Tekstvoorbeelden van samenvattende verslagvormen.
Aan de hand van een voorbeeld worden de verschillen geïllustreerd tussen het verslag op spreker en het verslag op onderwerp.
Het voorbeeld is afkomstig uit een vergadering van een projectteam dat betrokken is bij de bouw van een tunnel onder een zwembad. Besproken wordt het agendapunt 5. Het gaat over een te plaatsen hekwerk dat zal moeten voorkomen dat er mensen in de tunnelbak vallen.
De aanwezigen:
5. Hekwerk
Omdat de gemeente de kwaliteitseisen tussentijds heeft verhoogd zal het geplande hekwerk van RVS-draden niet meer veilig genoeg zijn. Een hekwerk met leuning en spijlen is noodzakelijk geworden.
De gemeente gaat echter niet akkoord met de extra kosten van dit
hekwerk (€ 25.000,- i.p.v. € 15.000,-).
Mevrouw Coster zal het gemeentestandpunt hierover schriftelijk bevestigen.
Het projectbureau geeft aan dat de extra kosten van € 10.000,- deels betrekking hebben op andere aanpassingen ten gevolge van de hogere kwaliteitseisen. Het duurdere hekwerk kan dus geplaatst worden voor minder dan € 25.000,-.
Het projectbureau zal nog deze week een overzicht mailen van de samenstelling van de € 10.000,- aan meerkosten, zodat hier de volgende vergadering over besloten kan worden.
5. Hekwerk
Mevrouw Coster meldt dat de goedkeuring van de gemeente voor het hekwerk is ingetrokken. Het is verwarrend dat er nu sprake is van € 25.000,-, terwijl altijd van € 15.000,- is uitgegaan. De wethouder heeft vraagtekens bij de noodzaak van het duurdere hekwerk. Aan haar is bekend dat de heer Teuning heeft doorgegeven dat het duurdere hekwerk noodzakelijk is, maar mevrouw Zoeters heeft namens de gemeente gemeld dat dit niet akkoord is. Mevrouw Coster zal het gemeentestandpunt schriftelijk bevestigen.
De heer Teuning stelt dat de gemeente op 14 maart akkoord is gegaan met een hekwerk van € 15.000,-. Per e-mail heeft hij de noodzaak van een hekwerk van € 25.000,- aan mevrouw Zoeters van de gemeente gemeld. Er kwam geen reactie en hij ging ervan uit dat dit dan ook akkoord was. Het uitblijven van een reactie van de gemeente is achteraf gezien zeer verwarrend.
De heer Arends geeft aan dat alle betrokken partijen inclusief het zwembad grote waarde hechten aan de veiligheid. Hij meldt dat duurdere hekwerken met spijlen en leuningen noodzakelijk worden gevonden en dat dit al besteld is. De heer Arends stelt dat het juist de gemeente was die de kwaliteitseisen heeft verhoogd, waardoor er meer kosten gemaakt zullen worden. Degene die wijzigt is ook verantwoordelijk voor de extra kosten.
De heer Arends stelt voor dat de gemeente opnieuw akkoord gaat met het oorspronkelijke bedrag van € 15.000,-, en dat hiervoor het duurdere hekwerk gerealiseerd zal worden. Hij zal een overzicht maken van de extra kosten ten gevolge van de hogere kwaliteitseisen. Het extra bedrag van € 10.000,- is namelijk ook deels toe te schrijven aan andere aanpassingen, zoals een ander hekwerk aan de andere zijde van de tunnel. Dit overzicht stuurt de heer Arends nog deze week aan mevrouw Coster.
Mevrouw Bos is verbaasd over deze gang van zaken.
De heer Jong geeft aan dat het projectbureau ook de verantwoordelijkheid heeft om ongelukken te voorkomen.
De heer Arends merkt op dat het duurdere hekwerk nu eenmaal noodzakelijk is en er moet komen, ondanks de vraagtekens van de wethouder.
Verslag op onderwerp
In een verslag op onderwerp wordt een samenvatting gemaakt van de bespreking
van elk agendapunt.
Het verslag op onderwerp kan verder onderverdeeld worden in een beknopte en een
meer uitgebreide variant. Bij de
uitgebreide variant wordt vaker door middel van de weergave van stellingen, meningen
en argumenten de bespreking van de onderwerpen weergegeven.
Verslag op spreker
Bij een verslag op spreker wordt per spreker (of per sprekende partij) de
inbreng samengevat.
Ook bij een verslag op spreker kennen we een beknopte en een uitgebreide variant.
Wil je efficiënt werken? Dat kan alleen als je voor het begin van de vergadering de juiste verslagvorm hebt bepaald.
Het kiezen van de juiste verslagvorm komt aan de orde in de Cursus Notuleren Gevorderd.
Informatie: Cursus Notuleren Gevorderd