Vraagbaak voor notulisten
Hieronder een verzameling van vragen en antwoorden. De vragen zijn afkomstig
van notulisten uit de praktijk.
Veel vragen worden beantwoord door Margriet Kleijn. Als notulist notuleert
zij veelvuldig vergaderingen bij allerlei verschillende bedrijven,
instellingen, politieke partijen etc. Daarnaast is zij docent voor diverse
notuleercursussen.
 |
Margriet Kleijn Door mijn werkzaamheden in de beroepspraktijk en het lesgeven aan cursisten uit alle geledingen van het bedrijfsleven, kom ik dagelijks in aanraking met veel aspecten van het notuleren. De hierdoor verworven kennis, probeer ik op een zo adequaat mogelijke manier over te dragen. |
Heeft u ook een vraag? Stel uw vraag en u ontvangt snel een deskundig antwoord!
Agenda
 |
Wie moet de vergaderagenda opstellen? |
|
Wat moet ik doen met agendapunten of ingekomen stukken die later binnengekomen zijn dan de reeds opgestelde agenda? |
|
Moet ik de agendapunten zelf opvragen of worden ze aangeleverd? |
|
Het agendapunt W.v.t..t.k. ('Wat verder ter tafel komt') mag toch niet meer worden opgevoerd in een agenda? Wat is hiervoor in de plaats gekomen? |
|
Wanneer gebruik je op de agenda 'ter vaststelling' en wanneer 'ter besluitvorming'? |
Algemeen
|
Kunt u mij vertellen of het: "De notulen wordt vastgesteld" of "De notulen worden vastgesteld" is? |
|
Kan ik zomaar een geluidsrecorder gebruiken bij mijn notuleerwerkzaamheden? Wie moet hiervoor betalen? |
|
Waarom heeft iedereen zo’n hekel aan notuleren? |
|
Wat is het verschil tussen een notulist en een secretaris? |
|
Wat is het verschil in de manier van verslaglegging/notuleren bij verschillende soorten vergaderingen, zoals RvB, MT-vergaderingen, OR-vergaderingen? |
|
Hoe kan ik het beste een discussie notuleren? |
|
Wat is het verschil tussen een verslag van een vergadering en de notulen van een vergadering? |
Arbeidsomstandigheden
|
Wat is een gepaste beloning voor het notuleren? |
|
Is er ook een richtlijn voor hoe lang een notulist achtereen kan/mag notuleren? |
Besluitenlijst
|
Kunnen er op een besluitenlijst besluiten staan, die niet in de notulen staan? |
|
Hoe lang blijven besluiten op een besluitenlijst staan? |
Bespreking vorige notulen
|
Hoe lang mag het maximaal duren voordat de notulen worden goedgekeurd? |
|
Hoe worden notulen behandeld tijdens de vergadering, voordat ze worden aangenomen? Kijkt men eerst tekstueel en daarna op de inhoud van de notulen? |
Formuleren
|
Wat is de beste manier van verwerking als de voorzitter van de vergadering aangeeft dat hij nog wel een keer terug zal komen op een discussiepunt. |
|
Tijdens de vergadering komt wegens tijdgebrek agendapunt 8 te vervallen. Hoe notuleer ik dit? |
Hulpmiddelen
|
Ik wil binnenkort een notebook/laptop aanschaffen om mee te gaan notuleren. Kunt u mij vertellen welke notebook(s) op het moment als geschikt/prettig worden ervaren? |
|
Bestaat er software voor het maken van notulen op de PC? |
Juridisch
|
Wanneer kunnen/moeten notulen worden getekend/geparafeerd? |
|
Wat is het verschil tussen het goedkeuren en het vaststellen van een verslag? |
|
Mag er aan notulen gesleuteld worden voordat deze in een vergadering besproken zijn? |
|
Wij krijgen de conceptnotulen pas een half jaar na de vorige vergadering. Is dit te laat? |
|
Is een besprekingsverslag altijd rechtsgeldig? Met andere woorden: de partij die het verslag opmaakt, kan die nooit op de inhoud ervan terugkomen? |
|
Wat is de bewaartermijn voor notulen en besluitenregisters? |
Kritiek
|
Er is kritiek op mijn notulen en ik weet dat deze helemaal niet terecht is. Mag ik hier tijdens de vergadering wat van zeggen? |
Leren notuleren
|
Hoe kan ik oefenen met het notuleren? |
Notuleersjabloon
|
Ik notuleer sinds enige tijd altijd op de laptop. Nu heb ik gehoord dat er sjablonen bestaan. Ik wil graag weten of u hier ervaring mee heeft en waar deze sjablonen te koop zijn. |
Presentielijst
|
Moeten altijd alle aan- en afwezigen vermeld worden? Moet er ook de reden van afwezigheid bij vermeld worden? |
|
Hoe houd ik bij een grote vergadergroep bij wíe wát heeft gezegd? |
Steno
|
Bestaan er stenotekens ook voor cijfers van 1 tot 10? |
|
Zijn de stenotekens in alle talen gelijk? |
Uitwerken verslag
|
Hoe veel tijd staat er gemiddeld voor het uitwerken van notulen? |
|
Hoe is de volgorde in de notulen van het besprokene? |
|
Moeten in de notulen de ingekomen stukken ook weer vermeld worden (zoals op de agenda), of kan ik volstaan met: "er wordt kennis genomen van de ingekomen stukken"? |
|
Waaraan moeten notulen voldoen willen zij inderdaad 'notulen' mogen heten? |
|
Bestaat er een wettelijke termijn voor het uitwerken van notulen? |
|
Er is me verteld dat meningen van aanwezigen bij een vergadering niet mogen worden beschreven in de notulen. Klopt dit? |
|
Kan ik fouten in mijn notulen nog aanpassen? |
|
Wanneer iemand later een vergadering binnenkomt, hoe verwerk ik dat dan in de notulen? En wanneer dat vermeld dient te worden in de tekst, waar wordt diegene vermeld onder 'Aan- en afwezigen'? |
Voorbereiding
|
Wat kunt u iemand aanbevelen, die nog nooit genotuleerd heeft en een vergadering voor de directeur moet notuleren? |
|
Waar moet je als notulist op letten bij de keuze van je zitplaats? |
|
Moet een notulist altijd alle vergaderstukken ontvangen? |
Voorzitter
|
Wat is de taak van de voorzitter tijdens een vergadering (met betrekking tot de notulen)? |
|
Is het verstandig dat de voorzitter ook als notulist fungeert? |
Wie moet de vergaderagenda opstellen?
Formeel heeft elke vergadering een voorzitter (dat is wel bekend), maar ook een secretaris! De secretaris van de vergadering heeft de taak om de ruimte te regelen, iedereen uit te nodigen, de agenda op te stellen, de vergaderstukken te versturen, te notuleren en ook na de vergadering de conceptnotulen naar de deelnemers te sturen.
De secretaris van de vergadering kan bepaalde deeltaken delegeren. Zo kan de secretaris aan een secretaresse vragen om de uitnodigingen te versturen, om te notuleren et cetera. Maar een secretaris kan dit natuurlijk ook zelf doen.
Vaak is er geen secretaris van de vergadering benoemd maar worden deze taken (uit gewoonte) door iemand anders gedaan. Zo kan het de gewoonte zijn dat de secretaresse al deze taken uitvoert. In dat geval is het wel verstandig om bepaalde zaken door de voorzitter te laten controleren. Zo kan de voorzitter de conceptagenda en de conceptnotulen controleren voordat deze naar de deelnemers verstuurd worden.
Wat moet ik doen met agendapunten of ingekomen stukken die later binnengekomen zijn dan de reeds opgestelde agenda?
Tijdens de vergadering kan de vergadering de agenda nog wijzigen. Dit is een besluit dat meestal aan het begin van de vergadering wordt genomen.
In de notulen vermeld je dat de agenda is gewijzigd (bijvoorbeeld bij
"Mededelingen"). In het verslag houd je dan verder de nieuwe/gewijzigde agenda aan.
