Agenda vergadering opstellen

Een goed opgestelde agenda maakt het mogelijk om meer effectief te vergaderen.

Het opstellen van de vergaderagenda is formeel de taak van de secretaris van de vergadering. Bij verenigingen en ook bij OR-vergaderingen is dit een aparte functie voor de secretaris. Is er geen aparte secretaris (zoals bij de meeste vergaderingen!) dan valt deze taak automatisch toe aan de voorzitter. De voorzitter kan deze taak delegeren. De secretaresse en/of notulist is dan een voor de hand liggende keuze.

Opbouw vergaderagenda

De vergaderagenda begint met een duidelijke kop. In één oogopslag moet duidelijk zijn om welke vergadering het gaat (naam, datum, tijd, locatie etc.).

Na de kop volgt een overzicht van de te bespreken onderwerpen: de agendapunten. Er zijn twee soorten agendapunten: de vaste (steeds terugkerende) en de variabele agendapunten die telkens verschillend zijn.

Naam agendapunt	Vast/variabel	Inhoud
Opening	vast	Formele opening en welkomstwoord door de voorzitter.
Vaststelling agenda	vast	Gelegenheid tot wijzigen van de conceptagenda
Mededelingen	vast	Korte berichten ter kennisname, zoals berichten van verhindering.
Vorige notulen	vast	Bespreking conceptnotulen met eventuele correcties, vaststelling van de notulen en eventuele actualiteiten naar aanleiding van de vorige notulen.
Ingekomen stukken	vast	Bespreking van de ingekomen stukken en besluiten over de afhandeling hiervan.
... ... ...	variabele agendapunten	Dit zijn de inhoudelijke onderwerpen die tijdens de vergadering besproken worden, de kern van de vergadering. Vaak zijn dit circa 3 of 4 onderwerpen, maar dit kunnen er ook veel meer zijn.
Rondvraag	vast	Iedereen krijgt de gelegenheid om korte, informatieve vragen te stellen.
Sluiting	vast	Formele sluiting door de voorzitter, soms met besluit over de volgende vergaderdatum.

Geannoteerde agenda

Bij de variabele agendapunten is het belangrijk om meer dan alleen de naam van het agendapunt te vermelden. Vermeld alle relevante zaken zoals: welke vergaderstukken horen bij dit agendapunt, wie heeft dit agendapunt ingebracht, wat is het vergaderkundige doel van dit agendapunt, hoeveel tijd is beschikbaar voor dit agendapunt etc.

Een vergaderagenda die voorzien is van deze informatie noemt men een geannoteerde agenda. Voor de deelnemers, de voorzitter en ook voor de notulist is dit prettig: zij hebben vooraf een goed beeld van wat van hen wordt verwacht!

Voorbeelden

Op de downloadpagina zijn verschillende voorbeelden van een vergaderagenda te vinden.