Het Notuleercentrum heeft het begrip methodisch notuleren geïntroduceerd, waarbij het notuleren volgens een specifieke en goed doordachte aanpak verloopt. De tegenhanger van het methodisch notuleren wordt gevormd door het zogenaamde intuïtief notuleren.
Verreweg de meeste notulisten gebruiken een intuïtieve aanpak bij het notuleren. Voorafgaand aan de vergadering bekijkt de notulist de vergaderagenda en leest het vorige verslag door. Tijdens de vergadering maakt de notulist aantekeningen waarbij wordt geprobeerd om zoveel mogelijk belangrijke zaken op te schrijven. Na de vergadering werkt de notulist de aantekeningen uit. De vorige notulen vormen hierbij het voorbeeld dat zo goed mogelijk wordt nagemaakt.
De meeste notulisten hanteerden deze werkwijze al de eerste keer dat zij notuleerden en ook jaren later is hun aanpak van het notuleren niet veranderd!
Kijk eens naar je eigen aanpak bij het notuleren: is je werkwijze ongeveer zoals hiervoor beschreven? Dan notuleer je op een intuïtieve manier!
Misschien vraag je je wel af: "Wat is er mis met mijn
werkwijze?"
Ook met een intuïtieve aanpak bij het notuleren kunnen zeer goede resultaten
behaald worden wat betreft vorm en inhoud van de notulen, zeker wanneer de
notulist regelmatig dezelfde bijeenkomsten notuleert en zo ingewerkt raakt in de
materie. Nadeel hiervan is echter dat het notuleren en uitwerken een erg
tijdrovende bezigheid is en dat de notulist vaak in een grote onzekerheid
verkeert over de vraag of de zaken die zij in de notulen opneemt ook inderdaad
de essentie weergeven. Hoe weet je dat je geen belangrijke dingen vergeet en hoe
weet je dat je geen overbodige zaken in de notulen opneemt?
Bij het methodisch notuleren volgt de notulist een systematische werkwijze. Een specifieke voorbereiding op de vergadering vormt hiervan de basis. In deze voorbereiding staan vragen centraal als 'welke verslagvorm gebruik ik voor deze notulen?' en 'wat is het vergaderkundige doel van elk afzonderlijk agendapunt?'.
Met deze specifieke voorbereiding wordt het mogelijk om tijdens de vergadering de Notuleermatrix toe te passen. De Notuleermatrix geeft aan de notulist concrete aanwijzingen welke informatie in de notulen moet worden opgenomen en welke informatie achterwege kan worden gelaten.
De belangrijkste voordelen van het methodisch notuleren zijn:
De werkwijze van het methodisch notuleren opent ook nieuwe mogelijkheden. Het methodisch notuleren maakt het meestal mogelijk om (met de laptop) al tijdens de vergadering een groot deel van de definitieve notulen te schrijven!
In de cursus Methodisch
Notuleren wordt ingegaan op het methodisch notuleren en het gebruik van de
Notuleermatrix.
In de cursus Notuleren
met de Laptop leer je hoe je het methodisch notuleren optimaal gebruikt in
combinatie met het gebruik van een laptop bij het notuleren.