Het notuleren van een brainstormsessie kan zelfs voor een ervaren notulist nog een behoorlijk moeilijke opgave zijn!
Een brainstormsessie kan erg warrig zijn: mensen praten door elkaar heen, praten vanuit hun eigen situatie en mening, weten zelf ook niet wat de uitkomst moet zijn, geraken tussendoor even op een zijpad, etc.
Maak een notuleerblad met kolommen als je een brainstormsessie notuleert. Geef deze kolommen namen die passen bij het onderwerp en het verloop van de brainstormsessie. Eventueel gebruik je ook: 'eigen situatie ventileren', 'eigen mening' of 'zijpad'
Vergeet niet dat een "brainstormsessie" op zichzelf al warrig is, dus schep vooraf voor jezelf zoveel mogelijk orde. Bereid je goed voor op de onderwerpen en schrijf de onderwerpen die aan de orde komen op je notuleerblad. Noteer tijdens de vergadering de steekwoorden die betrekking hebben op het/de vergaderonderwerp(en). Verlies de helikopterview niet! Door een goed inzicht in het totale verloop van de sessie te houden, kun je met behulp van geordende aantekeningen en steekwoorden een goed verslag maken.
Als mensen door elkaar heen praten, is het de taak van de voorzitter om in te grijpen. Probeer voorafgaand aan de vergadering even met de voorzitter te praten. Vraag naar wat er beslist in het verslag moet komen te staan en baseer hierop je werkwijze. Tijdens dit voorgesprek kun je al met de voorzitter mogelijke knelpunten doornemen. Dit werkt altijd!
Nog een tip: Ga tijdens de vergadering naast de voorzitter zitten, zodat de communicatie snel en effectief kan verlopen.