(Webversie)
Nieuwsbrief Notuleren nummer 9, september 2008
Introductie De vakanties zijn achter de rug en de zomer is alweer bijna voorbij, dus zo langzaamaan moet er ook weer vergaderd worden. Geen vergadering is echter compleet zonder een verslag hiervan. In deze nieuwsbrief daarom enkele tips en wetenswaardigheden over het notuleren. Als expert op het gebied van notuleren hebben we natuurlijk goede notulisten in dienst. Lees over de ervaringen van een beroepsnotulist. Ook vind je hier een aantal praktische tips voor het werken met geluidsopnameapparatuur. Wil je notuleren maar je weet niet hoe? Bij ons kan je gedegen cursussen volgen op dit gebied. En onder degenen die zich inschrijven voor een cursus verloten we nog een leuke verrassing. Je reactie is van harte welkom. .::. Performa beurs Het Notuleercentrum presenteert zich op 8 en 9 oktober op de Performa beurs in Utrecht. De beurs is hét vakevenement voor de HR-professional en interessant voor iedereen die direct of indirect met personeel te maken heeft. Schrijf nu in en haal een gratis USB-stick van 2gb op bij onze stand. Als u onze stand bezoekt komt u tevens in aanmerking voor een aantrekkelijke beurskorting voor onze cursussen en diensten. Management Support Event Voor het derde jaar op rij is Het Notuleercentrum in november op het Management Support Event te vinden. Op deze vakbeurs voor secretaressen en managementondersteuners kun je kennismaken met de diensten en cursussen van Het Notuleercentrum. Ook bij het Management Support Event laten we de bezoekers graag profiteren van een aantrekkelijke beurskorting. .::. Een kijkje in de keuken van een beroepsnotulist Interview met Maureen, notulist van Het Notuleercentrum. Maureen, jij werkt als notulist. Wat bracht jou op het idee om van notuleren je vak te maken? Ik had ervaring met notuleren, plezier in schrijven en een parttime baan nodig om mijn cursus wetenschapsjournalistiek te financieren. Ik wil namelijk op de lange termijn wetenschapsjournalist worden. Dat je als notulist veel met taal bezig bent is voor mij nu ideaal. Wat ervaar jij als een van de leuke kanten van notuleren, en wat als een van de minder leuke kanten? Ik vind het erg leuk om verschillende bedrijven en organisaties van binnenuit te zien en te zien hoe besluitvormingsprocessen verlopen. Notuleren voor verschillende klanten maakt het werk heel afwisselend. Lastiger vind ik het wanneer ik weinig of geen verstand heb van het onderwerp. Maar tegelijkertijd is dit dan ook weer een uitdaging. Wat is het leukste dat je eens hebt meegemaakt bij een notuleeropdracht? Ik heb een keer genotuleerd bij een workshop over de toekomst van een grote Nederlandse stad. De bijeenkomst was in een prachtig café. Ik werd zeer gastvrij ontvangen en vond het ontzettend leuk om specialisten (architecten, stadsvernieuwers, IT-ers enzovoort) hun ideeën te horen vertellen en te horen hoe binnensteden er waarschijnlijk uit zullen zien over zo'n 20 jaar. Ook vind ik het leuk om bij een vergadering over een onderwerp dat in het nieuws is te notuleren. Je weet dan al meer dan er in het nieuws naar voren komt. Natuurlijk moet je dit wel voor je kunnen houden! Heb je een bepaald soort overleg dat tot je favorieten behoort? Workshops en brainstormen zijn mijn favoriete overleggen. Ik denk dat dit komt doordat hierbij vaak heel creatieve ideeën naar boven komen en ik het leuk vind om die georganiseerd op papier te zetten. Welke tip wil je de lezers van de nieuwsbrief meegeven waarmee ze hun notulen kunnen verbeteren? Zorg dat je methodisch notuleert: blijf je elke keer bewust van de gewenste verslagvorm en houd de richtlijnen daarvan in je achterhoofd. Dat geeft gelijk al structuur aan je conceptnotulen. De notuleermatrix is daarbij een handig hulpmiddel. Ook van notuleren je vak maken? Wij zijn doorlopend op zoek naar notulisten voor vergaderingen bij diverse