Digitaal verslag
Een digitaal verslag is een verslag van een vergadering of bijeenkomst
weergegeven in audio (geluid), eventueel aangevuld met een schriftelijk verslag
(tekst) en video (beeld). Het digitaal verslag is raadpleegbaar via een
internetpagina (live of achteraf in een archief).
Als voorbeeld een digitaal verslag van de Gemeente Waterland.
Het meest uitgebreide digitaal verslag bestaat uit:
- Het audiomateriaal
- Het beeldmateriaal
- Het schriftelijk materiaal
Audioverslag
Met de term audioverslag wordt een digitaal verslag bedoeld zonder beeldmateriaal. Het audioverslag bestaat dan uit een combinatie van een geluidsopname en het bijbehorende schriftelijke verslag.
Schriftelijk verslag
Een schriftelijk verslag vormt vaak een onderdeel van het digitale verslag. Meestal is dit een woordelijk verslag, maar ook een verslag op spreker (beknopt of uitgebreid) is gebruikelijk.
Voor- en nadelen van een digitaal verslag
Het digitale verslag heeft voornamelijk voordelen ten opzichte van alleen het
schriftelijk verslag.
Een eerste pluspunt is dat achteraf altijd exact is terug te luisteren welke uitspraken er door elke deelnemer zijn gedaan. En de vergadering of bijeenkomst wordt op deze manier voor een breed publiek toegankelijk gemaakt.
Een ander pluspunt is dat het digitale verslag eenvoudig doorzoekbaar is in de archieffunctie. Het is niet nodig om het hele geluidsfragment nogmaals te beluisteren wanneer men op zoek is naar één bepaald fragment, bepaald onderwerp of bepaalde spreker. Het aanvullende schriftelijke verslag speelt hierin een belangrijke rol. En hoe uitgebreider het verslag is, des te beter is het archief doorzoekbaar.
Als mogelijk minpunt zijn de kosten te noemen. Naast de schriftelijke verslaglegging zijn er ook kosten voor het verzorgen van de techniek (audio en video) en de benodigde software. De betreffende organisatie moet de voordelen (transparantie, groter bereik) afwegen tegen de kosten.
Wie maakt een digitaal verslag?
Een digitaal verslag wordt vaak gebruikt door overheden zoals gemeenten en provincies die ervoor moeten zorgen dat de informatie van het openbaar bestuur toegankelijk is in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB).
Ook voor beursgenoteerde ondernemingen is een digitaal verslag een goed middel om te zorgen voor transparantie van informatie. Beursgenoteerde bedrijven zijn verplicht door de Code Tabaksblat om een transparante werkwijze te hanteren. Toen in december 2003 de Code Tabaksblat gepubliceerd werd en uiteindelijk in december 2004 in werking trad, nam het aantal bedrijven dat diensten verleende op het gebied van digitale verslaglegging sterk toe.
Daar waar het van belang is dat informatie voor een groot publiek (burgers, aandeelhouders, belangstellenden) toegankelijk moet zijn, is een digitaal verslag op zijn plaats.
Archivering van een digitaal verslag
Het digitaal verslag kan worden opgesteld op het niveau van agendapunten en
op het niveau van sprekers. Er kan gekozen worden om een van beide te doen,
maar een combinatie is bij een digitaal verslag ook mogelijk. Door het maken van
tijdmarkeringen bij ieder agendapunt en bij iedere wisseling van spreker kan het
digitaal verslag gearchiveerd worden. Deze tijdmarkeringen worden handmatig of
softwarematig aangebracht.
In het archief is eenvoudig na te zoeken wat over een bepaald onderwerp is besproken. Maar ook kan men een overzicht maken van alle bijdragen van een specifieke spreker (zie afbeelding voor alle bijdragen van de heer Wortel).
Webcasting (techniek)
Webcasting is het live uitzenden (streamen) van audio en video via het internet. Wordt van video geen gebruik gemaakt, dan wordt dit audiowebcasting genoemd. Wordt wel van video gebruik gemaakt, dan wordt dit ook wel videowebcasting genoemd.
Als gearchiveerd beeld- of geluidsmateriaal beschikbaar wordt gemaakt via internet wordt dit on-demand streamen genoemd. Wordt een live-uitzending gemist dan is het mogelijk om al binnen enkele minuten na een (video of audio)webcast deze on demand aan te bieden aan kijkers via internet.
Betrokken partijen
Voor het maken van een webcast zijn specialisten nodig zoals ICT-technici, regisseurs, cameramensen en geluidstechnici maar ook technische materialen (camera's en microfooninstallatie) en specifieke software. Voor het maken van een schriftelijk verslag is een notulist nodig. En al die specialismen samen zorgen ervoor dat een digitaal verslag ook werkelijk beschikbaar komt.
Strategisch partnership: Het Notuleercentrum en Company Webcast
"Doen waar je goed bent" is het motto van Company Webcast en ook van Het Notuleercentrum. Company Webcast zorgt voor de webcast en Het Notuleercentrum zorgt voor de schriftelijke verslaglegging. Samen wordt zo een full service oplossing gerealiseerd voor de productie van digitale verslaglegging die volledig is afgestemd op de wensen van de opdrachtgever.
Bekijk een voorbeeld van de Gemeente Rotterdam.