De essentie herkennen
Als notulist probeer je de essentie van de besproken onderwerpen zo goed mogelijk weer te geven. Maar: wat is nu eigenlijk de essentie van een vergadering?
Over hoofd- en bijzaken
Een goede notulist kan de hoofdzaken en bijzaken perfect onderscheiden. Samenvattende notulen moeten in elk geval de hoofdzaken bevatten, want hoofdzaken zijn belangrijker dan bijzaken.
Voor het herkennen van de hoofd- en bijzaken bestaan verschillende methoden en technieken. De vier belangrijkste zijn:
- Met behulp van samenvattingen
Een goede voorzitter geeft tussentijds samenvattingen en formuleert conclusies. Hieruit kun je gemakkelijk de hoofdzaken van de besproken onderwerpen afleiden!
Helaas heeft niet elke notulist te maken met zo'n voorzitter.
- Met behulp van herhalingen
In een vergadering gebruiken deelnemers vaak een herhaling om meer 'gewicht' te krijgen. Je kunt er meestal vanuit gaan dat de belangrijke zaken ook wel herhaald worden!
Let op: soms zijn er deelnemers met een stokpaardje: zij herhalen voortdurend een onbelangrijke bijzaak.
- Met behulp van signaalwoorden
Signaalwoorden zijn specifieke woorden die voor de notulist een speciale betekenis hebben. Zij duiden de structuur van de vergadering aan en kondigen zo de belangrijkste passages in de vergadering vooraf aan.
In de cursus Basiskennis Notuleren wordt ingegaan op het herkennen en het gebruik van signaalwoorden.
- Met behulp van methodisch notuleren
Bij het methodisch notuleren wordt bij alle besproken onderwerpen op basis van een analyse van de vergaderkundige doelen de informatie onderverdeeld in hoofd- en bijzaken. De notuleermatrix is hierbij een handig hulpmiddel.
In de cursus Methodisch Notuleren komt het gebruik van de notuleermatrix uitgebreid aan de orde.
Bijzaken in de notulen?
Een volkomen duidelijke zaak is dat de notulen alle hoofdzaken van de besproken onderwerpen moeten bevatten. Met behulp van (een mix van) de vier genoemde technieken zullen ervaren notulisten weinig moeite hebben met het herkennen van de hoofdzaken.
Maar nog veel belangrijker is de vraag: moeten bijzaken worden weergegeven in de
notulen?
Notulen die bestaan uit uitsluitend hoofdzaken
geven meestal niet zo'n goed beeld van de volledige vergadering. Het vermelden
van bepaalde bijzaken kan juist erg functioneel zijn. Zo vergroten zij de
herkenbaarheid van het verslag voor de deelnemers en zijn bijzaken vaak een illustratie of verduidelijking van de besproken hoofdzaken.
Bovendien zijn er enkele bijzaken die uit gewoonte of vanuit procedurele achtergronden vermeld worden. Denk bijvoorbeeld aan het vermelden van de opening en de sluiting van de vergadering, of het vermelden van de rondvraag - ook wanneer er geen punten voor de rondvraag zijn.
Conclusie
Goede notulen bestaan dus met name uit de hoofdzaken (de essentie van de besproken onderwerpen) en worden aangevuld met een aantal bijzaken ter verduidelijking of vanuit procedurele overwegingen.