Uitwerken van notulen

Veel notulisten proberen bij het uitwerken van de notulen het hele verslag in één keer van begin tot eind te schrijven. Deze werkwijze is moeizaam en het is niet onwaarschijnlijk dat je ergens 'vast' komt te zitten. Het uitwerken van notulen wordt zo een klus waar je behoorlijk tegenop kunt gaan zien.

Een gestructureerde en doordachte benadering helpt bij het uitwerken van notulen. Houd rekening met de volgende aandachtspunten.

Begin snel na de vergadering met uitwerken, het liefst nog op dezelfde dag. Alleen bij heftige vergaderingen waarbij je zelf ook betrokken bent, is het raadzaam om de materie een nachtje te laten rusten.
Zorg voor een rustige omgeving voor het uitwerken van de notulen. Zoek een werkplek waar je niet wordt gestoord door collega's en schakel de telefoon door.

Het snel uitwerken van het verslag heeft een aantal voordelen. Je geheugen neemt namelijk na verloop van tijd af: direct na de vergadering weet je nog het beste wat er is besproken. Bovendien ontvangen de deelnemers graag zo snel mogelijk de notulen, met name de actie- en besluitenlijst.

Aanpak

Kies de volgende aanpak voor het uitwerken van notulen. Houd daarbij steeds goed voor ogen welk soort verslag je schrijft.

1.	Aantekeningen ordenen en aanvullen Doe dit direct aansluitend op de vergaderingen. Misschien gingen sommige delen van de vergadering zó snel dat je het niet kon bijhouden. Vul de ontbrekende stukken aan. Twijfel je over de juistheid van bepaalde termen en afkortingen, probeer dan duidelijkheid te krijgen. Doe zo nodig navraag bij de voorzitter.
2.	Aantekeningen beoordelen en selecteren Loop nogmaals je aantekeningen volledig door. Bedenk bij alles wat je hebt opgeschreven wat hiervan de functie voor het verslag is. Streep alles wat weg kán ook daadwerkelijk weg! Je houdt zo de essentie over van wat er is besproken.
3.	Definitieve opzet maken Maak een logische indeling volgens de punten van de agenda. Maak vervolgens binnen elk agendapunt weer een onderverdeling in: aanleiding (geef een antwoord op de vraag: "waarom wordt over dit agendapunt gesproken?") inhoud (vaak bijvoorbeeld het verloop van de discussie met de verschillende standpunten, of een inhoudelijke weergave van de besproken informatie) afronding (de getrokken conclusies, de genomen besluiten en de afgesproken acties) Let op: in deze fase schrijf je het verslag dus nog niet, maar je maakt in je document een grove opzet. Deze ga je in de volgende fase verder invullen.
4.	Formuleren en structuur aanbrengen In deze fase schrijf je het eigenlijke verslag. Bij het formuleren zet je vaak de spreektaal (van de vergaderaars) om in schrijftaal. Schrijftaal is zakelijker dan spreektaal. Gebruik je éigen schrijftaal (probeer dus niet de schrijftaal van anderen te imiteren). Gebruik bij samenvattende verslagen de indirecte rede. Dus niet: De heer Jansen zegt: 'ik ben het niet eens met het voorstel' maar: De heer Jansen is tegen het voorstel. Let op consequent gebruik van de werkwoordstijden! Gebruik de onvoltooid tegenwoordige tijd ("De voorzitter merkt op dat…"). Geef de structuur van agendapunten duidelijk weer in de lay-out. Geef een nadrukkelijke opmaak aan de titel, kopjes, actiepunten en afspraken. Bedenk dat je bij het schrijven van het verslag niet de uiteindelijke volgorde hoeft aan te houden! Misschien vond je de bespreking van agendapunt 6 het moeilijkste. Je zou dan kunnen beginnen met het uitwerken van dit agendapunt. Je bent dan nog fris, en als je eenmaal het moeilijkste hebt gehad, dan lukt de rest ook wel!

Laat het uitgewerkte verslag altijd door iemand anders controleren voordat het wordt verspreid. Vaak wordt afgesproken dat de voorzitter het verslag als eerste krijgt.