Vraagbaak notuleren

Vragen uit de dagelijkse praktijk van notulisten.

Niet hele vergadering aanwezig?

Als iemand later binnenkomt tijdens de vergadering, bijvoorbeeld halverwege. Hoe noteer je dat ? Zet je hem of haar bij afwezigen (later?) bijvoorbeeld?

Iemand die later binnenkomt is niet afwezig, maar wordt juist vermeld bij de aanwezigen(!) Achter de naam staat dan wel de toevoeging 'gedeeltelijk' of 'deels'. In de tekst van het verslag moet wel duidelijk worden welk deel van de vergadering deze persoon aanwezig was, en bij welk gedeelte niet. (Dit kan heel essentieel zijn, denk bijvoorbeeld aan de consequenties die dit heeft wanneer er een quorum geldt!) Hoe je dit doet hangt erg af van de verslagvorm die je toepast. In onze cursus Basiskennis Notuleren leer je alles over dit onderwerp, inclusief de gebruikelijke standaardzinnen in dit soort situaties! In een strikt chronologisch verslag of een woordelijk verslag kun je bijvoorbeeld gebruiken: "Mevrouw Van Putten voegt zich bij de vergadering".


Vaststellen of besluiten?

Is er een verschil tussen "ter besluitvorming" en "ter vaststelling"?

Bij 'ter vaststelling' hoort altijd een concept. Dit concept wordt in de vergadering besproken en misschien ook wel wat aangepast of gewijzigd. Daarna wordt het concept vastgesteld waardoor het de status van 'definitief' krijgt. Maar is een onderwerp 'ter besluitvorming' dan is er meestal niet vooraf een concept geformuleerd. Het onderwerp is meer 'open' en vooraf is minder duidelijk welk besluit hierover kan worden genomen.


Notulen per e-mail goedkeuren?

Wij vergaderen gemiddeld eens per twee maanden, maar er is de behoefte uit onze achterban om niet tot de volgende vergadering te hoeven wachten om te weten wat besloten is. Wij zouden daarom de notulen al eerder, bijvoorbeeld door een stemming per email willen vaststellen. Kan dit?

Waarom niet gewoon de conceptnotulen na de vergadering aan deelnemers versturen? Daarin staat wat er is besproken en wat is afgesproken. Enig voorbehoud is dat dit nog een concept is, dus een niet goedgekeurde versie. Een andere mogelijkheid is om in de vergadering een 'notulencommissie' te benoemen (democratisch besluit), bijvoorbeeld twee van de aanwezigen. Zij krijgen de taak om de conceptnotulen te beoordelen/corrigeren zodra deze beschikbaar zijn. De notulencommissie heeft een mandaat gekregen om notulen vast te stellen, zodat de notulen al officieel zijn voordat de volgende vergadering plaatsvindt. Deze werkwijze wordt nogal eens gehanteerd bij vergaderingen die maar een keer per jaar zijn, bijvoorbeeld bij een algemene ledenvergadering.


Steno in notuleercursus?

Is in een van de cursussen notuleren ook Steno verwerkt? Ik heb dat vroeger erg veel gebruikt en zou dat graag op willen halen.

Tegenwoordig wordt steno niet of nauwelijks meer gebruikt bij het notuleren. Daarom komt steno komt ook niet meer aan de orde in een van onze notuleercursussen. Notuleren met de laptop of tablet is intussen al vrij normaal geworden.


Moeten alle besluiten in de notulen?

Moeten alle besluiten in de notulen opgenomen worden? En wat met besluiten die niet genotuleerd werden?

Misschien zal het je verbazen, maar niet alle besluiten worden in de notulen opgenomen! Bijvoorbeeld besluiten over de vergaderorde worden meestal niet genotuleerd, en zo zijn er nog wel andere besluiten die niet genotuleerd worden. Maar let op: Besluiten die niet genotuleerd zijn, zijn overigens wel rechtsgeldig! Deze materie komt trouwens in onze Basiscursus Notuleren ook aan de orde!


Notulen ondertekenen verplicht?

