Een goede voorzitter?

Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering. Denk aan het reguleren van het gesprek, het inleiden van nieuwe agendapunten maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.

 

Vergadering voorzitten

Het lijkt zo eenvoudig: De vergadering op tijd laten beginnen. Dan de orde bewaren, iedereen aan het woord laten komen die iets wil zeggen en ervoor zorgen dat er niet teveel door elkaar wordt gepraat. En natuurlijk goed op de tijd letten, zodat de vergadering niet teveel uitloopt.

Hoewel de meeste voorzitters al veel moeite hebben met deze taken (... welke vergadering loopt er niet uit...? ), staat de belangrijkste taak van de voorzitter hier nog niet bij!

Belangrijkste taak van de voorzitter

Elk agendapunt heeft een specifieke procesmatige doelstelling. De belangrijkste taak van de voorzitter is om deze doelstelling van elk afzonderlijk agendapunt te realiseren.

Een voorbeeld

Een agendapunt heeft als doelstelling om een besluit te nemen, bijvoorbeeld het aannemen of afwijzen van een opgesteld plan. De taak van de voorzitter is om ervoor te zorgen dat er aan het einde van het agendapunt ook daadwerkelijk een besluit is genomen over het plan.

 

in Eindhoven

Cursus Notuleren Basis

30-10-2017

Meer info

Agendapunten afronden

Bijzondere aandacht is nodig voor een juiste afronding van het agendapunt. Enkele praktische tips.

 

Op de tijd letten: hoe?

De voorzitter moet op verschillende momenten 'op de tijd letten': aan het begin van de vergadering, tijdens de vergadering en aan het einde van de vergadering. Hoe zorg je ervoor dat alles goed verloopt?

Zo moet dat:

..op tijd beginnen

Wees een strenge voorzitter en bespreek eens expliciet de vergaderregels, inclusief het op tijd beginnen. Geef in het vervolg de laatkomer(s) een donderpreek. Na een paar vergaderingen durft niemand meer te laat te komen! Bijkomend voordeel: de vergaderingen worden minder gezellig en verlopen meer zakelijk. (En wat is hierop tegen..?)

..agendapunten afronden

Noteer op de agenda bij elk agendapunt de beschikbare tijd. Laat de deelnemers aan het begin van de vergadering instemmen met de vergaderagenda. Zo worden zij mede verantwoordelijk voor het realiseren van de vergaderagenda.
Begin tijdens de vergadering bij elk variabel agendapunt altijd op tijd met de afronding hiervan. Bedenk al voor de vergadering op welke manier je elk agendapunt zult afronden! Formuleer duidelijke conclusies, benoem besluiten en herhaal de afgesproken actiepunten.

..op tijd eindigen

Is de vergadering op tijd begonnen, en is elk agendapunt binnen de geplande tijd afgerond? Dan kan het nog steeds mis gaan, er zijn nog een paar spelbrekers over! Dit zijn de agendapunten Wvttk en Rondvraag.
Vraag jezelf eens af hoe noodzakelijk Wvttk en de Rondvraag zijn! Gebruik deze agendapunten alleen als ze echt nodig zijn, en niet uit gewoonte!

Meer leren

Meer over de voorzitter komt in de Cursus Notuleren Basis aan de orde.

 

Informatie: Cursus Notuleren Basis