Bij de ingekomen stukken gaat het net zo. De later nog ingekomen stukken vermeld je in het verslag bij de andere ingekomen stukken.
Moet ik de agendapunten zelf opvragen of worden ze aangeleverd?
Als je goede notulen van een vergadering wilt maken, dan is het bestuderen van de vergaderagenda een must. Aan de hand van de agenda bereid je je voor op de vergadering. Zo geeft de agenda je informatie over wat je wel en wat je niet moet opschrijven!
Het is gebruikelijk dat de notulist ook de uitnodiging, de vergaderagenda en alle vergaderstukken vooraf krijgt. Gebeurt dit niet, dan zul je zelf ervoor moeten zorgen dat je deze stukken krijgt, want zonder de vergaderagenda kan je je niet goed voorbereiden. Het notuleren zal je dan meer tijd en moeite kosten, terwijl het nog maar de vraag is of je dezelfde kwaliteit kunt leveren!
Het agendapunt W.v.t..t.k. ('Wat verder ter tafel komt') mag toch niet meer worden opgevoerd in een agenda? Wat is hiervoor in de plaats gekomen?
Het agendapunt 'Wat verder ter tafel komt' of 'w.v.t.t.k.' komt nog steeds voor op veel vergaderagenda's.
Vaak worden vergaderagenda's geruime tijd vóór de vergadering al opgesteld, maar wil men tóch nog de mogelijkheid hebben om op het laatste moment op de actualiteit in te spelen. Men kan/wil dan zo'n belangrijk punt niet tot de rondvraag bewaren. Degene die de agenda opstelt neemt dan 'w.v.t.t.k.' op als agendapunt.
Een meer elegante oplossing is om 'w.v.t.t.k.' niet op de oorspronkelijke agenda te zetten. Aan het begin van de vergadering (na de opening en de mededelingen) kan de voorzitter dan vragen of er wijzigingen zijn op de vergaderagenda. De vergadering stelt dan de (eventueel gewijzigde) agenda aan het begin van de vergadering formeel vast. Dit is een besluit dat ook in de notulen opgenomen kan worden. Steeds vaker wordt de vaststelling van de agenda ook als apart agendapunt opgenomen. De vergaderagenda kan dan bijvoorbeeld er zo uitzien:
1. Opening en mededelingen
2. Vaststelling agenda
3. Vaststelling vorige notulen
4. .. (inhoudelijke agendapunten)
.
.
8. Rondvraag
9. Sluiting
Wanneer gebruik je op de agenda 'ter vaststelling' en wanneer 'ter besluitvorming'?
Het is een goede gewoonte om bij het opstellen van de agenda bij elk agendapunt aan te geven wat het doel hiervan is, zoals 'ter informatie', 'ter discussie', 'ter besluitvorming', 'ter vaststelling' et cetera.
'Ter vaststelling' wordt gebruikt als er een concreet voorstel ligt, dat kan worden vastgesteld. Er is dus al een geformuleerde tekst aanwezig, zoals bij een conceptagenda of bij de conceptnotulen (van de vorige vergadering).
'Ter besluitvorming' wordt gebruikt als over een kwestie een besluit moet worden genomen, waarbij er vooraf meestal nog niets is geformuleerd. De vergaderaars zullen tijdens de vergadering over het onderwerp discussiëren. Daarbij komen dan allerlei voorstellen naar voren. Uiteindelijk wordt er een besluit over de kwestie genomen.
Kunt u mij vertellen of het: "De notulen wordt vastgesteld" of "De notulen worden vastgesteld" is?
Op http://taalunieversum.org/taal/advies/vraag/589/ vind je dit:
Notulen is waarschijnlijk via het Franse notule ontleend aan het Latijnse notula ('korte aantekening'), het verkleinwoord van nota. In het Nederlands komt het woord alleen voor in de meervoudsvorm notulen ('aantekeningen', 'kort schriftelijk verslag van wat tijdens een vergadering is besproken en besloten').
Dat betekent dat het moet zijn: "De notulen worden vastgesteld".
Kan ik zomaar een geluidsrecorder gebruiken bij mijn notuleerwerkzaamheden? Wie moet hiervoor betalen?
Het is gebruikelijk om de deelnemers te informeren dat de vergadering wordt opgenomen. Dit is een taak van de voorzitter, dus als notulist behoor je dit eerst met de voorzitter te bespreken.
Als je apparatuur voor geluidsopname nodig hebt voor je werk, dan behoort de werkgever hiervoor te zorgen, of deze te vergoeden. De vraag is natuurlijk of een opname noodzakelijk is voor een goed verslag. Ons standpunt is dat eigenlijk alleen voor woordelijke en letterlijke verslagen een geluidsopname noodzakelijk is. Andere verslagen, zoals een verslag op onderwerp of verslag op spreker, kan je goed zonder opnameapparatuur maken. Wij raden zelfs aan om geen gebruik hiervan te maken, omdat het erg verleidelijk is om alles terug te luisteren en het verslag vanuit de geluidsopname te schrijven. Op deze manier ben je vaak erg lang bezig met het uitwerken van het verslag.
We zien vaak dat notulisten die niet zo zeker zijn van hun zaak een geluidsopname willen maken. Dikwijls is het beter om te investeren in je notuleer-techniek om goede verslagen te maken, eventueel via een cursus bij Het Notuleercentrum.
Waarom heeft iedereen zo’n hekel aan notuleren?
Dat vragen wij ons ook wel eens af. Eigenlijk is het best leuk werk! Een verklaring is misschien dat het maken van een goed verslag tijd kost. Als een secretaresse hiervoor ook de tijd krijgt, zodat ze even rustig door kan werken aan het uitwerken van het verslag, dan vindt men het meestal niet zo erg. De praktijk is echter dat het uitwerken van de notulen vaak tussen de bedrijven door moet gebeuren. Het is dan moeilijk om een goed verslag te leveren. Andere werkzaamheden komen hierdoor vaak in het gedrang.
Wat is het verschil tussen een notulist en een secretaris?
De secretaris van een vereniging maakt deel uit van het bestuur. De secretaris is dus medeverantwoordelijk voor het beleid van de vereniging. De verantwoordelijkheden van de secretaris liggen meestal op het vlak van het voorbereiden van vergaderingen, opstellen van vergaderagenda's en uitnodigingen, opstellen en versturen van notulen, correspondentie verwerken, het voeren van de ledenadministratie etc.
De secretaris hoeft natuurlijk niet alles zelf te doen, maar kan ook taken delegeren. Zo kan het voeren van de ledenadministratie worden uitbesteed aan een administratiekantoor, of kan een van de eigen secretaresses dit doen. Dit geldt ook voor de andere taken, zoals het maken en rondsturen van de agenda of het notuleren van vergaderingen.
Een notulist is dus iemand die een bepaalde taak heeft gekregen, namelijk het maken van notulen. Een notulist heeft geen bestuursverantwoordelijkheid.
Wat is het verschil in de manier van verslaglegging/notuleren bij verschillende soorten vergaderingen, zoals RvB, MT-vergaderingen, OR-vergaderingen?
Bij verschillende soorten vergaderingen horen verschillende verslagvormen. Als notulist moet je natuurlijk precies weten welke verslagvorm bij een bepaalde vergadering hoort. Alleen dan kun je notulen maken die aan de verwachting voldoen. Grondige kennis van de verschillende verslagvormen is voor een notulist noodzakelijk.
Geeft de introductie op de verslagvormen niet genoeg houvast? In de cursus Notuleren worden verschillende verslagsoorten besproken en je leert ook welke verslagsoort bij welk soort vergadering past.
Hoe kan ik het beste een discussie notuleren?
Helaas komt het bij ons veel te veel voor dat ondanks de opzet van de agenda (incl. tijd per onderwerp) de afdelingsoverleggen in discussies uitmonden. Ik probeer het dan enigszins terug te voeren naar de oorspronkelijke agenda maar dat is niet altijd even makkelijk. Hebben jullie tips hoe ik op een meest efficiente manier discussies kan notuleren?
