Agendapunt: Opening
Op de meeste vergaderagenda's vind je als eerste agendapunt de Opening. De Opening is in formele zin van groot belang want de Opening geeft aan wanneer de vergadering precies is begonnen.
De in een vergadering genomen besluiten en gemaakte afspraken hebben namelijk een bepaalde (juridische) status en zijn daarom rechtsgeldig. Daarom is het van belang om de vergadering duidelijk af te bakenen. In de notulen moet worden aangegeven wanneer de vergadering is begonnen en ook wanneer de vergadering weer is gesloten. Ook schorsingen moeten in de notulen precies worden vermeld. Door deze afbakening wordt duidelijk gemaakt dat de in de notulen opgenomen afspraken en besluiten geldig zijn (en dus ook dat de afspraken en besluiten van voor/na de vergadering niet rechtsgeldig zijn).
Opening in de notulen
Bij het agendapunt Opening vermeldt de notulist:
|
De voorzitter opent de vergadering om 10.00 uur en heet de
aanwezigen welkom. |
Het is altijd de voorzitter die de vergadering opent en de voorzitter wordt in notulen altijd met 'de voorzitter' aangeduid.
Geef bij de Opening nooit meer tekst dan hier is weergegeven. Zaken als berichten van verhindering horen bij het agendapunt Mededelingen!
Combinatie met andere agendapunten
Bij de opstelling van de vergaderagenda kan de Opening worden gecombineerd met andere agendapunten, bijvoorbeeld 'Opening en mededelingen' of 'Opening en vaststelling agenda'. In dit geval vermeldt de notulist altijd eerst de standaardzin "De voorzitter opent de vergadering..." en pas daarna de overige informatie zoals mededelingen of de vaststelling van de agenda.