Een ervaren notulist zal bij het opstellen van notulen bij elk agendapunt een bepaalde structuur aanbrengen. Deze structuur kan worden weergegeven in het schrijfkader dat bij het agendapunt hoort. Of anders gezegd: een schrijfkader zorgt ervoor dat elk agendapunt een logische opbouw heeft en dat je alle essentiële informatie in de notulen opneemt.
Een schrijfkader geeft aan welke informatie in je notulen komt, in welke volgorde en wat het onderlinge verband hiertussen is. Een schrijfkader bestaat vaak uit de eerste paar woorden van de kernzinnen uit het agendapunt. Een voorbeeld:
|
(naam agendapunt) De belangrijkste argumenten voor het eerste voorstel zijn … en … . Anderzijds … Na zorgvuldige afweging van … wordt besloten om …. |
Bij het opstellen van de notulen gebruik je het schrijfkader als basis voor de tekst van elk agendapunt. Je neemt het schrijfkader over in je verslag en vult de lege plaatsen in. Voor beknopte notulen beperk je jezelf tot de essentie, terwijl je voor uitgebreide notulen nog aanvullende informatie kunt weergeven (zoals meer toelichting, achtergronden etc).
Voor elk agendapunt kies je een geschikt schrijfkader. Zijn er 8 agendapunten, dan gebruik je meestal ook evenveel schrijfkaders.
Voor alle vaste agendapunten zijn er vaste schrijfkaders, dus die keuze is eenvoudig. Voor de variabele agendapunten is het noodzakelijk dat je het verloop van de agendapunten tijdens de vergadering goed analyseert. Hieruit kun je afleiden welk schrijfkader je moet toepassen. Er zijn veel verschillende mogelijkheden voor schrijfkaders: een beperkt aantal komt zeer vaak voor, terwijl andere weer nauwelijks zullen voorkomen.
Een ervaren notulist herkent al snel welk schrijfkader gebruikt kan worden, doorgaans al tijdens de vergadering! Een ervaren notulist zal dan al tijdens de vergadering het schrijfkader in gedachte houden en de aantekeningen zodanig structureren dat deze snel in het schrijfkader kunnen worden geplaatst.
Met schrijfkaders kun je veel efficiënter je notulen opstellen. Je hebt hiervoor een laptop of een iPad nodig. Voor de vergadering analyseer je de vergaderagenda en bij elk agendapunt kies je al het te gebruiken schrijfkader. Je moet wel over flink wat ervaring beschikken om steeds het juiste schrijfkader te kiezen. Eventueel kun je ook in een korte voorbespreking met de voorzitter nog meer duidelijkeheid krijgen.
De truc is nu dat je vooraf al bij elk agendapunt het juiste schrijfkader in je document zet! Op die manier hoef je tijdens de vergadering alleen nog de lege plaatsen aan te vullen! Zo kun je drastisch tijd besparen bij het uitwerken van je notulen!
Niet voor alle situaties zijn er kant en klare schrijfkaders beschikbaar. Gelukkig is het niet moeilijk om zelf schrijfkaders te maken! Stel daarom je eigen collectie samen. Voor elke situatie die je regelmatig tegenkomt in vergaderingen maak je een apart schrijfkader. Enkele tips:
Je zult merken dat je in je collectie ongveer 5 tot 10 schrijfkaders nodig hebt.