In de notulen moet worden aangegeven welke deelnemers aanwezig (en niet aanwezig) waren tijdens de vergadering. Dit overzicht noemen we het overzicht van aan- en afwezigen.
Overzicht van aan- en afwezigen: de regels
Als de vergadergroep relatief klein is, dan levert het voor de
notulist meestal niet veel problemen op. Een voorbeeld zou kunnen
zijn:
Aanwezig: A. de Noor (voorzitter), H. Berends, P. van Dam, T. Pastoors, W. Zuidema en N. Terberg (notulen).
Afwezig: L. de Hond (m.k.) en T. Langsma (z.k.).
Meer uitleg vind je bij: De kop van notulen.
Handige tips
Als je notuleert en je kent de deelnemers niet, vraag dan aan de
voorzitter of er een voorstelronde of introductieronde gehouden kan
worden.
Bij een grote groep kan het gebruikelijk zijn dat elke spreker eerst
zijn/haar naam vermeldt.
Teken eventueel voor jezelf een plattegrondje van de vergaderopstelling. Geef elke deelnemer een nummer. In je aantekeningen vermeld je dan niet steeds de naam, maar alleen het nummer. In de uitwerking vermeld je natuurlijk weer de juiste namen.
Bijzondere situaties
Als er veel deelnemers zijn, dan kun je er ook voor kiezen om
het overzicht van aan- en afwezigen te maken op een aparte bijlage bij de notulen. In de
kop van het verslag zet je dan: "Aanwezig: zie bijlage".
In overleg met de voorzitter kun je ook een presentielijst rond laten gaan. Op deze lijst noteert elke deelnemer de eigen gegevens zoals naam en afdeling/organisatie. Deze lijst kun je eventueel als kopie bij de notulen voegen.
» Voorbeelden vind je op de download-pagina.