Allereerst is het belangrijk om te weten of je een uitgebreid verslag of een beknopt verslag moet maken én of het op spreker of op onderwerp moet.
In een uitgebreid verslag op spreker staat per spreker in chronologische volgorde welke spreker welke bijdrage aan de discussie heeft geleverd. Argumenten voor- of tegen staan niet geordend bij elkaar. Deze verslagvorm wordt vaak gebruikt als de notulen als bewijsmateriaal moeten fungeren.
Het beknopte verslag geeft de hoofdpunten van de discussie weer. Als het om een (beknopt) verslag op onderwerp gaat, staat de discussie niet chronologisch in het verslag, maar thematisch. De bijdragen van de verschillende sprekers worden dan bijvoorbeeld in de volgende categorieën ondergebracht:
- knelpunten/problemen
- voorstellen voor oplossingen
- argumenten (voor en tegen)
- besluiten
- acties
Bij de beknopte verslagvorm zou je een kolommenblad met de bovengenoemde categorieën kunnen gebruiken bij het notuleren. Een soortgelijk kolommenblad kan je natuurlijk ook gebruiken voor het uitgebreide verslag op spreker (met een additionele kolom voor de sprekers). Let erop dat je de volgorde van de sprekers volgt.
Het is van belang dat de voorzitter bij elk agendapunt een duidelijke doelstelling geeft:
1. wat is de bedoeling van dit agendapunt?
2. moet er een besluit genomen worden of wordt er alleen maar informatie geboden?
Een goede samenwerking en communicatie tussen voorzitter en notulist is zeer belangrijk. De notulist mag altijd om verduidelijking vragen als de discussie niet te volgen is. Over het algemeen mag de notulist van de voorzitter verwachten, dat hij de besluiten formuleert, conclusies trekt en lange stukken met een resumé afsluit.
Wat is het verschil tussen een verslag van een vergadering en de notulen van een vergadering?
Een verslag is een weergave van wat er tijdens een bepaalde bijeenkomst is voorgevallen. Je kunt op veel verschillende manieren een verslag maken, denk bijvoorbeeld een journalistiek artikel, een videoreportage of een interview met een van de deelnemers.
Een vergadering is een bepaald soort bijeenkomst waarbij er een bepaalde vaste procedure wordt gevolgd.
Notulen zijn een verslag van een vergadering, waarbij een bepaalde opzet en indeling wordt gehanteerd.
Wat is een gepaste beloning voor het notuleren?
De beloning voor notuleerwerkzaamheden hangt af van diverse zaken.
Wanneer je in loondienst bent (bijvoorbeeld als secretaresse) dan is je beloning voor notuleerwerkzaamheden afhankelijk van je salarisniveau.
Wanneer je notuleerwerkzaamheden verricht als zelfstandige (als freelancer of als ondernemer), dan moet je zelf je tarief bepalen. Het is zelfs verboden om prijsafspraken met je concurrenten te maken. De prijs die je kunt vragen is een kwestie van vraag en aanbod. Als je erg goede verslagen maakt en er is veel vraag naar je werk, dan kan je ook een hoger tarief vragen. Als je moeite hebt om opdrachten te krijgen dan moet je misschien genoegen nemen met een wat lagere beloning.
Wat is het maximaal aantal uren per week, gebaseerd op een fulltime secretaresse functie, om vergaderingen te notuleren, waarbij de normale secretariële werkzaamheden ook gewoon doorgaan zoals corresponderen, archiveren, afspraken maken etc.?
Er is niet een algemeen geldende norm te geven voor hoe het takenpakket van een secretaresse is samengesteld. Het hangt er maar net van af hoe je het afspreekt met de leidinggevende.
De benodigde tijd voor het uitwerken van het verslag is sterk afhankelijk van jouw kennis en vaardigheden, maar ook van de verslagvorm en de gebruikte hulpmiddelen. Onze ervaring is dat een geoefende notulist die met de laptop werkt, al tijdens de vergadering het grootste deel van het verslag heeft uitgewerkt. Daarna heb je ongeveer een kwartier nodig om het verslag nog eens door te nemen en de puntjes op de ’i’ te zetten.
Is er ook een richtlijn voor hoe lang een notulist achtereen kan/mag notuleren?
Uiteraard neemt na een bepaalde tijdsduur de concentratie af en is een pauze gewenst. Dit geldt overigens ook voor de deelnemers aan de vergadering. In de praktijk wordt vaak na ongeveer 1,5 uur vergaderen gepauzeerd. Belangrijk is dat de notulist ook werkelijk in de gelegenheid wordt gesteld om te pauzeren!
Kunnen er op een besluitenlijst besluiten staan, die niet in de notulen staan?
Nee, dit is niet toegestaan. De besluitenlijst is een (bijzondere) samenvatting van de notulen; hierin mag geen nieuwe informatie voorkomen.
Hoe lang blijven besluiten op een besluitenlijst staan?
Wat betreft de besluitenlijst zijn er verschillende werkwijzen die worden gehanteerd. Een mogelijkheid is dat er van elke vergadering een besluitenlijst wordt gemaakt. Hierbij worden de besluiten uit de eerdere verslagen dus niet meer herhaald. Dit is de meest gebruikelijke werkwijze. Er zijn ook overleggen die een doorlopende besluitenlijst hanteren. Het is dan eigenlijk een lijst die bij elke vergadering wordt aangevuld met de nieuwe besluiten. Hierbij is het erg belangrijk dat bij elk besluit staat vermeld wanneer (dus tijdens welke vergadering) dit besluit is genomen. Wanneer er een doorlopende besluitenlijst wordt gehanteerd, is het meestal de gewoonte om deze jaarlijks af te sluiten en in het nieuwe jaar met een nieuwe (lege) besluitenlijst te beginnen. Voor extra duidelijkheid zou je in de nummering van besluiten het jaartal kunnen verwerken (bijvoorbeeld 2007-01, 2007-02 etc.)!
Bij het doornemen van de notulen ontstaat vaak weer een discussie. Soms wordt dan vergeten om de notulen vast te stellen, laat staan de notuliste te bedanken. Soms wordt alleen gezegd: "Dat waren de notulen". Ik vind dit niet correct, wat vindt u hiervan?
Het agendapunt "vorig verslag" heeft als doel om de notulen van de vorige vergadering vast te stellen. Inderdaad ontstaat er bij die gelegenheid heel vaak opnieuw een inhoudelijke discussie over onderwerpen van de vorige vergadering. Dit is niet de bedoeling, maar tóch gebeurt dit. Een goede voorzitter zou moeten ingrijpen en zeggen: "Als er behoefte is om over dit onderwerp te praten, dan voegen we het toe aan de vergaderagenda."
Je merkt op dat bij het agendapunt "vorig verslag" vaak niet uitdrukkelijk wordt gezegd dat het verslag wordt vastgesteld. In de notulen zou ik desondanks opnemen dat het verslag is vastgesteld, tenzij de deelnemers uitdrukkelijk eerst een aangepast verslag van de vorige vergadering wensen.
Hoe verwerk je het een en ander in je verslag? Wij adviseren om eerst alle tekstuele en redactionele wijzigingen te vermelden. Daarna vermeld je dat het verslag is vastgesteld. En pas daarna komt de eventuele tekst "naar aanleiding van...".
Hoe lang mag het maximaal duren voordat de notulen worden goedgekeurd?
wij hebben een stichting uiteraard vergaderen wij ook. hoe lang mag het duren voordat de notulen maximaal worden goedgekeurd? begrijpelijk zeker tot in een volgende DB vergadering maar wat is daar de maximale wettelijke termijn in?
Er bestaan geen algemene wettelijke bepalingen voor de termijn waarop notulen moeten worden goedgekeurd. Veel vergaderingen vinden eens per jaar plaats, bijvoorbeeld de algemene ledenvergadering van veel verenigingen. Meestal duurt het dan ook een heel jaar voordat de notulen van de vorige vergadering formeel worden goedgekeurd.
Het is wel mogelijk dat er in de statuten van de organisatie bepalingen zijn opgenomen over dit onderwerp. En in zo'n geval moet men zich natuurlijk aan die richtlijnen houden!
