Het agendapunt Ingekomen stukken heeft tot doel om de deelnemers te informeren over de ontvangen stukken.
Vooral bij verenigingen (bestuurs- en ledenvergaderingen) is er vaak sprake van het agendapunt 'ingekomen stukken'.
Ingekomen stukken zijn die ontvangen schriftelijke informatie die met de deelnemers moet worden gedeeld. Denk hierbij niet alleen aan brieven, maar bijvoorbeeld ook aan rapporten en belangrijke e-mailberichten.
Meestal geeft de voorzitter (of de secretaris) een opsomming van de ingekomen stukken. Is de lijst lang, dan is het een goed idee om hiervan vooraf een overzicht op te stellen dat als vergaderstuk bij de agenda wordt meegestuurd.
Meestal wordt bij elk ingekomen stuk besproken hoe dit verder wordt afgehandeld. Zo kan iemand de taak krijgen om een brief te beantwoorden of om nadere inlichtingen te vragen. Vaak zijn de meeste ingekomen stukken 'ter kennisname'. Dat betekent dat er geen actie nodig is.
Maak in de notulen een duidelijk overzicht van de ingekomen stukken, bijvoorbeeld met opsomtekens of gebruik een tabel hiervoor. Vermeld bij elk ingekomen stuk:
Het notuleren van het agendapunt 'Ingekomen stukken' komt ook aan de orde in de Cursus Notuleren Basis.
Informatie: Cursus Notuleren Basis