Is het (juridisch) verplicht om vastgestelde notulen te ondertekenen? Of kan men volstaan met 'vastgesteld' en dan datum en namen van voorzitter en secretaris? Dan dit als PDF opslaan in het archief?

Wettelijk is hier geen algemene bepaling voor. Je zou eerst in de statuten van de organisatie moeten kijken of hierover een bepaling is opgenomen. Zo'n bepaling moet dan ook worden nagekomen. Is die bepaling er niet, dan zou je misschien deze kwestie kunnen agenderen voor een bestuursvergadering. Dan kan het bestuur een duidelijk besluit hierover nemen. En dat geeft dan zekerheid voor de toekomst!


Bestuursnotulen voor leden?

Heb je als lid van een vereniging het recht om de notulen van bestuursvergaderingen in te zien?

Dat verschilt per vereniging. Dus informeer bij het eigen bestuur naar de afspraken die hierover zijn gemaakt.


Vertrouwelijk?!

Het kan voorkomen dat je vertrouwelijke of gevoelige informatie te horen krijgt tijdens een vergadering. Hoe ga ik met dit soort informatie om als je een verslag maakt?

Hoe je hiermee omgaat hangt van heel veel verschillende factoren af, teveel om hier zomeer even een goed antwoord te geven. Maar je kunt het beste beginnen om aan de voorzitter te vragen of deze vertrouwelijke informatie in het verslag moet worden opgenomen!


Verplicht lidmaatschap?

Moet een notulist van een voetbalvereniging ook lid zijn van deze vereniging c q lid zijn van de KNVB?

Nee, in het algemeen hoeft de notulist geen lid te zijn van de vereniging (tenzij in de statuten iets anders staat vermeld).


Wie mag notulen wijzigen?

Mag iemand veranderingen aanbrengen in toegestuurde notulen van de tegenpartij? Bijv. bij een oudervereniging / schooldirectie situatie?

Iemand kan wel veranderingen aanbrengen in toegestuurde notulen, maar die zijn natuurlijk niet zomaar rechtsgeldig! Een duidelijke uitleg over dit onderwerp vind je op onze webpagina over de Juridische aspecten van notulen en in de info-mail die bij deze webpagina hoort.


Bijlage(n) noemen?

Bij de notulen maak ik een bijlage met een besluiten- of actielijst. Benoem je deze besluitenlijst of actielijst dan in de notulen b.v. Zie bijlage?

Inderdaad, wanneer je iets als bijlage meestuurt bij de notulen, dan vermeld je ook in de notulen dat er een bijlage bij hoort. Helemaal onderaan zet je dan bijvoorbeeld "Bijlage: actiepuntenlijst". (En vergeet bij het verzenden niet om de bijlage ook daadwerkelijk mee te sturen!)


Is een niet-ondertekende besluitenlijst rechtsgeldig?

Moeten alle exemplaren van de besluiten ondertekend zijn?

Als ik het goed begrijp wordt er na een vergadering een lijst met besluiten opgesteld en is het de gewoonte om deze lijst te ondertekenen. Het ondertekenen houdt een soort goedkeuring in, dus een bewijs dat het inderdaad de correcte besluitenlijst betreft. En er kunnen natuurlijk ook meerdere exemplaren van een besluitenlijst ondertekend worden! Van een ondertekende besluitenlijst mag men uitgaan dat deze correct is.
Maar hoe zit het nu met een eventuele niet-ondertekende besluitenlijst? Want het is best mogelijk om achteraf nog een keer de besluitenlijst af te drukken, en die is dan niet officieel ondertekend!
Van een niet-ondertekende besluitenlijst kan men niet automatisch veronderstellen dat deze correct is, maar ook niet dat deze niet correct zou zijn. Om dit vast te stellen moet de niet-ondertekende versie vergeleken worden met een ondertekend exemplaar van de besluitenlijst. Komen deze helemaal overeen, dan is ook de niet-ondertekende besluitenlijst correct!


Mag ook iemand anders notuleren?

Tijdens de vergaderingen van onze VvE notuleert niet de secretaris van de vereniging maar de vrouw van de penningmeester notuleert. Onze vraag is of dit rechtsgeldig is.

