De besluitenlijst
Als bijlage bij notulen kan een besluitenlijst (ook wel: toezeggingenlijst of afsprakenlijst) worden gevoegd. De besluitenlijst is een overzicht van de besluiten die tijdens een vergadering zijn genomen.
Veel vergaderaars nemen namelijk niet de tijd om het hele verslag door te lezen, maar willen graag snel kunnen zien welke afspraken zijn gemaakt. Een besluitenlijst is meestal niet verplicht, maar wordt vaak erg gewaardeerd door de vergaderaars.
Opbouw
De besluitenlijst bestaat uit een tabel met een aantal kolommen. Meestal
zie je de kolommen zoals in het onderstaande voorbeeld.
|
Nummer |
Datum |
Wat |
|
1. |
14-02-2007 |
Implementatie van het nieuwe softwareprogramma "Eyes Only" in alle magazijnen |
|
2. |
14-02-2007 |
Vernietigen van alle materialen die niet meer verkocht kunnen worden |
|
3. |
16-05-2007 |
Aanstellen van nieuwe voorzitter voor het Dagelijks Bestuur |
|
4. |
16-05-2007 |
Bekendmaking vertrek van de heer De Gouw aan alle medewerkers |
|
5. |
16-05-2007 |
Opzetten nieuwe vestiging in Kopenhagen |
De nummering op een besluitenlijst is altijd doorlopend (niet onderbroken).
Vaak wordt bij elke vergadering een nieuwe besluitenlijst begonnen, maar er zijn ook organisaties waarbij nieuwe besluiten worden toegevoegd aan de (doorlopende) besluitenlijst.
» Voorbeelden vind je op de download-pagina 
Hieronder vragen van notulisten uit de praktijk. De meeste vragen werden beantwoord door Margriet Kleijn.
 |
Hoe lang blijven besluiten op een besluitenlijst staan? |
|
Kunnen er op een besluitenlijst besluiten staan, die niet in de notulen staan? |
Hoe lang blijven besluiten op een besluitenlijst staan?
Wat betreft de besluitenlijst zijn er verschillende werkwijzen die worden gehanteerd. Een mogelijkheid is dat er van elke vergadering een besluitenlijst wordt gemaakt. Hierbij worden de besluiten uit de eerdere verslagen dus niet meer herhaald. Dit is de meest gebruikelijke werkwijze. Er zijn ook overleggen die een doorlopende besluitenlijst hanteren. Het is dan eigenlijk een lijst die bij elke vergadering wordt aangevuld met de nieuwe besluiten. Hierbij is het erg belangrijk dat bij elk besluit staat vermeld wanneer (dus tijdens welke vergadering) dit besluit is genomen. Wanneer er een doorlopende besluitenlijst wordt gehanteerd, is het meestal de gewoonte om deze jaarlijks af te sluiten en in het nieuwe jaar met een nieuwe (lege) besluitenlijst te beginnen. Voor extra duidelijkheid zou je in de nummering van besluiten het jaartal kunnen verwerken (bijvoorbeeld 2007-01, 2007-02 etc.)!
Kunnen er op een besluitenlijst besluiten staan, die niet in de notulen staan?
Nee, dit is niet toegestaan. De besluitenlijst is een (bijzondere) samenvatting van de notulen; hierin mag geen nieuwe informatie voorkomen.
Heeft u ook een vraag? Stel uw vraag en u ontvangt snel een deskundig antwoord!