Hoe worden notulen behandeld tijdens de vergadering, voordat ze worden aangenomen? Kijkt men eerst tekstueel en daarna op de inhoud van de notulen?
Bij de bespreking van de vorige notulen worden meestal de tekstuele wijzigingen (spelling/grammatica) en de inhoudelijke wijzigingen tegelijk besproken. Vaak wordt tijdens de vergadering gemeenschappelijk het gehele verslag pagina voor pagina doorgelopen en worden alle wijzigingen in één keer besproken. Daarna wordt het verslag vastgesteld, met inbegrip van de eerder genoemde wijzigingen. Hierna kunnen mensen nog een toelichting geven bij bepaalde agendapunten onder het kopje 'Naar aanleiding van'.
Wat is de beste manier van verwerking als de voorzitter van de vergadering aangeeft dat hij nog wel een keer terug zal komen op een discussiepunt.
Je kunt dit opnemen in de notulen, maar dan wordt het waarschijnlijk vergeten. Je
zou het ook in de actiepuntenlijst verwerken maar een echte actie/afspraak (met tijdspad) is het eigenlijk niet.
Je kunt het ook op de agenda van de volgende vergadering zetten, maar dan zet je de voorzitter misschien te veel voor het blok!
Wat je vaak ziet is dat het wel als een actiepunt wordt opgevoerd, maar dat er bij 'deadline' de afkorting PM staat. Dit staat voor 'pro memorie' en betekent zoveel als: 'ter herinnering'. Bij de volgende vergadering wordt iedereen eraan herinnerd dat dit punt nog verder besproken zou worden en dat is precies wat je wilt bereiken!
Tijdens de vergadering komt wegens tijdgebrek agendapunt 8 te vervallen. Hoe notuleer ik dit?
In dit geval is de vergaderagenda niet gewijzigd. Dat betekent dat agendapunt 8 gewoon in de notulen wordt opgenomen (en niet zomaar komt te vervallen). Je zou bij dit agendapunt in de notulen kunnen vermelden: "Agendapunt is niet besproken wegens tijdgebrek."
Ik wil binnenkort een notebook/laptop aanschaffen om mee te gaan notuleren. Kunt u mij vertellen welke notebook(s) op het moment als geschikt/prettig worden ervaren?
Er zijn twee soorten laptops. De ene soort heeft een wat kleiner beeldscherm, is erg licht van gewicht en kan vrij lang op de accu werken. Deze laptops zijn echt gemaakt voor mobiel gebruik, bijvoorbeeld om in de trein te kunnen werken. De andere soort heeft een wat groter beeldscherm, is wat zwaarder en heeft vaak wat meer 'toeters en bellen' zoals een DVD/CD-ROM brander. Deze soort laptops kan je het beste beschouwen als een 'makkelijk verplaatsbare werkplek'. Deze laptops zijn een stuk minder duur dan de laptops voor mobiel gebruik.
Bij een vergadering is er meestal wel een stopcontact in de buurt. Je kunt dus waarschijnlijk volstaan met een laptop van de goedkopere soort. Waar je verder op moet letten is hoe veel geluid de laptop maakt (gezoem van de ventilator, aanslag van het toetsenbord). Ook moet je even opletten hoe de indeling is van het toetsenbord, met name de positie van de leestekens etc. Als je echt alleen met de laptop notuleert (en dus voor je andere werkzaamheden een normale PC gebruikt), dan heb je eigenlijk al genoeg aan een (tweedehands) laptop van enkele jaren oud omdat je alleen MS Word nodig hebt. Wil je meer dingen doen met de laptop, dan zou ik een nieuw model kiezen.
Bekende merken zijn Sony, Toshba, IBM, HP/Compaq. De keuze hangt vaak af van persoonlijke voorkeur.
Bestaat er software voor het maken van notulen op de PC?
Er zijn diverse hulpmiddelen die je kunt gebruiken bij het notuleren op de PC of laptop. Zo kan je gebruik maken van een speciaal notuleersjabloon, zoals dit wordt gebruikt in onze cursus Notuleren met de laptop.
Ook zijn er uitgebreide systemen om notulen te maken en te beheren, bijvoorbeeld van www.notulmaster.nl.
Echter, het maken van de notulen blijft mensenwerk waarvoor vakmanschap nodig is. Je moet hiervoor bepaalde luister- en schrijftechnieken beheersen. Hulpmiddelen bij het notuleren met de PC of laptop bieden wel handige ondersteuning, maar de 'kunst' van het notuleren moet je toch zélf beheersen.
Wanneer kunnen/moeten notulen worden getekend/geparafeerd?
Meestal staat de werkwijze over de ondertekening van notulen in de statuten van een vereniging/organisatie. De werkwijze is vaak zo dat ofwel de secretaris ofwel de voorzitter ofwel beiden de notulen ondertekenen, als deze definitief vastgesteld zijn. Deze gang van zaken hoort in de statuten beschreven te staan.
Wie tekent, claimt ook de eindverantwoordelijkheid. Die heb je als notulist in de meeste gevallen niet. De secretaris of de voorzitter zijn eindverantwoordelijk. De notulist is het medium, maar wel een belangrijk medium!
Wat is het verschil tussen het goedkeuren en het vaststellen van een verslag?
In de praktijk is er geen verschil tussen de termen "vaststellen" en "goedkeuren" als het gaat om de bespreking van de vorige notulen. De formulering kan afhankelijk zijn van de statuten van de organisatie. Als er bijvoorbeeld staat dat de notulen worden vastgesteld door de ledenvergadering, dan zou deze formulering ook in het verslag moeten worden aangehouden.
Mag er aan notulen gesleuteld worden voordat deze in een vergadering besproken zijn?
De vraag was: "Ik heb een vergadering genotuleerd en uitgewerkt. De notulen zijn verstuurd naar het secretariaat voor verspreiding. Nu blijkt dat de secretaris de notulen gewijzigd heeft. Ik weiger nu om mijn naam aan deze notulen te verbinden. Mag er aan notulen gesleuteld worden voordat deze in een vergadering besproken zijn? Reageer ik nu terecht?"
Het is vrij gebruikelijk dat de notulist van een vergadering de notulen eerst stuurt naar iemand, die de notulen nakijkt en (waar nodig) aanpast. Vaak is dit de voorzitter van de vergadering, maar in het geval van een vereniging is dit meestal de taak van de secretaris.
De notulen worden gewoonlijk in de volgende vergadering besproken en vastgesteld. Vanaf dat moment neemt de vergadering de volledige verantwoordelijkheid voor de correctheid van de notulen op zich.
Wat te doen echter als je het inhoudelijk niet eens bent met de wijzigingen? Als je er verder geen belang bij hebt, dan zou ik er niet zo'n punt van maken. Als je er wel een punt van wilt maken, dan zul je de volgende vergadering weer aanwezig moeten zijn en bij de bespreking van de notulen moeten aangeven dat je het niet eens bent met de voorliggende conceptnotulen. Ter verduidelijking zou je moeten uitleggen dat er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht in jouw oorspronkelijke conceptnotulen. Worden de notulen tóch vastgesteld, dan zou je nog kunnen verlangen dat je bezwaren hiertegen in het nieuwe verslag worden opgenomen.
Het is natuurlijk een zwaar middel en je moet zelf de afweging maken of jouw inhoudelijke bezwaren hiervoor zwaarwegend genoeg zijn.
Ik notuleer sinds vorige week een overleg op mijn werk. Deze overleggen hebben te maken met de casuïstiek van cliënten. Nu is er de wet op de privacy. Het schijnt dat op verslagen zelfs boetes kunnen volgen. Hoe kan ik nu mijn notulen het beste zo zorgvuldig mogelijk vastleggen? Hoe moet ik omgaan met verzending van deze notulen naar hulpverleners van andere instellingen?