Bij een vereniging is de verslaglegging de verantwoordelijkheid van de secretaris. De secretaris kan dit natuurlijk zelf doen. Maar de secretaris kan deze taak ook delegeren aan iemand anders. Dat kan een bestuurssecretaresse zijn, maar ook een van de andere bestuursleden of een vrijwilliger. Het maken van de conceptnotulen kan dus in beginsel door iedereen worden gedaan.
Bedenk wel dat de conceptnotulen door de deelnemers in een volgende vergadering moeten worden vastgesteld. Daarom is het verstandig om voor het notuleren een deskundig iemand te kiezen die objectief is en het vertrouwen geniet van alle deelnemers. Alleen dan zal de verslaglegging optimaal kunnen verlopen.


Mogen namen in de notulen?

Ik kreeg bij het notuleren het verzoek of ik namen kon weglaten. Is dit niet eigenlijk een rare vraag, want eigenlijk moet er genotuleerd worden wat er besproken en gezegd is door de personen?

Er zijn bij het notuleren verschillende verslagvormen die gebruikt kunnen worden. Bij sommige verslagvormen moet het precies duidelijk zijn wie iets heeft gezegd, terwijl bij andere verslagvormen dit juist niet steeds gewenst is. De kunst is natuurlijk om in specifieke situaties steeds de juiste verslagvorm toe te passen!


Niet-vastgestelde notulen verspreiden?

Als er van een bestuursvergadering een conceptverslag is gemaakt wordt dit gestuurd naar de bestuursleden. Maar mag dit verslag dan ook al naar de commissies worden gestuurd? Of moet het eerst worden goedgekeurd, dus bijvoorbeeld 4 weken wachten tot na de volgende bestuursvergadering?

Het verspreiden van niet-vastgestelde notulen is natuurlijk mogelijk. Wel moeten deze conceptnotulen als zodanig gekenmerkt zijn zodat het goed zichtbaar is dat het om een conceptversie gaat die (nog) niet is goedgekeurd. Het hoeft dus geen goede en volledige weergave van de vergadering te zijn, er kunnen nog onjuistheden in staan.
En voor de duidelijkheid is het verstandig om uiteindelijk de vastgestelde notulen ook te verspreiden, dus de definitieve, goedgekeurde versie met daarin de besproken aanpassingen.


Zijn besluiten in conceptnotulen al bindend?

In de conceptnotulen van een VVE is opgenomen dat een bepaalde mandeligheid is opgeheven. Nu willen een aantal eigenaren hierop terugkomen. Zijn de conceptnotulen al bindend?

De inhoud van de conceptnotulen is juridisch nog maar van weinig betekenis. De notulen zijn immers nog niet vastgesteld of goedgekeurd.
Bedenk echter wel dat het voor de besluiten niet van belang is of er al vastgestelde notulen zijn. Een besluit in een vergadering is geldig (en bindend) vanaf het moment dat het besluit is genomen, en niet pas vanaf het moment dat de notulen zijn opgemaakt en zijn vastgesteld.


Geen tijd om notulen vast te stellen?

Bij een serie overleggen wordt het vaststellen van notulen steeds overgeslagen omdat er belangrijkere zaken spelen en er altijd een gebrek aan tijd is. Nu zijn het vijf vergaderingen op een rij die niet zijn vastgesteld. Hoe ga je daar als notulist mee om?

Kennelijk heeft het notuleren van deze vergaderingen weinig praktisch nut, tenminste zo denken de deelnemers hierover. Als notulen niet worden vastgesteld of goedgekeurd, dan hebben ze geen juridische betekenis. Het zijn dan slechts de persoonlijke notities van een van de aanwezigen. Worden notulen structureel niet besproken en goedgekeurd, dan kan men zich de moeite van het notuleren ook geheel besparen!
Het is te hopen dat er in een komende vergadering genoeg tijd is om een inhaalslag te maken, en alsnog de diverse notulen te bespreken.


Het niet-besproken agendapunt in de notulen?

