Uitwerken van notulen

Veel notulisten proberen bij het uitwerken van de notulen het hele verslag in één keer van begin tot eind te schrijven.

Deze werkwijze is moeizaam en het is niet onwaarschijnlijk dat je ergens 'vast' komt te zitten.

Het uitwerken van notulen wordt zo een klus waar je behoorlijk tegenop kunt gaan zien.

 

Aandachtspunten

Een gestructureerde en doordachte benadering helpt bij het uitwerken van notulen. Houd rekening met de volgende aandachtspunten.

Het snel uitwerken van het verslag heeft een aantal voordelen. Je geheugen neemt namelijk na verloop van tijd af: direct na de vergadering weet je nog het beste wat er is besproken. Bovendien ontvangen de deelnemers graag zo snel mogelijk de notulen, met name de actie- en besluitenlijst.

Aanpak in stappen

Kies de volgende aanpak voor het uitwerken van notulen. Houd daarbij steeds goed voor ogen welk soort verslag je schrijft.

Aantekeningen ordenen en aanvullen
Doe dit direct aansluitend op de vergaderingen. Misschien gingen sommige delen van de vergadering zó snel dat je het niet kon bijhouden. Vul de ontbrekende stukken aan. 
Twijfel je over de juistheid van bepaalde termen en afkortingen, probeer dan duidelijkheid te krijgen. Doe zo nodig navraag bij de voorzitter.

Aantekeningen beoordelen en selecteren
Loop nogmaals je aantekeningen volledig door. Bedenk bij alles wat je hebt opgeschreven wat hiervan de functie voor het verslag is. Streep alles wat weg kán ook daadwerkelijk weg! Je houdt zo de essentie over van wat er is besproken.

Definitieve opzet maken
Maak een logische indeling volgens de punten van de agenda. Maak vervolgens binnen elk agendapunt weer een onderverdeling in:

Let op: in deze fase schrijf je het verslag dus nog niet, maar je maakt in je document een grove opzet. Daarna volgt het formuleren van het definitieve verslag.

 

in Eindhoven

Cursus Notuleren Basis

30-10-2017

Meer info

Formuleren en structuur aanbrengen

In deze fase schrijf je het eigenlijke verslag. Bij het formuleren zet je vaak de spreektaal (van de vergaderaars) om in schrijftaal. Schrijftaal is zakelijker dan spreektaal. Gebruik je éigen schrijftaal (probeer dus niet de schrijftaal van anderen te imiteren).

Laat het uitgewerkte verslag altijd door iemand anders controleren voordat het wordt verspreid. Vaak wordt afgesproken dat de voorzitter het verslag als eerste krijgt.

 

Meer leren

Het uitwerken komt aan de orde in de Cursus Notuleren Basis.

 

Informatie: Cursus Notuleren Basis