Gewoonlijk maakt de notulist conceptnotulen van een vergadering. Deze conceptnotulen worden in de volgende vergadering meestal vastgesteld en pas vanaf dat moment zijn dit de officiële notulen. De verantwoordelijkheid voor de inhoud van de officiële notulen ligt geheel bij de vergadering.
In de situatie van de vraagsteller is er niet zozeer sprake van notulen, maar eerder van gespreksverslagen. Deze worden niet officieel vastgesteld, maar meteen verstuurd naar degene die ze dient te ontvangen. Het gevolg is dat er een zwaardere druk ligt op degene die het verslag maakt.
Omdat wij geen juristen zijn kunnen we enkel het volgende advies geven:
Bespreek de situatie met een jurist en laat de jurist schriftelijk rapporteren wat er wel/niet in deze verslagen mag.
Bespreek ook de wijze van verzending met de jurist. Kan het per e-mail, of moet het aangetekend per post?
Laat elk verslag dat je maakt door een leidinggevende accorderen, voordat je het verstuurt.
Vraag bij je leidinggevende (of bij PZ) hoe de aansprakelijkheid is geregeld; kan je persoonlijk aansprakelijk worden gesteld?
Wij krijgen de conceptnotulen pas een half jaar na de vorige vergadering. Is dit te laat?
Bij onze vereniging is er een voor- en een najaarsvergadering. De notulen krijgen wij altijd tegelijk met de agenda voor de volgende vergadering, dus bijna een half jaar na de vorige vergadering. Ik vind dat te laat; na een half jaar kunnen de leden niet meer adequaat reageren op de inhoud. Bovendien kan niemand terugvallen op de afspraken en data, die gemaakt zijn.
Uiteraard zou het prettig zijn om spoedig na de vergadering de conceptnotulen al aan de leden voor te leggen. Dan hebben de deelnemers de vergadering nog vers in het geheugen en kunnen zij nog goed beoordelen of de notulen inderdaad een goede weergave zijn van hetgeen is besproken. Ook beschikken de deelnemers dan meteen over een overzicht van de genomen besluiten, en op de actielijst kan iedereen zien of hij/zij bepaalde actiepunten heeft gekregen.
Bij de meeste verenigingen kunnen conceptnotulen makkelijk verspreid worden, bijvoorbeeld via e-mail of door publicatie op de eigen website.
Wel moet het bestuur binnen de grenzen van de statuten en reglementen blijven. In veel statuten staan bepalingen over het notuleren en op welke wijze de notulen verspreid worden. Als hier staat dat de conceptnotulen per post verstuurd worden, dan zullen veel besturen dit pas doen tegelijk met de uitnodiging en agenda voor de volgende vergadering. Overigens is het verstandig om als vergaderdeelnemer zelf ook aantekeningen te maken van de belangrijkste genomen besluiten en gemaakte afspraken! Houd tenminste bij welke actiepunten je zelf hebt gekregen. Je bent dan niet afhankelijk van de notulen, die inderdaad in een aantal gevallen pas erg laat beschikbaar komen.
Ik zou graag willen weten of er ook wettelijke vereisten aan notulen worden gesteld. Bijvoorbeeld wat er altijd in moet staan (zoals aanwezigen, locatie, tijdstip, genomen besluiten). Of dat er wettelijke normen voor procedures en vastlegging bestaan (zoals bewaarplicht, ondertekening e.d.).
Voor het notuleren bestaan er in Nederland geen formele wetten voor wat betreft inhoud, vorm en werkwijze.
Wel zijn er in veel organisaties in statuten en (huishoudelijke) reglementen bepalingen opgenomen, die van belang kunnen zijn voor het notuleren. Er wordt meestal aangegeven wie verantwoordelijk is voor het notuleren van belangrijke bijeenkomsten zoals ledenvergaderingen en aandeelhoudersvergaderingen. Ook kan worden aangegeven op welke wijze de notulen worden vastgesteld, of notulen ondertekend moeten worden (en door wie), wie de notulen mogen inzien, wat de bewaarplicht is etc.
Daarnaast kan ook de algemene wetgeving een rol spelen. Zo kan ik mij voorstellen dat de belastingdienst een bepaalde termijn aan de bewaarplicht stelt.
In geval van twijfel zou ik zeker navraag doen bij de Kamer van Koophandel of de belastingdienst en uiteraard de eigen accountant.
Hoewel er geen wettelijke regels zijn voor de inhoud en vorm van notulen, zijn er wel een aantal uitgangspunten die algemeen aanvaard zijn en toegepast worden. Daarbij horen uiteraard zaken als de presentielijst, datum en locatie van de vergadering, begin- en eindtijdstip, schorsingen etc. Dit onderwerp komt uitgebreid aan de orde in de notuleercursussen van Het Notuleercentrum.
Is een besprekingsverslag altijd rechtsgeldig? Met andere woorden: de partij die het verslag opmaakt, kan die nooit op de inhoud ervan terugkomen?
De taak van de notulist is het opstellen van een conceptverslag. Het conceptverslag heeft formeel geen enkele rechtsgeldigheid. Bij een volgende vergadering wordt meestal het conceptverslag besproken en (eventueel na enkele correcties/aanvullingen) formeel vastgesteld. Vanaf de vaststelling van het verslag is het verslag rechtsgeldig, waarbij de verantwoordelijkheid voor de juistheid van het verslag wordt gedragen door de gehele vergadergroep.
Mocht het nodig (of gewenst!) zijn dat een reeds vastgesteld verslag tóch nog gewijzigd wordt, dan moet dit besproken en besloten worden in een vergadering van deze vergadergroep. Zo blijft de verantwoordelijkheid voor de juistheid van het verslag steeds bij de vergadering als groep.
Welke verantwoordelijkheid heeft dan de notulist? De taak van de notulist is om het conceptverslag zodanig op te stellen dat het verslag bij de volgende vergadering met zo min mogelijk aanpassingen kan worden vastgesteld.
Wat is de bewaartermijn voor notulen en besluitenregisters?
Er zijn geen aparte regels voor de bewaartermijn van notulen en besluitenlijsten. Mogelijk is er een bepaling hierover opgenomen in de statuten of in een reglement van de organisatie, maar dit gebeurt zelden.
Notulen moeten tenminste bewaard blijven zolang deze relevant zouden kunnen zijn. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met eventuele toekomstige ontwikkelingen. Daarnaast speelt natuurlijk ook een rol wat de status is van de vergadering. Zo zal bij een werkoverleg de bewaartermijn korter zijn dan bij een gemeenteraadsvergadering.
Als er notulen worden gemaakt, worden deze de volgende vergadering besproken. Eventuele correcties worden in het nieuwe verslag weergegeven. Moet de tekst van de oorspronkelijke notulen ook worden aangepast?
Tijdens het bespreken van de voorgaande notulen worden alle tekstuele en inhoudelijke correcties genoteerd in het verslag. Er zijn organisaties waar de werkwijze is dat de voorgaande notulen dan ook daadwerkelijk worden aangepast. Wel is het dan gebruikelijk dat de notulen van de vorige vergadering bij deze gelegenheid formeel niet worden vastgesteld. Dat gebeurt dan namelijk tijdens de daarop volgende vergadering, waarbij het gecorrigeerde verslag dus nogmaals aan de orde moet komen!
Ter verduidelijking het volgende voorbeeld. Stel: er is elke maand een vergadering. Het verslag van januari wordt besproken in de vergadering van februari. Daarbij wordt afgesproken dat het verslag van januari op enkele punten moet worden aangepast. Dat gebeurt dan ook daadwerkelijk en het verslag wordt opnieuw besproken (en vastgesteld) in de vergadering van maart.
Je ziet dat het zo best een tijd kan duren voordat het verslag formeel wordt vastgesteld. Veel organisaties nemen er genoegen mee wanneer eventuele correcties alleen worden genoemd in de notulen van de volgende vergadering, zonder dat het oorspronkelijke verslag ook daadwerkelijk wordt aangepast. Nadeel van deze werkwijze is dat het definitieve verslag als zodanig niet bestaat, maar dat de lezer dit moet samenstellen uit het eerste verslag, aangevuld met de bespreking van het verslag in de volgende vergadering. Dit kan natuurlijk weer gemakkelijk leiden tot onduidelijkheden, verschil van mening etc.