Soms komt het voor dat tijdens de vergadering wordt besloten bepaalde agendapunten niet te behandelen. Bij het agendapunt: vastestellen agenda, benoem ik dat. Maar verderop in de notulen liet ik tot nu toe het punt staan, met de vermelding eronder: niet besproken. Dit om de nummering van punten in de notulen en in de agenda gelijk te houden. Is dit een goede methode of kan ik het beter anders doen?

Je kunt een agendapunt, dat in de vergadering niet wordt besproken, op een aantal verschillende manieren weergeven in je notulen. Soms kan de notulist kiezen uit verschillende mogelijkheden, hoewel het ook kan zijn dat er in een bepaalde situatie maar een enkele juiste manier is. De gekozen verslagvorm kan hierbij een rol spelen!
Begin bij de vraag: is de agenda inderdaad gewijzigd? In jouw voorbeeld is er het agendapunt 'Vaststelling agenda'. Wanneer de vergadering besluit de agenda te wijzigen, dan wordt het niet-besproken agendapunt geschrapt. Dit agendapunt neem je dus niet op in je notulen (ook niet met de vermelding dat het niet is besproken). De nummering van de overgebleven agendapunten wordt aangepast.
In jouw voorbeeld kun je ook het standpunt innemen dat de agenda niet is gewijzigd, maar dat het agendapunt niet is besproken. Deze situatie is er ook wanneer er geen agendapunt 'Vaststelling agenda' aan het begin van de vergadering is. In dat geval neem je het niet-besproken agendapunt op in je notulen en vermeld je daarbij dat het agendapunt niet is besproken (eventueel tussen vierkante haakjes en/of cursief weergegeven).
Hier vind je nog aanvullende informatie over het agendapunt 'Vaststelling agenda'.


Formule voor uitwerktijd?

Is er een standaardformule voor het uitwerken van een verslag. Wanneer de vergadering 1,5 uur duurt, is er dan een gemiddelde te nemen voor het uitwerken van het verslag?

Helaas, deze standaardformule bestaat niet! Het uitwerken van het verslag na de vergadering kost behoorlijk wat tijd. De tijd die nodig is, hangt af van veel verschillende factoren. Denk eens aan de verslagvorm: voor een woordelijk verslag zal je meer tijd nodig hebben dan voor een beknopte actie- en besluitenlijst. Ook voor een verslag op spreker heb je meestal meer tijd nodig dan voor een verslag op onderwerp.
Een tweede factor is de informatiedichtheid in de vergadering. Elke vergadering verloopt weer anders. Soms wordt er heel veel gezegd, maar hoeft hiervan maar weinig in de notulen te komen. Denk aan herhalingen of aan het afdwalen. Het kan ook dat er in korte tijd juist veel belangrijke zaken worden gezegd. Je ziet dit vaak bij vergaderingen die goed zijn voorbereid.
Ook van invloed zijn de persoonlijke vaardigheden van de notulist. De een formuleert gemakkelijk goede zinnen, terwijl de ander hier wat meer moeite mee heeft. De een heeft een betere typevaardigheid dan de ander. De een maakt snel keuzes terwijl de ander langer nadenkt.

De enige zinvolle vergelijking is de tijd die je zelf nodig hebt voor het uitwerken van notulen bij vergelijkbare vergaderingen. Je kunt dit een tijd lang registreren en kijken of je vorderingen maakt. Ook kun je soms je tijden vergelijken met een collega, tenminste als deze dezelfde soort vergaderingen notuleert.


Ingekomen stukken in de notulen opnemen?

Moeten de genoemde 'ingekomen stukken' altijd bij de notulen gevoegd worden, of is het noemen hiervan voldoende?

Gewoonlijk worden de ingekomen stukken alleen genoemd bij dit agendapunt. Sommige organisaties sturen de ingekomen stukken ook mee met de agenda, maar meestal volstaat een overzicht hiervan. Belangstellenden kunnen de ingekomen stukken raadplegen door deze bijvoorbeeld bij de secretaris of secretaresse op te vragen.


 

Ook een vraag stellen?

Wil je iets weten over het notuleren en kun je daarover op deze website geen informatie vinden? Stel dan je vraag aan de vraagbaak!

Vraag stellen