Woorden die bij het notuleren taboe zijn

Notulen moeten neutraal en onpartijdig zijn. Uiteraard gebruik je bij het opstellen van notulen geen aanstootgevende taal zoals vloeken, scheldwoorden of schuttingwoorden. Maar ook een aantal gewone en veel voorkomende woorden kun je niet zondermeer in notulen gebruiken!

'Natuurlijk'

Voorbeeld: 'De heer Janssen merkt op dat er natuurlijk enkele bezwaren kleven aan het voorstel.'
Hier wordt het woord natuurlijk gebruikt in de betekenis van: 'zoals te verwachten valt'. Het woord doet als het ware een beroep op de (instemmende) mening van de lezer. De notulist geeft hierbij aan dat de mening van de spreker een vanzelfsprekende mening is.
Notulen moeten altijd neutraal geformuleerd zijn. Door het gebruik van natuurlijk wordt tenminste een zekere betrokkenheid van de notulist gesuggereerd. Het woord natuurlijk kan in de meeste gevallen weggelaten worden.

Let op: het woord natuurlijk kan ook met een andere betekenis en in een andere context gebruikt worden, bijvoorbeeld in: 'Door natuurlijk verloop zullen de problemen opgelost worden". Natuurlijk wordt hier gebruikt in de betekenis van 'betrekking hebbend op de natuur'. Er is geen enkele bezwaar om dit woord met deze betekenis te gebruiken in notulen!

'Eigenlijk'

Voorbeeld: 'De voorzitter geeft aan dat er eigenlijk geen besluit kan worden genomen over het voorstel.'
Het woord eigenlijk brengt een zekere onzekerheid in een zin. Na het lezen van het voorbeeld zal men zich afvragen of er nu wel of niet een besluit is genomen. Is er uiteindelijk geen besluit genomen, dan had de zin beter kunnen zijn: 'De voorzitter geeft aan dat er geen besluit kan worden genomen.' Is er uiteindelijk wél een besluit genomen, dan was de hele zin overbodig en moet worden weggelaten.

'Wij', 'we' en 'ons'

Voorbeeld: 'In de volgende vergadering zullen we hier verder over praten.'
Door het gebruik van wij, we en ons geef je in de notulen aan dat je als notulist deel uitmaakt van de vergadering. Hierdoor wek je de indruk dat je verslag mogelijk niet neutraal is, maar dat je als notulist zelf een (partijdige) rol speelt in de vergadering.

Maak je als notulist geen deel uit van de vergadering, gebruik dan ook nooit aanduidingen als wij en ons! Ben je een van de vergaderdeelnemers die ook notuleert (je bent dan eigenlijk geen notulist maar een verslaglegger!) dan mag je aanduidingen als wij, we en ons eventueel gebruiken voor gemeenschappelijke acties en besluiten die unaniem worden genomen.

'Er' en 'men'

Voorbeelden: 'Men komt de afspraken niet na' of 'er wordt veel informatie gelekt'.
Woorden als er en men duiden op een een zekere, niet nader aangeduide persoon of groep personen. De notulist laat in het midden wie hiermee precies wordt bedoeld. Beter is om goed aan te duiden wie het betreft, dus 'de medewerkers komen de afspraken niet na' of 'de MT-leden lekken veel informatie'.

Overigens kan er in de betekenis van 'op de aangegeven plaats' zondermeer gebruikt worden in notulen, bijvoorbeeld: 'Donderdag vond de personeelsborrel plaats en alle medewerkers waren er.'