Er is kritiek op mijn notulen en ik weet dat deze helemaal niet terecht is. Mag ik hier tijdens de vergadering wat van zeggen?
Opmerkingen ten aanzien van de notulen moet je niet opvatten als kritiek op jou als persoon. Ten eerste is de vergadering verantwoordelijk voor de inhoud van het verslag en niet jij. Daarom worden de notulen meestal formeel vastgesteld tijdens een vervolgvergadering. Ten tweede is het mogelijk dat men besloten heeft om zaken uiteindelijk anders of zelfs geheel niet in het verslag op te nemen. Het is zelfs mogelijk dat de deelnemers van de vergadering dit vooraf met elkaar hebben afgesproken! In beide gevallen heeft het aangaan van een discussie dus weinig zin en het is ook niet de taak van de notulist.
Hoe kan ik oefenen met het notuleren?
Je kunt goed oefenen met behulp van de televisie. Geschikt zijn bijvoorbeeld de discussies in consumentenprogramma's zoals Radar en Kassa, waarbij een gedupeerde burger in gesprek is met een manager van een groot energiebedrijf over de fouten in de jaarafrekening (om maar een voorbeeld te noemen). Discussies in programma's als Het Lagerhuis zijn veel moeilijker. Via de website www.uitzendinggemist.nl zijn dit soort programma's goed opnieuw te bekijken.
Nog beter is het wanneer je kunt oefenen met het notuleren van echte vergaderingen, bijvoorbeeld als tweede notulist. Kijk of er in je werksituatie hiervoor mogelijkheden zijn. Je leert er veel van wanneer je jouw verslag vergelijkt met het verslag van de andere notulist.
Ik notuleer sinds enige tijd altijd op de laptop. Nu heb ik gehoord dat er sjablonen bestaan. Ik wil graag weten of u hier ervaring mee heeft en waar deze sjablonen te koop zijn.
Bij onze cursus Notuleren met de Laptop krijgen de cursisten ook een notuleersjabloon dat in de eigen werksituatie toepasbaar is. Hierbij worden aan MS Word een aantal functies (sneltoetsen) toegevoegd die bijzonder handig zijn voor het notuleren met de laptop. Tijdens de cursus leer je ook hoe dit sjabloon te gebruiken.
Sjablonen kan je ook speciaal laten ontwikkelen. Dat is maatwerk, het kost wel wat, maar dan heb je iets dat is afgestemd op je eigen behoefte/werksituatie. Denk aan opmaak, indeling, et cetera.
Voor beide onderwerpen kan je terecht bij Het Notuleercentrum.
Ik notuleer vaak met de laptop (Word) en ik werk altijd met een besluitenlijst. Nu geef ik in het verslag besluiten aan met een pijltje en een nummer. Na afloop kopieer ik de besluiten en plak ik deze in een verzamelbesluitenlijst. Is er een handigheidje in Word waarmee dit automatisch kan?
Word heeft natuurlijk de functies kopieëren (Ctrl+C) en plakken (Ctrl+V) die kunnen helpen. Verder zou de functie 'Vensters splitsen' van pas kunnen komen. Daarmee kan je tegelijk verschillende delen van je document in beeld hebben, bijvoorbeeld het verslag en de verzamelbesluitenlijst. In de cursus Notuleren met de Laptop wordt gewerkt met een notuleersjabloon, dat speciale functies heeft om te werken met actielijsten en besluitenlijsten. Dit notuleersjabloon kan worden toegepast in de eigen werksituatie.
Moeten altijd alle aan- en afwezigen vermeld worden? Moet er ook de reden van afwezigheid bij vermeld worden?
In de notulen moet je alle aanwezigen vermelden. Wanneer dit een grote groep is, dan kan je eventueel een presentielijst laten rondgaan en deze als bijlage bij het verslag voegen. In de kop van het verslag zet je dan: 'Aanwezig: zie bijlage'.
Ook alle afwezigen moeten vermeld worden. Daarbij wordt soms een onderscheid gemaakt naar 'met kennisgeving' en 'zonder kennisgeving'. De reden van de afwezigheid wordt niet in de presentielijst vermeld. In bijzondere gevallen kan bij de opening/mededelingen vermeld worden waarom bepaalde mensen afwezig zijn, maar dit vind je meestal alleen bij de zeer uitgebreide verslagvormen terug.
De vermelding van de aanwezigen en de afwezigen is belangrijk omdat hieruit kan worden afgeleid of de genomen besluiten rechtmatig zijn. Voor veel bijeenkomsten moet een quorum gehaald worden, bijvoorbeeld: er moeten ten minste 50% van de leden aanwezig zijn. Alleen als het quorum gehaald wordt, zijn de besluiten ook rechtsgeldig.
Hoe houd ik bij een grote vergadergroep bij wíe wát heeft gezegd?
Ik ben pas nieuw bij een bedrijf en moet voor een bepaalde afdeling notuleren. In totaal zijn er zo'n 20-30 personen bij betrokken, waarvan ik de namen nog niet allemaal weet. Aangezien in de (vorige) notulen vaak de namen genoteerd werden zou ik willen weten hoe ik dit het beste kan oplossen? Ik vind het een beetje kinderlijk om aan de mensen te vragen om een naambordje te gebruiken. Zijn er alternatieven?
Je zou een presentielijst kunnen laten rondgaan. Is het een wat meer formele vergadering, dan kan je beter vooraf aan de voorzitter vragen of hij de presentielijst wil laten rondgaan.
Verder moet je in je aantekeningen goed bij houden wíe wát heeft gezegd. Je kunt het beste een plattegrondje tekenen met de vergadertafel en de deelnemers daaromheen. Geef elke deelnemer een nummer. Begin met de voorzitter (= nummer 1) en ga dan linksom verder met nummeren (2, 3 enz.).
In je aantekeningen noteer je dan niet de naam van de spreker, maar alleen het nummer. Dit gaat veel sneller. En na afloop van de vergadering kan je dan van elk stukje de bijbehorende naam opzoeken.
Bestaan er stenotekens ook voor cijfers van 1 tot 10?
Voor de cijfers gebruikt men de normale cijfers (0, 1, 2, 3 etc.). Onder de cijfers zet je dan een streepje om verwarring te voorkomen met stenografische tekens. Voor 'duizend' bestaat wel een apart teken (dus geen drie nullen).
Zijn de stenotekens in alle talen gelijk?
In principe zijn de stenografische tekens in het Nederlands hetzelfde als de stenografische tekens in het Frans, Duits, Engels, Spaans en Italiaans. Je kunt dus steno toepassen in alle talen die je zelf beheerst.
Wel zijn er specifieke lettercombinaties per taal (denk aan "th" in het Engels) op een bepaalde taaleigen manier te verkorten in het steno. Met deze taaleigen verkortingen kan je je snelheid in die taal nog meer verhogen. Het gebruik van taaleigen verkortingen is echter niet noodzakelijk, want ook zonder deze taaleigen verkortingen kan je goed stenograferen (alleen haal je dan niet het onderste uit de kan wat snelheid betreft).
Hoe veel tijd staat er gemiddeld voor het uitwerken van notulen?
De tijd die nodig is voor het uitwerken van het verslag is afhankelijk van veel factoren. Natuurlijk is de gewenste verslagvorm van grote invloed. De meest voorkomende verslagvorm is het ’verslag op onderwerp’ en het ’verslag op spreker’. Een uitleg over deze verslagvormen en hoe de juiste verslagvorm te bepalen, vind je elders op deze website.
De benodigde tijd voor het uitwerken van het verslag is ook sterk afhaneklijk van de persoonlijke eigenschappen, de kennis en vaardigheden van de notulist. Een beginnende notulist kan bijvoorbeeld per vergaderuur twee uur nodig hebben voor het uitwerken van een beknopt verslag. Een meer ervaren notulist doet dit veel sneller. Er zijn notulisten die met de laptop werken en al tijdens de vergadering het grootste deel van het verslag hebben uitgewerkt.
