Agendapunt: Sluiting
Het laatste onderdeel van de vergadering is de Sluiting. Meestal duurt deze maar kort en komen er hooguit twee punten ter sprake: het vaststellen van de datum van de volgende vergadering en het sluiten van de huidige vergadering onder dankzegging voor de inbreng van de deelnemers.
Er zijn voorzitters die daarnaast ook een korte samenvatting geven van hetgeen besproken is, die de afspraken herhalen die zijn gemaakt en het eventuele vervolgtraject aangeven. De aanpak kan dus per voorzitter nogal verschillen.
De sluiting is niet onbelangrijk: alles wat na dit punt besloten of besproken wordt is niet meer rechtsgeldig en hoeft dus ook niet genotuleerd te worden (zie de Opening voor een toelichting).
De notulist is pas klaar met het maken van de notulen als de vergadering door de voorzitter is gesloten. De sluitingstijd van de vergadering is dan ook het laatste wat de notulist noteert.
Sluiting in de notulen
De zin waarin staat dat de vergadering gesloten wordt, moet altijd de laatste
zin van de notulen zijn.
Bij het agendapunt Sluiting vermeldt de notulist bijvoorbeeld:
|
De volgende vergadering zal zijn op 12 maart 2009 om 14.00 uur. |
Het is altijd de voorzitter die de vergadering sluit.
Combinatie met andere agendapunten
Bij de opstelling van de vergaderagenda kan de Sluiting ook worden gecombineerd met andere agendapunten, bijvoorbeeld 'Rondvraag en Sluiting'. Ook in dit geval is de Sluiting weer de laatste zin van de notulen.