Agendapunt: Ingekomen stukken

Het agendapunt Ingekomen stukken heeft tot doel om de deelnemers te informeren over de ontvangen stukken. Denk hierbij niet alleen aan brieven, maar bijvoorbeeld ook aan rapporten en belangrijke e-mailberichten.

Meestal geeft de voorzitter (of de secretaris) een opsomming van de ingekomen stukken. Is de lijst lang, dan is het een goed idee om hiervan vooraf een overzicht op te stellen dat als vergaderstuk bij de agenda wordt meegestuurd.

Meestal wordt bij elk ingekomen stuk besproken hoe dit verder wordt afgehandeld. Zo kan iemand de taak krijgen om een brief te beantwoorden of om nadere inlichtingen te vragen. Vaak zijn de meeste ingekomen stukken 'ter kennisname'. Dat beteken dat er geen actie nodig is.

Weergave in de notulen

Maak in de notulen een duidelijk overzicht van de ingekomen stukken, bijvoorbeeld met opsomtekens of gebruik een tabel hiervoor. Vermeld bij elk ingekomen stuk:

het onderwerp;
de afzender;
datum van ontvangst;
afhandeling.