In 5 minuten een geheel nieuwe kijk op het notuleren?

Op zoek naar verfrissende idee├źn? Neem dan vijf minuten de tijd en leer hoe je werkt met de informatiepiramide bij het notuleren. Deze tijdinvestering verdien je al terug bij de eerstvolgende keer dat je notuleert!

 

Een informatiepiramide

Een informatiepiramide maakt de inhoud van een discussie aanschouwelijk. Omdat je structuur aanbrengt in de wirwar van informatie kun je bij het notuleren de belangrijke elementen herkennen en de overbodige informatie weglaten.

Begrijpen

Let op: om met de informatiepiramide te werken moet je het concept van de informatiepiramide eerst goed begrijpen. Misschien duurt dat even, maar als je het concept eenmaal goed begrijpt kun je de informatiepiramide toepassen op alle vergaderingen en agendapunten die je notuleert!

Zo werkt het

Tijdens de bespreking van een agendapunt wordt er van alles gezegd door de deelnemers. Notuleren is de kunst om een goed bruikbare samenvatting te maken.

De eerste stap is dat je goed beseft dat er tijdens elk agendapunt verschillende soorten informatie te horen is. Alles wat de deelnemers zeggen speelt een bepaalde rol en heeft dus een bepaalde functie.

De functie snel herkennen

Een makkelijke manier om de rol of functie van elke zin te ontdekken is om tijdens een agendapunt bij elke zin jezelf de vraag te stellen: "Wat gebeurt er nu?". Je vindt dan antwoorden als:

  • Nu wordt een vraag gesteld.
  • Nu doet iemand een voorstel.
  • Nu formuleert de voorzitter een conclusie.
  • Nu wordt er een besluit genomen.

In de Info-mail bij deze webpagina lees je hoe je hieruit de achterliggende structuur van het agendapunt afleidt.

De tweede stap is dat je een rangschikking maakt van alle informatie. Om het wat visueler en meer inzichtelijk te maken gebruiken we de vorm van een piramide. Een piramide is opgebouwd uit verschillende lagen, dus de informatiepiramide is opgebouwd uit een aantal informatielagen.

piramide

Alle agendapunten hebben een bepaalde structuur. Het is belangrijk om in een vergadering van elk agendapunt de achterliggende structuur te kennen. Je maakt daarvoor een keuze uit ongeveer zes verschillende mogelijkheden die het meest voorkomen.

De structuur snel herkennen

De structuur van elk agendapunt kun je in de meeste gevallen al voor het begin van de vergadering vinden door een analyse van de vergaderagenda.

In de Info-mail bij deze webpagina lees je hoe je dat moet doen.

De derde stap is het invullen van de informatiepiramide. Elk stukje informatie plaats je (in elk geval in gedachten) in de juiste informatielaag van de piramide. De juiste laag wordt steeds bepaald door de functie van de informatie.

Een voorbeeld van de informatiepiramide die hoort bij een besluitvormend agendapunt:

piramide 2

De belangrijkste laag is het topje van de piramide. Daarin staat het allerbelangrijkste van dit agendapunt: de besluiten en de actiepunten.

De laag daaronder bevat de aangenomen voorstellen met eventueel de achterliggende argumentatie.

Een laag daaronder vinden we de voorstellen die niet zijn aangenomen. De laag kan worden uitgebreid met de argumenten voor deze niet-aangenomen voorstellen, maar ook met de argumenten voor het niet-aannemen van deze voorstellen.

Een volgende laag bevat informatie die niet direct met de besluitvorming heeft te maken, maar wel relevant is voor de vergadering.

De onderste laag bevat alle overige informatie, bijvoorbeeld wanneer de deelnemers van het onderwerp afdwalen, anekdotes vertellen etc.

 

in Breda

Cursus Notuleren Basis

5-3-2018

Meer info

In de vierde stap bepaal je welke informatielagen je in de notulen opneemt. Heel praktisch: trek in de gevulde informatiepiramide een horizontale lijn op de juiste hoogte.

Onthoud: Alles boven deze scheidslijn neem je op in je notulen en alles onder de lijn laat je weg!

piramide 3

De juiste hoogte voor je lijn

De juiste hoogte van de scheidslijn hangt af van verschillende zaken en is van directe invloed op je verslagvorm.

In de Info-mail bij deze webpagina lees je hoe je de juiste hoogte van de scheidslijn bepaalt!

Info-mail

In de Info-mail bij deze pagina:

  • Structuur van het agendapunt herkennen.
  • Steeds de juiste piramide kunnen kiezen.
  • De juiste hoogte voor de scheidslijn bepalen.
  • Over verslagvormen en lezerspubliek.

Uitleg: Info-mail

Het online Kenniscentrum geeft algemene informatie. Genoeg om je te oriënteren op een bepaald onderwerp of thema.

Maar de ruimte ontbreekt om écht diepgaand in te gaan op de materie!
Wil je dus meer weten? Dan kan dat via een Info-mail. De info-mail gaat veel dieper in op het onderwerp en meestal worden ook voorbeelddocumenten meegestuurd. Makkelijk om te bewaren en later nog eens na te lezen!

De Info-mail is gratis en je ontvangt dan ook de nieuwsbrieven van Notuleren.nl.

Privacy en Disclaimer