Agendapunt: vaststelling van de agenda

Op de agenda kan een apart agendapunt staan, namelijk 'Vaststelling agenda'. Dit agendapunt vinden we meestal als een van de eerste agendapunten, vaak direct na de opening. De vaststelling van de agenda kan ook gecombineerd worden met de opening, het agendapunt heet dan 'Opening en vaststelling agenda'.

Waarom Vaststelling agenda?

Het doel van het vaststellen van de agenda is om iedereen aan het begin van de vergadering de gelegenheid te bieden om de agenda nog aan te passen. Denk aan het toevoegen van nieuwe agendapunten en het wijzigen van de volgorde waarin de onderwerpen worden besproken.

Door het toevoegen van het agendapunt 'Vaststelling agenda' bouwt de voorzitter een stuk flexibiliteit in. Feitelijk kunnen de vergaderdeelnemers zo zelf (democratisch) besluiten welke onderwerpen zij willen bespreken. Ook is dit een goede oplossing wanneer bij het opstellen van de conceptagenda de te bespreken onderwerpen nog niet definitief bekend zijn.

Formeel gezien is het vaststellen van de vergaderagenda een besluit dat de vergadering neemt. (Dit besluit neemt men overigens niet op in de besluitenlijst.) Hiermee committeren de deelnemers zich ook aan de vergaderagenda en zijn zij ervoor medeverantwoordelijk dat de onderwerpen binnen de gestelde tijd worden behandeld.

Verwerking in de notulen

Bij samenvattende verslagen geldt:

Wanneer er geen wijziging is in de conceptagenda, en de agendapunten worden in de voorgenomen volgorde besproken, dan vermeld je in de notulen bij dit agendapunt:

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

Wanneer er wel een wijziging is in de te bespreken onderwerpen en/of de volgorde hiervan, dan zijn er twee mogelijkheden die kunnen optreden. Als notulist moet je tijdens de vergadering goed opletten welke mogelijkheid van toepassing is om de notulen correct te kunnen opstellen.

Mogelijkheid 1: wijziging agenda
De vergadering neemt het besluit om de agenda te wijzigen. Dit kan doordat er één of meerdere van de volgende gebeurtenissen optreden:

In de notulen vermeld je bij 'vaststelling agenda' dat de agenda gewijzigd is. Vervolgens geef je de volledige gewijzigde agenda in de tekst van de notulen weer.

In het onderstaande voorbeeld wordt besloten om Begroting voorafgaand aan Beleidsplan te bespreken. Ook wordt een nieuw agendapunt toegevoegd, namelijk 'Subsidieaanvraag'.

Conceptagenda

1. Opening
2. Vaststelling agenda
3. Vaststelling vorige notulen
4. Beleidsplan
5. Begroting
6. Rondvraag
7. Sluiting

De notulist vermeldt bij agendapunt 2 in het verslag:

2. Vaststelling agenda

De agenda wordt als volgt gewijzigd en vastgesteld:

1. Opening
2. Vaststelling agenda
3. Vaststelling vorige notulen
4. Begroting
5. Beleidsplan
6. Subsidieaanvraag
7. Rondvraag
8. Sluiting

In de notulen houd je de nummering van de nieuw vastgestelde agenda aan.

 

in Amsterdam

Methodisch Notuleren met Laptop / Tablet

30-10-2017

Meer info

Mogelijkheid 2: geen wijziging agenda
De vergadering kan besluiten om de agendapunten van de conceptagenda in een andere volgorde te bespreken. Een oorzaak hiervan kan zijn:

In het onderstaande voorbeeld wordt aan het begin van de vergadering geconstateerd dat besluitvorming over het beleidsplan (agendapunt 4) alleen goed mogelijk is nadat de begroting is besproken (agendapunt 5).

Conceptagenda

1. Opening
2. Vaststelling agenda
3. Vaststelling vorige notulen
4. Beleidsplan
5. Begroting
6. Rondvraag
7. Sluiting

Men besluit om eerst agendapunt 5 te behandelen en daarna agendapunt 4.

Feitelijk wordt de agenda niet gewijzigd(!), want alleen de volgorde waarin de agendapunten worden besproken verandert. De notulist vermeldt dus dat de agenda ongewijzigd is vastgesteld.

In de notulen wordt de volgorde van de agendapunten aangehouden. Wel maakt de notulist met een kanttekening duidelijk wat de volgorde van bespreken is geweest.

In dit voorbeeld ziet het verslag er dan zo uit:

2. Vaststelling agenda
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3. Vaststelling vorige notulen
De vorige notulen worden ongewijzigd vastgesteld.

4. Beleidsplan
De heer Jansen geeft een korte toelichting op het beleidplan. Besloten wordt om het beleidsplan in deze vorm aan de directie voor te leggen.

5. Begroting
[dit agendapunt is voorafgaand aan agendapunt 4 besproken]

De penningmeester licht de verschillende posten van de begroting toe. Mevrouw De Vries vraagt zich af of de aangegeven inkomsten wel voldoende zijn (...)