Notuleren bij telefonisch vergaderen

Steeds meer ontdekken mensen de voordelen van het telefonisch vergaderen, en ook bij dit soort vergaderingen wordt genotuleerd! Als notulist moet je wel rekening houden met enkele beperkingen die het telefonisch vergaderen met zich meebrengt.

Telefonisch vergaderen: de mogelijkheden

Telefonisch vergaderen betekent dat meerdere mensen deelnemen aan een telefoongesprek. De deelnemers hoeven niet fysiek bij elkaar te komen, waardoor afstanden makkelijk overbrugd worden.

Telefonisch vergaderen verloopt het makkelijkste via een gespecialiseerde aanbieder, zoals KPN of NewTelco. Bij www.conferencecard.nl (van KPN) moet je een telefonische vergadering vooraf reserveren. Tijdens de vergadering is er assistentie van een operator, een KPN-medewerker die ervoor zorgt dat alles goed verloopt. Je kunt kiezen tussen een 'dial-in' vergadering (de deelnemers bellen zelf op) en een 'dial-out' vergadering (de deelnemers worden gebeld).

Bij veel andere aanbieders is het reserveren niet nodig, waardoor ad-hoc overleg beter mogelijk wordt. Bij www.newconference.nl (van NewTelco) kan iedereen zonder abonnement op elk gewenst moment een telefonische vergadering starten. De deelnemers betalen de kosten via de telefoonrekening. Overigens wordt ook een abonnement aangeboden waarbij via een (goedkoper) 020-nummer gewerkt wordt.

Notuleren van telefonische vergaderingen

Bij het notuleren van telefonische vergaderingen zijn er een aantal extra aandachtspunten voor de notulist.

Veel telefonische vergaderingen zijn in het Engels. Veelal zijn het internationale vergaderingen waarbij de deelnemers niet hoeven te reizen! De deelnemers zijn meestal hoog opgeleid.
Deelnemers zijn vaak welwillend telefonisch te vergaderen en nemen dit serieus.
Voor een telefonische vergadering wordt meestal een uur gepland. Deze tijd wordt zo efficiënt mogelijk benut. Er wordt daarom vaak zonder al te grote zijstappen vergaderd en voor de notulist is dit heel prettig.
Alle informatie over de vergadering moet voor de notulist beschikbaar zijn, zoals de vergaderstukken en de vergaderagenda.
Soms zijn de vergaderingen erg moeilijk te verstaan; meestal ligt dit niet aan de facilitator, maar aan de deelnemers. Als er met meerdere mensen via een speaker vergaderd wordt, gaat het geluid soms rondzingen. Soms is er een deelnemer die hinderlijk hard in de microfoon uitademt.
Deelnemers die vanuit een rijdende auto, metro, bus etc. meevergaderen leveren veel achtergrondruis op. Dit is af te raden.
Als je met onbekende vergaderaars te maken hebt, dan moet er een lijst van deelnemers beschikbaar zijn, met vermelding van de functie of vanuit welke positie men aan de vergadering deelneemt. Zo kun je een beeld vormen van het panel dat gaat praten. Elk visueel contact ontbreekt, en dat geeft een grote beperking aan het werk van de notulist.
In het vorige verslag staan meestal alleen de achternamen. Tijdens de telefonische vergadering worden meestal alleen de voornamen gebruikt. Wees hierop voorbereid en zorg dat je zo snel mogelijk weet welke voornaam bij welke achternaam hoort.
Heel belangrijk: zorg voor een telefoon met een headset zodat je handsfree kunt notuleren en gebruik de mute-knop op je telefoon zodat men jou, jouw achtergrondgeluiden zoals het typen (als je met de pc notuleert) en ademhaling niet hoort.
Je moet ervoor zorgen dat je in een rustige omgeving zit te werken; je kunt door niets en niemand gestoord worden tijdens de vergadering. Elke afleiding leidt ertoe dat je meteen een stukje mist en zoals gezegd, je kunt niets nachecken.
Neem indien mogelijk het geluid van de telefonische vergadering op. Het is belangrijk dat je bepaalde stukjes na kunt luisteren waar het gesprek misschien ingewikkeld werd of waar iemand zit te hoesten, of er gaat een telefoon over bij een van de deelnemers. Je hoort namelijk alles wat zich in de ruimte waar de deelnemers zitten, afspeelt. Dat kan het gesprek behoorlijk storen en vertroebelen. Het is bijna onmogelijk om in één keer 100% van het besprokene vast te leggen.
Heel belangrijk bij een telefonische vergadering is dat je over een goed gehoor beschikt! Je moet snel de stemmen van de deelnemers kunnen herkennen! Er staan namelijk geen naambordjes bij! Sommige voorzitters noemen elke keer de naam van de spreker, maar vaak genoeg gebeurt dit niet.
Verder kun je als notulist aan het begin van de vergadering vragen of iedereen zich wil melden met zijn naam; het komt nog al eens voor dat de personen op de deelnemerslijst worden vervangen door iemand anders.

Positief is natuurlijk dat je lekker thuis (of op kantoor) kunt blijven, en vanuit je eigen omgeving de vergadering kunt bijwonen. Je hebt geen last van vertraging of files. En, je hoeft je niet op te 'tutten', want er is toch niemand die je ziet!