Wist je dat door een goede voorbereiding van de notulist de benodigde tijd voor het uitwerken van het verslag sterk kan worden verkort? Een half uurtje voorbereiding scheelt soms al uren uitwerktijd!
Hoe is de volgorde in de notulen van het besprokene?
Deze vraag werd gesteld: "Tijdens mijn laatste vergadering werd de aanwezigen eerst de gelegenheid gegeven hun mening te geven op een bepaald stuk. Nadat alle aanwezigen dat gedaan hadden, kreeg de maker van dit stuk pas gelegenheid om te reageren en antwoorden te geven. Houd ik die volgorde ook aan in de notulen of noem ik na elke vraag het antwoord van de maker?"
Het antwoord op deze vraag is sterk afhankelijk van de verslagvorm!
Wanneer je een woordelijk verslag maakt, dan is het duidelijk. Je schrijft de dingen op in de volgorde waarin ze gezegd zijn.
Als je een verslag op onderwerp maakt, dan maak je van het gehele agendapunt één samenvatting. Daarin is meestal niet meer precies te zien wie wélke dingen heeft gezegd. De volgorde waarin de dingen in het verslag aan de orde komen, is afhankelijk van de keuze van de notulist. Hij zorgt voor de meest logische opbouw in de tekst van het verslag.
Als je een verslag op spreker maakt, dan maak je per agendapunt van elke spreker een samenvatting van diens bijdrage. De volgorde waarin de dingen gezegd zijn, hoeft dan niet gelijk te zijn aan de volgorde in het verslag. De taak van de notulist is steeds om een duidelijk verslag te maken van wat er is besproken, ook voor die mensen die bij de vergadering niet aanwezig waren.
Moeten in de notulen de ingekomen stukken ook weer vermeld worden (zoals op de agenda), of kan ik volstaan met: "er wordt kennis genomen van de ingekomen stukken"?
In de notulen moeten de ingekomen stukken ook weer vermeld worden en eventueel (kort) de afspraken naar aanleiding van deze stukken.
Je vermeldt dus bijvoorbeeld:
Ingekomen:
Uitgegaan:
Waaraan moeten notulen voldoen willen zij inderdaad 'notulen' mogen heten?
De volledige vraag luidde: Al enige jaren ben ik secretaris van het bestuur van een vereniging. Als zodanig behoort het tot mijn taak de vergaderingen, eens per maand, te notuleren. Ik ben niet speciaal onderlegd, dus ik houd het simpel: ik schrijf alles op. Daarna werk ik het uit tot een verhaal met kop, midden en staart, per onderwerp. Mijn medebestuurders beschouwen dat als breedsprakig en zouden het liefste zien dat de notulen zich beperkten tot een actie- en besluitenlijst, bij voorkeur in Excel. Ik ben van mening dat dat geen inzicht biedt in wat zich tijdens de vergadering heeft voorgedaan en wat er gezegd is door wie, zeker niet als de notulen na langere tijd nog eens worden geraadpleegd. Jaarlijks moet ik de notulen overleggen aan de accountant en tekenen voor de juistheid en volledigheid ervan. Daar til ik zwaar aan. Kortom: waaraan moeten notulen voldoen willen zij inderdaad 'notulen' mogen heten?
Als de vereniging een reglement heeft of een statuut, dan staat daarin vermeld welke verslagvorm er moet worden gehanteerd. In het algemeen is het zo, dat accountants de gegevens in de verslagen op juistheid moeten kunnen controleren in verband met het financiële beheer. Daarvoor is op zijn minst een verslag nodig waarin de aan- en afwezigen vermeld staan en per agendapunt een samenvatting wordt gegeven van in ieder geval de conclusies en de besluiten.
Tijdens de vergadering heeft iemand iets gezegd in een emotionele bui. De persoon heeft later een email gestuurd aan alle deelnemers met excuses. Is het verstandig om wat er gezegd is in de notulen vast te leggen?
Het verslag is objectief en moet vanuit een een neutrale positie worden geschreven. Hoewel de gemoederen verhit kunnen raken in een vergadering, horen beschrijvingen van emoties niet thuis in een verslag.
Voorbeeld: "Er is geen overeenstemming bereikt" in plaats van: "Er zijn grote meningsverschillen".
Bestaat er een wettelijke termijn voor het uitwerken van notulen?
Een maand geleden was er een vergadering van de vereniging van eigenaren van onze woningen. Ik ben bestuursvoorzitter. Voor het notuleren hebben wij een beheersmaatschappij in dienst. Wij hebben echter nog steeds geen uitgewerkte notulen ontvangen. Mijn vraag is: staat er een wettelijke termijn voor het uitwerken van notulen? (bijvoorbeeld: 1 maand na de vergadering moeten de uitgewerkte notulen bij alle eigenaren binnen zijn ter controle).
Voor het notuleren bestaan eigenlijk helemaal geen wettelijke regels, dus ook niet voor de termijn waarop het verslag klaar moet zijn. Je zou wel kunnen kijken wat de statuten zeggen over het notuleren. Ook in het huishoudelijk regelement kunnen hierover bepalingen zijn opgenomen.
Het is belangrijk dat het (concept)verslag spoedig na de vergadering beschikbaar is. De notulist weet kort na de vergadering nog het beste wat er besproken is. Na verloop van tijd neemt het geheugen af, en wordt het steeds moeilijker om een goed verslag te maken.
Vaak worden de notulen door een secretaresse van het bedrijf (of van de organisatie) gemaakt. Het tijdig aanleveren van notulen is dan een onderdeel van de werkafspraken. Duurt het te lang, dan zal haar leidinggevende de secretaresse hierop aanspreken.
In de situatie van jullie VVE wordt het notuleren uitbesteed aan een extern bedrijf. Ik neem aan dat hieraan een overeenkomst ten grondslag ligt. In deze overeenkomst kunnen ook afspraken zijn opgenomen over het 'service level', bijvoorbeeld hoe snel de conceptnotulen worden aangeleverd, en welke kwaliteitscriteria aan het verslag gesteld mogen worden.
Ook bij Het Notuleercentrum kan het notuleren worden uitbesteed, en inderdaad maken veel VVE's hier gebruik van. Wij maken vooraf heldere afspraken over de gewenste verslagvorm en de termijn waarop het verslag af is. De opdrachtgever ontvangt het verslag altijd binnen 5 werkdagen, meestal zelfs wat eerder.
Er is me verteld dat meningen van aanwezigen bij een vergadering niet mogen worden beschreven in de notulen. Klopt dit?
Er is me verteld dat meningen van aanwezigen bij een vergadering niet mogen worden beschreven in de notulen. Klopt dit? Hoe wordt een discussie dan beschreven? Of worden alleen besluiten vermeld? Dan ontstaat vervolgens wel eens de situatie waarin de leidinggevende iets besluit, zonder dat de overige aanwezigen het hiermee eens zijn maar dit wel als afdelingsbesluit de organisatie in gaat. Hoe leg je dit netjes, maar wel degelijk vast in de notulen?
Het is een misverstand dat er geen meningen van aanwezigen in notulen beschreven mogen worden. Notulen zijn een weergave van wat er is besproken, en de mening van de aanwezigen kan daar juist een belangrijk onderdeel van zijn!
Wel moet je goed rekening houden met de verslagsoort die je maakt. In woordelijke notulen wordt grofweg alles opgenomen wat er is gezegd, en dat is natuurlijk inclusief de meningen van de deelnemers.
In een verslag op spreker maak je per agendapunt een samenvatting van de bijdrage van alle deelnemers. Je maakt dus van iedere deelnemer duidelijk welke standpunten zijn ingenomen.
In een verslag op onderwerp maak je per agendapunt een samenvatting van wat er is besproken, waarbij meestal de nadruk ligt op de gemaakte afspraken. Vaak wordt wel aangeduid wat de belangrijkste argumenten zijn voor dit besluit, maar wordt niet de hele voorgaande discussie weergegeven.
