Verslagvormen

Verschillende soorten notulen: welke soorten notulen zijn er?

En wie bepaalt er welk soort verslag er wordt gemaakt?

 

Soorten notulen: de verslagvormen

De meeste notulisten maken notulen zonder stil te staan bij de vraag wat voor soort notulen zij maken. Hierdoor kost het maken van notulen vaak onnodig veel tijd en zijn de notulen niet goed genoeg afgestemd op het beoogde doel van de notulen.

Bewuste keuze van de verslagvorm

Moet je notulen maken, dan kijk je meestal naar het verslag van de vorige vergadering. Je probeert dit te imiteren wat betreft stijl en de uitgebreidheid van de notulen. Je hoopt maar dat het vorige verslag goed was. Je weet niet precies wat er van je verwacht wordt, en hoopt dat je in elk geval de essentie weet te vinden. Bang om iets te vergeten zet je in geval van twijfel liever maar wat meer in het verslag.

Juist het bewust kiezen voor een bepaalde verslagvorm heeft enkele grote voordelen. Door een keuze voor een bepaalde verslagvorm wordt het meteen duidelijk wat je allemaal wél en wat je allemaal niet moet opschrijven. De keuze voor een bepaalde verslagvorm geeft je handvatten voor de stijl van de notulen, de mate van uitgebreidheid, een vaststaande indeling van de tekst binnen elk agendapunt etc.. Hierdoor ben je in staat om doelgericht toe te werken naar het gewenste eindresultaat, verlies je geen tijd en met het uitwerken van onnodige informatie en ben je verzekerd dat alle essentie informatie in de notulen vermeld wordt.

Verslagsoorten

De meest gebruikte indeling van de soorten notulen is:

Ook zijn er verdere onderverdelingen bij de verschillende verslagvormen.

De verschillende verslagvormen nader bekeken

 

in Eindhoven

Cursus Notuleren Basis

30-10-2017

Meer info

Wat is de juiste verslagvorm voor een bepaalde vergadering?

Woordelijke verslagen vinden we bij zeer formele vergaderingen zoals bij de Tweede Kamer en bij veel gemeenteraden. Bij juridische kwesties komen letterlijke verslagen voor, zoals bij getuigenverhoren of uitgeschreven telefoongesprekken.

Echter voor circa 95% van alle vergaderingen moet je een keuze maken tussen een verslag op onderwerp en een verslag op spreker.

Bij vergaderingen waarbij sprake is van tegengestelde belangen en waarbij de deelnemers een achterban vertegenwoordigen ligt het voor de hand om een verslag op spreker te maken. De afzonderlijke inbreng van alle partijen staat hier in weergegeven. Van fusiebesprekingen, OR-vergaderingen, CAO-onderhandelingen en politieke vergaderingen wordt meestal een verslag op spreker gemaakt.

Bij vergaderingen waarbij er sprake is van een gemeenschappelijk belang en waar de notulen vooral gericht zijn op de continuïteit en voortgang, kiest men voor een verslag op onderwerp. Denk aan algemene overleggen zoals bestuursvergaderingen, MT-vergaderingen, stafoverleggen, werkoverleggen, project- en stuurgroepvergaderingen etc.

Verder lezen:

Wie bepaalt de verslagvorm?

Helaas ben je als notulist niet de enige die bepaalt welk soort verslag er gemaakt moet worden. In de keuze moet je ook zaken laten meespelen als: wat voor soort verslag zijn de vergaderdeelnemers gewend en waar zullen de notulen voor worden gebruikt. Is het verslag ook bedoeld voor mensen die niet bij de vergadering waren? Zijn de notulen vooral voor het vastleggen van formele besluiten, of zijn notulen eerder een werkdocument?

Ben je van mening dat er van een bepaalde vergadering niet de meest doeltreffende notulen worden gemaakt? Bespreek dit dan met bijvoorbeeld de voorzitter en stel een proef voor met een meer doeltreffende soort van notulen.