Voorzitter en notulist
De voorzitter speelt ook voor de notulist een bijzondere rol tijdens de vergadering. De voornaamste taak van een voorzitter is natuurlijk om de vergadering op een goede manier te leiden. Denk aan het reguleren van het gesprek, het inleiden van nieuwe agendapunten en het geven van samenvattingen.
Maar weinig mensen realiseren zich dat om een goed verslag te kunnen maken de notulist ook afhankelijk is van de voorzitter. Van de notulist worden goede notulen verwacht. De voorzitter kan hieraan bijdragen door rekening te houden met de volgende aandachtspunten.
Vergaderstukken
Vanzelfsprekend beschikt de notulist al ruim vóór de vergadering over de
vergaderagenda en overige vergaderstukken. De voorzitter controleert dit aan het
begin van de vergadering. Eventuele ontbrekende vergaderstukken worden
aangevuld.
Vergaderdoelen
De voorzitter werkt bij elk agendapunt toe naar een bepaald vergaderkundig doel,
bijvoorbeeld het nemen van een besluit over het onderwerp dat op de agenda
staat. Voor de notulist is het vooraf erg belangrijk om te weten wat het
vergaderkundig doel is van elk agendapunt. Desgevraagd geeft de voorzitter aan
de notulist uitleg over het vergaderdoel van elk afzonderlijk agendapunt.
Zitplaats
Een goede gewoonte is dat de notulist naast de voorzitter kan zitten. Tijdens de
vergadering praten veel deelnemers in de richting van de voorzitter. Zo zal de
notulist het besprokene ook goed kunnen verstaan. Bovendien kan tijdens de
vergadering de voorzitter eventueel de notulist behulpzaam zijn (zie ook
hieronder).
Pauze
Bij langere vergaderingen is niet elke deelnemer evenveel betrokken bij alle
agendapunten. De notulist moet echter gedurende de volledige vergadering
geconcentreerd blijven! De voorzitter houdt ook rekening met de pauzebehoeften
van de notulist.
Lijst met aan- en afwezigen
De voorzitter zorgt ervoor dat de notulist over de benodigde gegevens kan
beschikken, in het bijzonder wanneer er externe deelnemers zijn. De voorzitter
kan de vergadering met een voorstelronde beginnen en/of een presentielijst
laten rondgaan.
Mededelingen
Vaak hebben voorzitters (voor zichzelf) een lijstje gemaakt van de mededelingen.
Stel dit lijstje ter beschikking aan de notulist, zo mogelijk digitaal en vóór
aanvang van de vergadering. De notulist zal bij het opmaken van de
notulen hiervan gebruikmaken!
Ook andere lijstjes/overzichten kunnen vooraf aan de notulist worden gegeven,
denk bijvoorbeeld aan de lijst met ingekomen stukken en
statusoverzichten.
Vaststelling notulen/vorige notulen
Besproken wordt het vorige verslag, waarbij kan worden besloten om tekstuele
en/of inhoudelijke wijzigingen aan te brengen. Het doel van dit agendapunt is om
het verslag vast te stellen; de voorzitter moet expliciet vermelden dat het
verslag is vastgesteld (óf dat het verslag nu níet kan worden vastgesteld).
Afkortingen en vaktermen
De voorzitter realiseert zich dat de notulist meestal niet dezelfde opleiding en
vakervaring heeft als de vergaderdeelnemers. De voorzitter zou tijdens de
vergadering de belangrijkste afkortingen en moeilijke vaktermen voor de notulist
kunnen noteren of verduidelijken. Een vooraf opgestelde begrippen- en
termenlijst is ook erg behulpzaam.
Vragen om verduidelijking
De voorzitter vat aan het einde van elk agendapunt de belangrijkste conclusies
samen en herhaalt de genomen besluiten en actiepunten. De voorzitter controleert
daarbij ook kort of er nog onduidelijkheden zijn voor de notulist.
Ontheffing van andere taken
Voor een goed verslag heeft de notulist alle aandacht nodig voor de vergadering.
Wanneer de notulist ook andere taken heeft zoals het inschenken van koffie of
het maken van kopieën, dan dient de voorzitter de vergadering hiervoor
tijdelijk te schorsen.
Toelichting na de vergadering
Het kan zijn dat voor de notulist nog enkele besproken punten niet geheel
duidelijk zijn, maar dat tijdens de vergadering geen gelegenheid was om hiernaar
te informeren. Na afloop van de vergadering is de voorzitter bereid om aan de
notulist een toelichting te geven op deze zaken.