Interactie tussen deelnemers
Een vergadering is een gesprek. Hierbij reageren mensen voortdurend op elkaar: er is sprake van interactie.
Interactie is heel duidelijk herkenbaar bij het beantwoorden van een vraag: het antwoord is de reactie op de gestelde vraag. Maar ook bij een discussie is er interactie: steeds reageert men op wat de ander zojuist heeft gezegd.
Weergave van interactie in notulen
Bij een vergadering is er dus voortdurend sprake van interactie. Op welke wijze geef je deze interactie weer in de notulen?
De juiste weergave van interactie in de notulen is sterk afhankelijk van de verslagvorm die je toepast!
Woordelijk verslag en letterlijk verslag
De interactie wordt volledig weergegeven. (De notulist noteert immers alles
wat er wordt gezegd.)
|
Hensson: We gaan een nieuwe PR-campagne starten. Het kan zo niet doorgaan. Het ledenaantal loopt nog steeds terug. Van Prinsen: Is de campagne gericht op een algemene imagoverbetering van de vereniging of rechtstreeks gericht op het werven van nieuwe leden? Misschien is dit wel het meest effectief. Hensson: Nee, we moeten ons eerst richten op een algemene imagoverbetering. Die nieuwe leden komen daarna vanzelf wel. |
Verslag op onderwerp
De interactie wordt geheel niet weergegeven. De notulist maakt immers een
thematische samenvatting van het besproken onderwerp.
|
De vereniging zal een nieuwe PR-campagne starten, gericht op een algemene imagoverbetering. De campagne zal op termijn ook een positief effect op het ledenaantal hebben. |
Verslag op spreker
De interactie wordt geheel niet of maar in zeer beperkte mate weergegeven, namelijk slechts voor zover het
nodig is om de standpunten van elke deelnemer goed weer te geven.
|
Om het ledenaantal te verbeteren kondigt de heer Hensson de start van een nieuwe PR-campagne
aan. De campagne zal gericht zijn op een algemene imagoverbetering van de
vereniging. |
Interactie tóch in notulen?
Veel beginnende notulisten vinden het moeilijk om in een verslag op onderwerp een goede samenvatting te maken.
Het resultaat is dat zij in de notulen het verloop van de vergadering nauwgezet volgen. De notulen zijn dan een aaneenschakeling van "De heer Jansen merkt op...", "Mevrouw Pietersen vindt..." en "De heer De Vries antwoordt dat...". De interactie wordt dus expliciet in de notulen weergegeven.
Een uitgebreide weergave van interactie tussen deelnemers duidt meestal op
een te simpele aanpak van de notulist: de notulist was niet in staat om het
besproken onderwerp goed samen te vatten. De notulist kon waarschijnlijk de
essentie niet herkennen, en heeft deze in elk geval niet als zodanig weergegeven
in de notulen.
Daarvoor in de plaats heeft zij de bijdragen van de deelnemers in een min of
meer chronologische volgorde weergegeven. Een duidelijk onderscheid tussen
hoofdzaken en bijzaken is niet gemaakt.
Indicator van kwaliteit
Een eenvoudige indicator van de kwaliteit van notulen is de mate waarin de interactie tussen deelnemers wordt weergegeven. Alleen bij zeer uitgebreide verslagsoorten (zoals bij een woordelijk verslag of een zeer uitgebreid verslag op spreker) is de interactie expliciet zichtbaar.
Bij kernachtige, samenvattende verslagen wordt de interactie tussen de deelnemers zo weinig mogelijk in de notulen weergegeven. Op deze manier laat de notulist zien wat de essentie is van de besproken onderwerpen en brengt een duidelijk verschil aan tussen hoofd- en bijzaken.
Door het methodisch notuleren kun je ook leren hoe je bij moeilijke vergaderingen de essentie goed kunt herkennen en weergeven in de notulen.