvoorbeeld een directeur die een brief wil schrijven: de directeur dicteert de tekst aan een secretaresse. Zij noteert de brief in steno en werkt deze later uit.

Van dezelfde secretaresse werd ook het verslaan van vergaderingen verwacht. Geen wonder dat de moeizaam geleerde steno-vaardigheden ook hiervoor gebruikt werden. De focus lag op het zo getrouw mogelijk vastleggen van de gesproken woorden.

 

 

De typemachine: een nieuwe fase

Met de komst van de typemachine werd het proces geautomatiseerd. Dit zorgde voor snellere en uniformere notulen. En het werd nu opeens mogelijk om kopieën te maken en deze te distribueren!

De notulist was vooral een typiste die het woordelijke steno-verslag uitwerkte op de typemachine. Het leverde meestal omvangrijke verslagen op met veel procesinformatie en andere onnodige bijzaken. Notulen werden vaak per post verstuurd.

Digitale revolutie: van PC tot cloud

De opkomst van de laptop was belangrijk voor de notulist. Het werd mogelijk om tijdens de vergadering de computer te gebruiken! Steno werd al gauw overbodig.

Ook de aanpak van het notuleren veranderde door de ontwikkeling van het Methodisch Notuleren: de notulist schrijft net zoveel mogelijk op, maar filtert de informatie al tijdens de vergadering.

Computers hebben de efficiëntie verder vergroot. Met tekstverwerkers zoals WordPerfect en later ook Microsoft Word werden notulen sneller en gemakkelijker te maken.

De komst van e-mail maakte het mogelijk om notulen snel te verspreiden. De afhankelijkheid van papier werd veel minder omdat notulen nu als document verspreid en gearchiveerd konden worden, bijvoorbeeld omdat Cloud-opslag voor notulen wordt gebruikt.

Software en apps: meer specialisatie

Specialistische vergadersoftware werd vanaf eind 20e eeuw ontwikkeld, vaak aangeduid onder de noemen 'papierloos vergaderen'. Een voorbeeld hiervan is iBabs. Vaak bevatten deze systemen ook mogelijkheden voor notulen en het bijhouden en bewaken van actielijsten. Deze tools kunnen het vergaderproces en het notuleren stroomlijnen.

Het opnemen van een vergadering wordt ook steeds makkelijker. Waar eerst professionele opname-apparatuur nodig was, voldoet tegenwoordig al snel de eigen smartphone. Het notuleren vanaf een geluidsopname kan uitdagend zijn, maar maakt het werk voor de notulist minder plaats- en tijdgebonden.

Videotechnologie: notuleren op afstand

Door de groei van telewerken en videoconferencing is vergaderen en notuleren op afstand steeds gebruikelijker geworden. Het opnemen van video-vergaderingen is hierdoor nog eenvoudiger geworden. En de notulist hoeft echt niet meer letterlijk 'aan tafel' te zitten.

 

 

Automatisering en AI: de toekomst

De opkomst van spraakherkenningstechnologie en AI maakt verdere automatisering mogelijk. Een automatisch gegenereerde transcriptie (van een opgenomen vergadering) is een goed uitgangspunt om met behulp van AI notulen te genereren. Hoewel deze technologie nog in ontwikkeling is, kunnen we een toekomst voorzien waarin de rol van de notulist (alweer) sterk verandert.

Conclusie

De evolutie van het notuleren laat een geschiedenis van innovatie en verandering zien: Van handschriften via pen en papier en de PC tot geavanceerde software: de methoden zijn geëvolueerd. Maar het belang van goede en betrouwbare notulen blijft hetzelfde.

Het is interessant om na te denken over de toekomstige ontwikkelingen, maar één ding is zeker: de kunst van het notuleren zal blijven bestaan, in welke vorm dan ook.

 

Meer lezen? ChatGPT als hulpmiddel voor notulisten.

 

Gepost op: 3 november 2023
Gepost door: Hans Kalmijn | Notuleren.nl

 

---

Andere blogs over notuleren:

Waarom notulen niet worden gelezen Onder notulisten heerst sterk de indruk dat notulen nauwelijks of helemaal niet worden gelezen. Dat kan heel frustrerend zijn, zeker als je [...]