De convocatie
Convocatie wordt vaak vertaald als uitnodiging, samenroeping of bijeenroeping. Hierin moeten ten minste staan:
- Datum van de vergadering
- Tijdstip van de vergadering
- Locatie van de vergadering
- Agenda van de vergadering
- Vergaderstukken (als bijlage)
De agenda kan in de convocatie zijn opgenomen maar kan ook als aparte bijlage bij de convocatie worden meegestuurd.
Aandachtspunten
- Zorg dat de convocatie gedateerd is, dus dat duidelijk is op welke datum de convocatie is verzonden.
- Vermeld of de deelnemers zich moeten aanmelden en/of afmelden voor deze vergadering (en bij wie).
- Vermeld of het mogelijk is om nieuwe agendapunten aan te dragen (en bij wie).
Wanneer is de convocatie verplicht?
In de statuten en reglementen van een organisatie kunnen specifieke bepalingen staan over de manier waarop vergaderingen worden georganiseerd. Zo staat bijvoorbeeld bij veel verenigingen in de statuten dat de leden ten minste vier weken voor begin van de ledenvergadering schriftelijk moeten worden uitgenodigd, waarbij zij de agenda en alle vergaderstukken ontvangen. In dat geval is de vergadering alleen rechtsgeldig wanneer aan deze bepalingen ook wordt voldaan. Wordt de convocatie bijvoorbeeld niet schriftelijk verstuurd, of te laat verstuurd, dan kan de vergadering (met de daarin genomen besluiten) ongeldig worden verklaard.
Een convocatie is meestal niet verplicht bij minder formele vergaderingen en bij vergaderingen die zeer regelmatig plaatsvinden.
Vorm
De convocatie kan de vorm hebben van een brief of memo, maar kan ook bestaan uit een e-mailbericht.
Voorbeeld convocatie
Een voorbeeld van een convocatie vind je op de downloadpagina.