Pauze

Sommige vergaderingen duren lang, en soms wel érg lang.

Goede voorzitters lassen regelmatig een korte pauze in. Zo kunnen de deelnemers even de benen strekken, gebruik maken van het toilet etc. Na een minipauze is het vermogen om zich te concentreren meestal weer flink hersteld, wat de effectiviteit van de vergadering bevordert.

Veel voorzitters realiseren zich niet dat de notulist meer behoefte heeft aan pauze dan de vergaderdeelnemers! De vergaderdeelnemers kunnen bij langere vergaderingen meestal een aantal agendapunten 'overslaan', bijvoorbeeld omdat zij bij deze agendapunten geen noodzakelijke inbreng hebben. Tijdens die agendapunten kunnen zij even relaxen en de gedachten laten afdwalen.
De notulist kan zich dit niet permitteren! De notulist moet van de opening tot aan de sluiting geconcentreerd blijven. De notulist moet gedurende de hele vergadering de aandacht er bij houden!
De pauzebehoefte van de notulist is dus hoger dan de pauzebehoefte van de deelnemers en van de voorzitter. Veel voorzitters realiseren zich dit niet voldoende.

Pauze en notuleren

Voor de notulist zijn er een paar belangrijke tips:

• Maak je zelf de vergaderagenda? Zet bij langere vergaderingen ook de pauze op de agenda!
• Vraag desnoods ook om een pauze. Stem bijvoorbeeld vooraf met de voorzitter af na welke vergadertijd er een pauze wordt gehouden. Een goede vuistregel is om na elk uur een minipauze te houden.
• Gebruik zelf de pauze ook inderdaad als pauze! Neem wat beweging (neen de trap naar een andere verdieping om daar naar het toilet te gaan), adem een paar keer diep door etc.

(auteur: Hans Kalmijn, hoofddocent)

Dit is een artikel uit de serie: Het Notuleer-ABC. Wil je meteen weten wanneer er een nieuw artikel wordt toegevoegd? Volg ons dan op Twitter @notuleren, je blijft dan vanzelf op de hoogte!