Agendapunt: Vaststelling notulen

Op de meeste vergaderagenda's staat het agendapunt Vaststelling notulen. Bij dit agendapunt worden de conceptnotulen van de vorige vergadering besproken en in de meeste gevallen ook vastgesteld. Met name voor de notulist is het van groot belang dat dit agendapunt correct in de notulen wordt verwerkt!

Voor het agendapunt Vaststelling notulen worden ook diverse andere aanduidingen gebruikt zoals 'notulen d.d. (datum)', 'goedkeuring verslag' en 'vorige notulen'. De werkwijze tijdens de vergadering kan verschillend zijn. Zo kan de voorzitter vragen "heeft er iemand nog opmerkingen over het verslag?", maar ook kan het zijn dat de notulen pagina voor pagina besproken worden. Bij sommige vergaderingen worden ook alle spelfouten uit het verslag gehaald terwijl bij andere vergaderingen alleen naar de inhoudelijke juistheid wordt gekeken.

Weergave in de notulen

Bij het agendapunt Vaststelling notulen vermeldt de notulist:

Alle inhoudelijke wijzigingen.
Alle redactionele wijzigingen (correcties op het gebied van spelling en grammatica).
De goedkeuring/vaststelling van de notulen.
Belangrijke opmerkingen 'naar aanleiding van'.

Het is belangrijk dat in de notulen de hiervoor aangegeven volgorde wordt aangehouden, dus éérst de inhoudelijke en redactionele wijzigingen, daarna de goedkeuring/vaststelling van de notulen en pas dáárna het geel 'naar aanleiding van'. Het zou namelijk tot misverstanden en verwikkelingen kunnen leiden wanneer de notulen eerst goedgekeurd werden en vervolgens tekstueel en inhoudelijk nog werden aangepast!

Weergave van wijzigingen

Zorg ervoor dat de tekstuele en inhoudelijke wijzigingen altijd eenduidig geformuleerd zijn! De formulering moet zodanig zijn dat er geen discussie over mogelijk is. Voorbeelden:

Pagina 2 (bij 'Begroting'): "De penningmeester geeft aan dat er een groot tekort is" wordt gewijzigd in "De penningmeester geeft aan dat er mogelijk tekorten zullen ontstaan".

of:

In het gehele verslag wordt "de heer De Bruin" vervangen door "de heer De Bruijn".

of:

Pagina 7: De alinea "In het geval van ernstige conflicten ..... tot aan de allerhoogste rechterlijke instantie." komt volledig te vervallen.

Weergave van de vaststelling

Het kan zijn dat tijdens de vergadering het verslag niet kan worden vastgesteld, bijvoorbeeld omdat het quorum niet aanwezig is om dit besluit te nemen of omdat men het niet eens kan worden over de noodzakelijke aanpassingen. In dit geval vermeldt de notulist expliciet dat de notulen niet zijn vastgesteld.

De vergadering besluit om de conceptnotulen niet vast te stellen in afwachting van het tekstvoorstel van de heer Jansen.

In alle andere gevallen vermeldt de notulist dat de notulen worden vastgesteld, ook wanneer dit tijdens de vergadering niet expliciet zo is uitgesproken.

2. Vorige notulen

Het conceptverslag van 12 januari 2010 wordt ongewijzigd vastgesteld.

of:

2. Notulen d.d. 12 februari 2010

Tekstuele aanpassingen:

Pagina 3, eerste regel: "Het bestuur" wordt gewijzigd in "De bestuursleden Jansen en Pietersen".
Pagina 4 (bij volgende vergadering): "3 april" wordt gewijzigd in "12 april".

De notulen worden met inachtneming van deze wijzigingen goedgekeurd en vastgesteld.

Naar aanleiding van

Het doel van het agendapunt Vaststelling notulen is het vaststellen van de conceptnotulen. In de praktijk wordt dit agendapunt vaak ook gebruikt om informatie uit te wisselen over de actuele stand van zaken van hetgeen in de vorige vergadering is besproken. De notulist maakt hiervan een weergave in de notulen onder het kopje 'naar aanleiding van'. Voorbeeld:

2. Vorige notulen

Het conceptverslag van 12 januari 2010 wordt ongewijzigd vastgesteld.

Naar aanleiding van:
De vacature van PR-medewerker is inmiddels ingevuld: volgende maand begint Anneke Tomassen in deze functie.