Regelmatig krijgen wij vragen over de juridische aspecten van notulen. Wie is er verantwoordelijk voor de inhoud van notulen, wie bepaalt er uiteindelijk of notulen een correcte weergave zijn van de vergadering? En wie kun je hierop aanspreken wanneer blijkt dat de notulen niet correct zijn?
Alle betrokkenen hebben belang bij duidelijkheid. Een secretaresse moet weten welke verantwoordelijkheden zij heeft bij het opstellen van notulen. Maar ook de deelnemers aan de vergadering moeten weten tot wie zij zich kunnen wenden indien zij het niet eens zijn met de inhoud van opgestelde notulen.
Een overzicht van de betrokken personen en hun taken:
| Secretaris | Roept de vergadering bijeen. Stelt de vergaderagenda op. Is verantwoordelijk voor de verslaglegging. |
| Voorzitter | Leidt de vergadering. Krijgt alle taken van secretaris wanneer er geen secretaris is. |
| Vergaderdeelnemers | Nemen deel aan de vergadering. Hebben invloed op besluitvorming. |
| notulist/secretaresse | De secretaris kan taken toevertrouwen aan een notulist/secretaresse: - opstellen convocatie en agenda - opstellen conceptnotulen |
De secretaris/voorzitter kan bepaalde taken ook aan ánderen uitbesteden. Zo kan een externe notulist opdracht krijgen om conceptnotulen op te stellen.
Laten we van de meest voorkomende situatie uitgaan: de vergadering beschikt niet over een eigen secretaris en daarom krijgt de secretaresse/notulist de taak om te notuleren. Hoe komen de notulen dan tot stand?
De notulist bereidt zich voor op de vergadering. Hiervoor bestudeert zij de vergaderagenda, het verslag van de vorige vergadering en eventuele andere vergaderstukken. Tijdens de vergadering maakt de notulist aantekeningen, zodat zij na de vergadering de conceptnotulen kan opstellen.
Het is gebruikelijk dat de conceptnotulen van de notulist worden nagekeken voordat deze aan de vergaderdeelnemers worden toegestuurd. Meestal doet de voorzitter dit. Op diens aanwijzing worden de conceptnotulen nog gecorrigeerd door de notulist. Deze correcties kunnen voornamelijk taalkundig zijn (spelling en grammatica), maar er kunnen ook inhoudelijke aanpassingen zijn. Ook is het gebruikelijk dat de voorzitter zelf de correcties aanbrengt.
De vergaderdeelnemers ontvangen het conceptverslag voorafgaand aan de volgende vergadering. In de vergadering wordt dit conceptverslag besproken. Alle deelnemers kunnen (tekstuele en inhoudelijke) wijzigingsvoorstellen indienen. De vergadering besluit welke wijzigingsvoorstellen worden aangenomen en stelt daarna de conceptnotulen vast. Daarmee verandert de status: de vastgestelde conceptnotulen zijn dan echte notulen geworden!
Er worden dus verschillende fasen doorlopen bij de totstandkoming van notulen. Bij elke fase verschuift de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke correctheid van de (concept)notulen.
In eerste instantie is de notulist verantwoordelijk voor de opgestelde conceptnotulen. Zij legt verantwoording af aan haar directe leidinggevende. (In het geval van een externe notulist: de opdrachtgever). Door het (laten) verspreiden van de (eventueel aangepaste) conceptnotulen stemt de voorzitter in met de inhoud van de conceptnotulen.
Tijdens de volgende vergadering is er een aparte gelegenheid om de conceptnotulen te becommentariëren, namelijk bij het vaste agendapunt verslag vorige vergadering. Met de vaststelling van de conceptnotulen (inclusief eventuele wijzigingen) verkrijgen de notulen juridische geldigheid en neemt de vergadering (gemeenschappelijk als groep) de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke correctheid van de notulen op zich.
Er kan discussie zijn over de vraag of alle besproken onderwerpen correct genoeg zijn opgenomen in de (concept)notulen. De gemoederen kunnen daarbij hoog oplopen, zeker wanneer iemand van mening is dat zijn woorden niet juist (of zelfs met opzet verkeerd) zijn weergegeven. Omdat de tekst van de oorspronkelijke conceptnotulen van de notulist op verschillende momenten gewijzigd kan zijn, wordt er soms gezinspeeld op frauduleus handelen. Hoe zit het nu precies?
De notulen verkrijgen pas enige juridische status nádat deze door de vergadering zijn vastgesteld. Notulen die nog niet zijn vastgesteld, hebben daarom enkel de status van een werkdocument. De bedoeling van dit document is om het tekstueel zodanig voor te bereiden dat het document met zo min mogelijk wijzigingen in de vervolgvergadering kan worden goedgekeurd. Om dit te bereiken is het belangrijk dat de voorzitter (of een andere deelnemer) het eerste concept doorneemt en waar nodig aanpast en aanvult.
Fraude (bijvoorbeeld door manipulatie van de conceptnotulen) voorafgaand aan het vaststellen van de notulen is niet mogelijk: er is immers slechts sprake van een conceptverslag dat nog niet is vastgesteld en waarbij alle betrokkenen nog de gelegenheid krijgen om hun visie op dit conceptverslag kenbaar te maken en om wijzigingsvoorstellen in te dienen.
Pas wanneer de notulen zijn vastgesteld, zijn deze rechtsgeldig. Het vaststellen van de notulen is een door de vergadering genomen besluit, waarop de reguliere (democratische) besluitvormingsprocedure van toepassing is. Hiermee wordt een eerlijk verloop van de verslaglegging gewaarborgd.
Uiteraard is het mogelijk dat niet alle deelnemers zich volledig kunnen vinden in het genomen besluit, bijvoorbeeld wanneer zij zich distantiëren van bepaalde passages in de (vastgestelde) notulen. Men kan dan verlangen dat dit in de vastgestelde notulen wordt aangetekend.