Is dit een actiepunt of een besluit?

In de meeste vergaderingen worden diverse besluiten genomen en er wordt afgesproken wie bepaalde acties zal uitvoeren. Vaak worden er bij de notulen aparte actie- en besluitenlijsten bijgehouden. Wat is het verband tussen acties en besluiten? En hoort werkelijk elke afspraak die wordt gemaakt op de besluitenlijst? Of op de actielijst?

Ter verduidelijking het volgende voorbeeld.
Tijdens een MT-vergadering wordt de situatie rond een eventueel rookverbod in de kantine besproken. Na een discussie tussen voor- en tegenstanders wordt de knoop doorgehakt: de kantine wordt geheel rookvrij gemaakt. Er zullen 'niet-roken'-bordjes worden opgehangen en de asbakken zullen worden weggehaald. Het rookverbod zal worden aangekondigd in het personeelsblad en op de interne website. De rokers krijgen buiten de gelegenheid om te roken onder een afdakje, dat nog moet worden gemaakt.

De organisatie hanteert een aparte besluitenlijst en een actielijst. Welke besluiten en acties uit het voorgaande voorbeeld horen op de actie- en besluitenlijst?

Besluiten

Besluiten zijn onder andere: een oordeel over of een keuze voor een manier van werken. In dit voorbeeld is de keuze om de kantine rookvrij te maken een besluit.

Besluiten: wel of niet op de lijst?

Tot het nemen van acties wordt in zekere zin ook steeds besloten. Zo is het feitelijk ook een besluit dat iemand de asbakken uit de kantine zal weg halen. Toch hoort zo'n besluit niet op de besluitenlijst.

Op de besluitenlijst horen zaken als:

een keuze uit een aantal alternatieven
een keuze voor een bepaalde werkwijze of een te volgen strategie
het innemen van bepaalde standpunten

Deze besluiten herken je aan de discussie die vooraf gaat aan het besluit, waarin de verschillende mogelijkheden of alternatieven worden besproken. Vaak zijn er voor- en tegenstanders van de verschillende mogelijkheden en worden er argumenten aangevoerd om het eigen standpunt te ondersteunen. Een besluit kan worden genomen door een stemming (bijvoorbeeld met handopsteken), maar kan ook worden genomen met algemene instemming.
Let op: het kan ook zijn dat er na een discussie geen besluit wordt genomen!

Overige besluiten horen niet op de besluitenlijst. Denk bijvoorbeeld aan:

het besluit om iemand een bepaalde taak te geven (een actiepunt)
besluiten over de vergaderorde (het vaststellen van de vorige notulen, het wijzigen van de vergaderagenda, besluiten om te schorsen)

Actiepunten

Een actiepunt is een handeling, een taak die men moet verrichten. Een actie is vaak het gevolg van een besluit. In het voorbeeld kunnen wij de volgende actiepunten vinden:

ophangen 'niet-roken'-bordjes
asbakken weghalen
aankondiging in personeelsblad
aankondiging op interne website
maken afdakje voor rokers

Actiepunten: wel of niet op de lijst?

Het doel van een actielijst is om de voortgang bij te houden. Het is een controle-instrument om te zien of iedereen zijn/haar taken heeft uitgevoerd. Op de actielijst horen dus alle taken die aan deze controle onderworpen moeten zijn.

Actiepunten kunnen alleen betrekking hebben op de personen die aanwezig zijn bij de vergadering, en op personen die afwezig zijn maar gewoonlijk wel aan de vergadering deelnemen.

In ons voorbeeld van de MT-vergadering behoort de kantinebeheerder niet tot het MT. Henk Bouwman (MT-lid) is hoofd facilitaire zaken en zal contact opnemen met de kantinebeheerder. Marianne Snel (ook MT-lid) onderhoudt de interne website en is lid van de redactie van het personeelsblad.

Het voorbeeld leidt tot de volgende drie actiepunten:

De kantinebeheerder informeren over het rookverbod en de benodigde maatregelen laten nemen. (Actie: Henk Bouwman)
Aankondiging rookverbod in personeelsblad en op interne website. (Actie: Marianne Snel)
(Laten) maken van afdakje voor rokers. (Actie: Henk Bouwman)

De volgende actiepunten komen niet op de actielijst:

evidente actiepunten (het rondsturen van de notulen)
actiepunten waarvan niet wordt gecontroleerd of deze worden uitgevoerd

Het verband tussen besluiten en acties

Een besluit is een keuze uit een aantal mogelijkheden. Een besluit kan leiden tot een of meerdere actiepunten, maar dit hoeft niet zo te zijn. Voorbeeld: de organisatie ontving het verzoek om een geldbedrag te doneren aan een fonds. Er wordt besloten geen donatie te doen.

Veel vaker zal een besluit wèl tot acties leiden. Deze acties zijn dan nodig om het besluit uit te kunnen voeren. Er bestaat dan een oorzaak-gevolg relatie tussen het genomen besluit en de actiepunten.

Vaak zie je ook actiepunten die niet het gevolg zijn van een voorafgaand besluit. Deze actiepunten hebben meestal betrekking op de normale voortgang van zaken. Zo zal tijdens een redactievergadering besproken worden welke redacteuren voor de volgende editie een stuk schrijven, en over welke onderwerpen. Tijdens deze vergadering is het niet nodig dat er eerst formeel wordt besloten dàt er een volgende editie zal verschijnen!

Besluiten en actiepunten kunnen dus beide 'zelfstandig' voorkomen, maar ook in relatie tot elkaar. In dit laatste geval is er een verhouding van oorzaak en gevolg, waarbij de actiepunten de praktische uitwerking zijn van het genomen besluit.