opdrachtgevers. Lijkt deze afwisselende baan jou interessant en wil je weten of je hiervoor in aanmerking komt? Lees meer .::. Cursusrooster 2009 Toe aan een nieuwe uitdaging? Wij hebben een ruim aanbod aan notuleercursussen. Denk hierbij aan een cursus gericht op het notuleren zelf, maar ook notuleren op de laptop of notuleren in het Engels. Onder leiding van een vakkundig docent leer je snel de kneepjes van het vak. Ons nieuwe cursusrooster is nu online te raadplegen! Het aantal locaties is weer toegenomen. Sinds enige tijd kunnen cursisten ook terecht in de Remonstrantse Kerk in Groningen en Conferentieoord Rolduc in Kerkrade. Ook in Amsterdam Centrum en Arnhem kunnen onze cursussen worden gevolgd. Interesse? Onder degenen die zich tussen 2 en 10 september inschrijven voor een cursus worden drie Notuleercentrum-taarten verloot. Een welkome afwisseling tijdens een vergadering! .::. Werken met geluidsopnamen Soms is het handig om van een vergadering een geluidsopname te maken, bijvoorbeeld wanneer de materie vrij onbekend is, de informatiedichtheid erg hoog is of wanneer je nog niet zoveel ervaring hebt als notulist. Enkele praktische tips: Vraag altijd vooraf aan de voorzitter of er bezwaar is tegen het maken van een geluidsopname. Zeg erbij dat de opname alleen wordt gebruikt voor het maken van het verslag. Zorg ervoor dat je op tijd in de vergaderruimte aanwezig bent zodat je een goede opstelling kunt kiezen voor de apparatuur. Let op dat niemand over de snoeren kan struikelen; neem eventueel een kabelhaspel mee. Zorg er voor dat er voldoende vrije geheugenruimte is en dat er in de recorder alvast een map leeg is gemaakt voor je opname. Gebruik voor een vergadering van meer dan tien personen twee extra microfoons en stel deze zo op dat er zo weinig mogelijk geluidshinder van andere apparatuur (beamer, airconditioning) of gerinkel van kopjes en dergelijke is. Ook mobiele telefoons in de nabijheid (al is het geluid uit gezet) kunnen de opname verstoren. Noteer in elk geval bij het begin van elk agendapunt de tellerstand zodat je later makkelijk bepaalde passages van de vergadering terug kunt vinden. Vergeet niet de recorder op tijd aan te zetten, want juist in het begin doet de voorzitter vaak al een aantal mededelingen die voor je verslag van belang zijn (zoals het opnoemen van namen van mensen die zich hebben afgemeld). Ook na een pauze kun je makkelijk vergeten om de recorder op tijd aan te zetten! .::. Engelse vergadertermen In steeds meer organisaties neemt de Engelse taal de overhand. De in- en externe communicatie vindt steeds meer in het Engels plaats en daarom zullen de vergaderingen ook in deze taal gehouden worden. Dit vereist nieuwe vaardigheden van een secretaresse. De vraag naar notuleercursussen in het Engels neemt toe. De gewoonten en de gebruikte termen zijn in Engelse notulen nogal verschillend van het Nederlands. Wil je goed beslagen ten ijs komen, dan is de cursus Notuleren in het Engels een must. Onderstaand een voorproefje om je op weg te helpen als je voor het eerst een verslag in het Engels op moet stellen. Minutes - notulen Chair - voorzitter Adoption of the agenda - vaststelling van de agenda Approval of the minutes - vaststelling van de notulen Any other business - w.v.t.t.k. of rondvraag Meer Engelse vergadertermen.		Het Notuleercentrum is dé notuleerexpert in Nederland Het Notuleercentrum bevordert een kwalitatief hoogwaardige verslaglegging door het beschikbaar stellen van kennis en expertise op het gebied van het notuleren, en door het bieden van diverse diensten en producten op dit gebied.
		Wilt u reageren op deze nieuwsbrief of heeft u opmerkingen over www.notuleren.nl, mail dan naar de redactie: redactie@notuleren.nl.
Deze nieuwsbrief wordt verzonden naar relaties van Het Notuleercentrum. U kunt zich hier afmelden. Heeft u vragen, bel dan naar (030) 252 4000. © Het Notuleercentrum bv 2008