Voor meer uitleg over de verschillende verslagsoorten zie www.notuleren.nl/verslagvormen.asp.
In je vraag beschrijf je de situatie waarin tijdens de vergadering de leidinggevende een besluit neemt/mededeelt aan de afdeling; de afdeling is het eigenlijk niet eens met het besluit. Je zou dit zo kunnen noteren (verzonnen voorbeeld): "De heer Jansen deelt mee dat vanaf vandaag op de werkplek niet meer gerookt mag worden." Wil je benadrukken dat de medewerkers het hier niet mee eens zijn, dan kun je er aan toevoegen: "Ondanks de bezwaren van de afdelingsmedewerkers blijft de heer Jansen bij zijn besluit."
Zijn er ook richtlijnen voor het weergeven van de personen in het verslag. Bij ons is het de gewoonte om bovenaan het verslag bij de aanwezigen de mensen voluit te benoemen met naam, voorletter en de heer of mevrouw. In het verslag zelf (voor intern gebruik) gebruiken we alleen de achternamen. Is dit conform de regels of zouden we in het verslag ook mevrouw of de heer moeten toevoegen aan de naam?
Er zijn geen formele regels voor de weergave van namen. Men kan het beste aansluiten bij de stijl van de vergadering. Bij een formele gemeenteraadsvergadering zul je schrijven: "De heer Jansen (CDA) merkt op dat...". En bij een informeel werkoverleg misschien "Piet vindt dat...". Wel moet er in de kop van het verslag duidelijk staan wie er aanwezig zijn.
Kan ik fouten in mijn notulen nog aanpassen?
Ik heb notulen gemaakt en deze zijn al rondgestuurd. Maar ik zie nu dat ik er een afspraak verkeerd in heb gezet. Hoe moet ik dan verder, wat zijn de stappen die ik moet ondernemen om het aan te passen?
Als er belangrijke fouten staan in de conceptnotulen die je al aan de deelnemers hebt gestuurd, dan zou je een e-mailbericht kunnen sturen aan de deelnemers waarin je iedereen attendeert op de gemaakte fout. Je kunt eventueel de fout ook aanpassen in de conceptnotulen en deze als bijalge met het bericht meesturen.
De volgende vergadering worden de conceptnotulen besproken. Het is dan erg belangrijk dat iedereen op dat moment dezelfde versie van de notulen bespreekt! Het moet duidelijk zijn welke versie van de notulen wordt vastgesteld.
Om verwarring te voorkomen is het in sommige gevallen beter om geen aangepaste conceptnotulen te maken! Tijdens de volgende vergadering worden dan de conceptnotulen (met de fout er in) besproken. Bij de bespreking van dit agendapunt zal de tekst gewijzigd worden, en zo zal uiteindelijk het correcte verslag vastgesteld worden.
Wanneer iemand later een vergadering binnenkomt, hoe verwerk ik dat dan in de notulen? En wanneer dat vermeld dient te worden in de tekst, waar wordt diegene vermeld onder 'Aan- en afwezigen'?
Het meest efficiënt is de volgende manier van werken.
Bij het maken van het verslag zet je in de kop van het verslag bij "Aanwezig" achter de naam van de persoon/personen die zich later bij de vergadering voegen, het tijdstip van binnenkomst.
Bijvoorbeeld:
Aanwezig: de heer P. Jansen (vanaf 15.30 uur)
In het verslag zet je op het punt waar de heer Jansen binnenkomt:
De heer Jansen voegt zich bij de vergadering.
Zodoende is altijd en voor iedereen duidelijk welk inhoudelijk gedeelte de heer Jansen niet heeft bijgewoond.
Wat kunt u iemand aanbevelen, die nog nooit genotuleerd heeft en een vergadering voor de directeur moet notuleren?
Het is natuurlijk lastig om een vergadering te notuleren zonder ervaring te hebben. Om te beginnen zou ik verslagen doorlezen die eerder door notulisten zijn gemaakt. Ook een gesprekje met de notulist die eerder deze taak heeft gehad, werkt verhelderend.
Andere tips die ik nog kan geven zijn: overleg vooraf met de directeur over hoe uitgebreid hij het verslag wil en of het een verslag op onderwerp of spreker moet worden. Verder is belangrijk na te gaan wat hij wil bereiken (doelstellingen) met de verschillende agendapunten (ter info, ter besluitvorming, ter meningsvorming etc). Als hij jou namelijk vertelt wat hij wil en verwacht tijdens de vergadering, wordt het voor jou makkelijker om te notuleren.
Voor de rest is het een kwestie van uitproberen en vragen om feedback van de directeur op het conceptverslag.
Een laatste belangrijke tip: vraag of je een ondersteunende cursus Notuleren mag volgen, als je wat ervaring hebt opgedaan. Op onze website vind je hier informatie over. Onze cursussen zijn kort en prijstechnisch voordelig. Tijdens de cursus krijg je meer verdieping en praktijkgerichte adviezen om je notuleertaak te verlichten. Je zult zien: daarna voel je je een stuk zekerder als notulist!
Waar moet je als notulist op letten bij de keuze van je zitplaats?
Een plaats direct rechts naast de voorzitter is meestal de beste keuze. De vergaderaars spreken veelal in de richting van de voorzitter en zo kan je alles goed horen. Als je met de laptop notuleert moet je ook rekening houden met de lichtinval en de plaats van stopcontacten.
Moet een notulist altijd alle vergaderstukken ontvangen?
Een goede zaak is dat de notulist over alle vergaderstukken kan beschikken. Als een deelnemer naar de tekst uit een vergaderstuk verwijst, dan kan het voor het goede begrip noodzakelijk zijn dat de notulist dit naleest. Het is echter niet zo dat de notulist vooraf alle vergaderstukken moet doornemen. In het algemeen is het voldoende als de notulist over de vergaderagenda en het verslag van de vorige vergadering beschikt. Deze stukken moeten altijd vooraf goed bestudeerd worden. De overige vergaderstukken kan je eventueel achteraf raadplegen, wanneer je dit noodzakelijk acht om een goed verslag te maken.
Wat is de taak van de voorzitter tijdens een vergadering (met betrekking tot de notulen)?
De voorzitter heeft eigenlijk geen specifieke taken met betrekking tot de notulen.
De taken van de voorzitter liggen op het gebied van het leiden van de vergadering. Een goede voorzitter vat aan het einde van elk agendapunt samen wat er is besproken en wat er is afgesproken. Hiervan maak je als notulist natuurlijk gebruik! Helaas heb je in de praktijk niet altijd te maken met zo'n 'ideale' voorzitter.
De voorzitter was afwezig en daarom zat iemand anders van het bestuur de vergadering voor. Noem ik die persoon dan plaatsvervangend voorzitter of zijn hier andere gebruiken voor? Noem ik het bijvoorbeeld bij de opening dat de voorzitter vervangen werd door een ander?
Kennelijk gaat het hier om een vereniging. Een vereniging heeft een voorzitter. Het is vaak gebruikelijk dat deze voorzitter dan ook de voorzitter is van de bestuurs- en ledenvergaderingen, maar noodzakelijk is dit niet. In de statuten staat meestal wie de voorzitter is van de vergaderingen, en hoe de vervanging is geregeld.
Als in notulen staat: "De voorzitter opent de vergadering", dan wordt hiermee altijd de voorzitter van de vergadering bedoeld (dus niet 'de voorzitter van de vereniging'). Wel moet in de kop van de notulen duidelijk zijn aangegeven wie de voorzitter is van de vergadering.
Is het verstandig dat de voorzitter ook als notulist fungeert?
Zowel het voorzitten van een vergadering alsook het notuleren kost veel aandacht. Voor de meeste mensen is dit al een volledige taak. Voor goede notulen is het dus raadzaam om geen andere taken erbij te hebben.
Ook zal men zich bij een voorzitter-notulist versterkt afvragen of de notulen wel een objectieve weergave zijn van wat er besproken is.
Heeft u ook een vraag? Stel uw vraag en u ontvangt snel een deskundig antwoord!